Plantea Andrés Nin una interesante reflexión sobre el contexto de utilización del correo corporativo en las Administraciones, inicialmente en el primer artículo sobre el aviso legal en el correo, e insiste en el segundo. Dice aquí:
Félix, no entiendo porqué te parece curiosa mi sugerencia. Creo desde hace tiempo que debería culturizarse acerca de la incorrección formal que supone hacer uso del correo corporativo para fines personales. Es una cuestión que no puede llevar más que a confusiones y malentendidos. De igual modo que a nadie se le ocurre hacer uso de un sobre con el membrete del Ministerio o Empresa para una comunicación privada, deberíamos ser conscientes de lo mismo en lo electrónico. De ponerse alguna nota al final del correo corporativo, debería reflejarse tal circunstancia.
Hay que conceder a Andrés que se trata de un argumento difícil de rebatir. De hecho, en otro de los comentarios al primer artículo, Jesús Fernández nos refiere a una de las escasas normativas publicadas, al menos que yo conozca, sobre las normas de uso de los medios profesionales, concretamente el ‘Manual de comportamiento de los empleados públicos en el uso de los sistemas informáticos y redes de comunicaciones de la Administración de la Junta de Andalucía’ (BOJA 200/2004), y del que extraigo los siguiente artículos:
4.1. La Administración de la Junta de Andalucía será quien ponga a disposición de los usuarios los medios y equipos informáticos para el cumplimiento de sus obligaciones laborales. En consecuencia, dichos equipos informáticos no están destinados al uso personal o extraprofesional de los usuarios, por tanto, éstos deben conocer que no gozan del uso privativo de los mismos.
4.2. Los usuarios deberán destinar los equipos informáticos de que sean proveídos, a usos compatibles con la finalidad de las funciones del servicio al que se encuentren adscritos y que correspondan a su trabajo.
9.2. Las conexiones a Internet que se produzcan a través de la red corporativa tendrn una finalidad profesional. En este sentido, cada usuario autorizado empleará estas conexiones exclusivamente para el ejercicio de las tareas y actividades que corresponden a las funciones de su puesto de trabajo.
10.3. El uso por los usuarios del correo electrónico habilitado por la Administración de la Junta de Andalucía es estrictamente profesional, es decir, para el ejercicio de las funciones que corresponde al puesto de trabajo que desempeñe.
Aunque hay más articulos en el mismo sentido, creo que para lo que nos interesa, con éstos artículos basta.
Ahora bien, todos sabemos que, de forma generalizada, éstas disposiciones no se cumplen. En particular en lo que respecta al acceso a Internet y al uso del correo electrónico, dudo que ni uno sólo de los lectores de éste BLOG pueda afirmar que, pongamos, en la última semana, no ha usado ni el correo ni el navegador de internet para nada que no sea estrictamente profesional. En mi caso personal, y tras el análisis que publiqué en el artículo El Email: una pieza clave en el funcionamiento de las Administraciones, me encontré que aproximadamente un 15% del correo entrante de mi buzón era de tipo personal, y eso a pesar de que tengo cuentas separadas para las cuestiones personales, como luego contaré.
Voy a abundar aún más. Hay una política generalizada en las Administraciones, sobre todo en los Ministerios de la AGE, a proveer a los funcionarios de tarjetas de empleado dotadas de chip inteligente, en el cual se carga el certificado de la FNMT. Hasta hace poco, éste certificado era estrictamente personal. Lo que quiere decir que se estaban empleando medios de identificación personales para uso profesional, y en algunas ocasiones «de oficio» se anulaba el certificado personal que ya tenía el empleado y se generaba uno nuevo, éste ya con los datos del centro de trabajo, entre ellos con la dirección de correo corporativo integrada en el propio certificado.
Afortunadamente, hace poco la FNMT ha ampliado su oferta de servicios, creando un tipo de certificado de empleado que permite separar ambos, e independiza funcionalmente de verdad el certificado personal del profesional.
En lo que se refiere al uso de Internet, sería técnicamente muy complicado bloquear los accesos que no tienen finalidad profesional. Es más, puede ser beneficioso para la organización permitir determinados usos privados, como por ejemplo la banca electrónica. En la mayoría de los casos, el mío incluido, el horario de apertura de las oficinas bancarias es el mismo, o inferior, al horario de trabajo de los funcionarios. Por lo tanto para cualquier operación habría que solicitar el correspondiente permiso, ir al banco correspondiente y volver. Según las circunstancias eso puede ser desde diez minutos hasta una hora de tiempo perdido, el cual se reduce enormemente si se tramita desde el propio PC. Lo mismo cabe decir de muchos otros trámites y operaciones, muchos de ellos realizados en las propias AAPP. Si promovemos la Administración Electrónica, lo mínimo que deberíamos es permitir que nuestros propios funcionarios la utilicen, ¿no?.
Bueno y ¿qué pasa con el correo?. En su tiempo fue Hotmail, y desde que la inscripción en Gmail se permitió libremente, ya no hay excusa para no tener una cuenta personal independiente de la cuenta profesional, ¿no?. En cualquier caso, para los menos frikis una cuenta es más que suficiente. El correo corporativo suele ofrecer una funcionalidad y seguridad que no se encuentra fácilmente fuera, y es mucho menor el trabajo de mantenerla y consultarla que dos, que además son distintas, por lo que muchos funcionarios seguirán usando el correo corporativo para usos personales por mucho tiempo. ¿Representa ésto un problema contra el que hay que luchar?. ¿Incide negativamente en el rendimiento de los empleados, o crea problemas de confusiones y malentendidos, como expresa Andrés Nin?.
En mi humilde opinión, además de las dificultades prácticas de implantar una política de persecución contra estos usos personales del correo (pues habría que acabar mirando el contenido de los mensajes de los empleados, lo cual me temo que no es muy conforme a la legalidad) en realidad los daños no son tan grandes que no puedan ser compensados, al menos en parte, con las ventajas, y que una adecuada formación y concienciación de los empleados públicos debe acabar por resolver.
Y finalmente, veamos el otro lado. Si yo no puedo usar los medios profesionales para uso personal, ¿entonces tampoco debo usar los medios personales para uso profesional?. Al igual que en el caso anterior, mi respuesta es también negativa. Mi correo personal lo uso con frecuencia en contactos profesionales, por mil motivos, entre ellos por la facilidad que tienen los Departamentos Ministeriales para cambiar las direcciones de correo de sus empleados. En mi vida profesional he tenido ya cinco direcciones de email diferentes, todo ello sin cambiar de Ministerio. Mi correo personal, felix@familiaserrano.com, no ha cambiado en todo ese tiempo. De modo que cuando quiero dar un correo para algo que debe durar, aunque sea un uso profesional (como por ejemplo en LinkedIn) , doy mi correo privado profesional, actualmente separado del personal: feserdel@gmail.com.
Pasa algo parecido si analizamos lo que pasa en éste blog. Ahora son las nueve de la noche, y estoy en mi casa escribiendo. ¿Es un uso profesional o personal?. Aunque no estoy cumpliendo un mandato preciso derivado de mis funciones en la OEPM, no me cabe duda de que es un uso profesional. ¿Debería hacerlo sólo en casa?. ¿Lo debo hacer sólo en la OEPM?. ¿Fifty-fifty?.
La llegada de la tecnología a la Administraciones, como al resto de la sociedad, está cambiando muchas formas de hacer las cosas y muchos entornos, antes estancos, ahora se están haciendo difusos. Termino con una reflexión sobre el artículo de Oscar Cortés sobre Salidas y entradas en la Administración . En él habla de la necesidad de limitar el movimiento de personas entre la administración y la empresa privada. En los comentarios se ha abierto un debate sobre los pros y los contras, pero yo aquí voy a hacer la siguiente reflexión (y ya sé que me estoy saliendo por la tangente):
El objeto de la colaboración público-privada es precisamente utilizar los medios eficaces y flexibles que dispone el sector empresarial para ejecutar y dar cobertura a las necesidades de servicio público de las Administraciones, con el rigor e imparcialidad necesario. No hay mejor forma de conseguirlo que mediante el conocimiento, cuanto más completo mejor, que cada uno tenga del otro, y por lo tanto la permeabilidad no es que no sea mala, es que es necesaria. Acompañanado a la permeabilidad debe reforzarse al máximo una política de transparencia, pues impide el mal uso de informaciones reservadas, que es la única pega que podemos ponerle a ese intercambio que por lo demás y en su conjunto debe aportar muchos más beneficios que perjuicios.
En fin, perdonad este tocho, hoy tenía el día literario. Para los que han llegado hasta aquí y sean aún capaces de aguantar, recomiendo una lectura adicional sobre este tema en un artículo que escribí hace ya casi un año: La difusa frontera entre lo público y lo privado
Así se llama el evento anunciado para el próximo jueves 23 de abril en el Salón de Actos de la OEPM. La nota de prensa dice:
A través de uno de mis nuevos compañeros de trabajo me llega un enlace a este interesante libro «
El lunes pasado, Accenture celebró en el Museo del Prado un evento titulado «
Hace una semana decidí abrir una consulta sobre 
En plena era de transición hacia el mundo digital, con demasiada frecuencia se realizan suposiciones y simplificaciones acerca de la naturaleza de los documentos digitales, su creación, uso y manejo, su archivo, la conexión con los documentos físicos y los planes y proyectos de transición de uno a otro.
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