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Del uso en las Administraciones de los medios profesionales para asuntos particulares (y viceversa)

Jueves, 19 febrero, 2009

photo-ordenadorPlantea Andrés Nin una interesante reflexión sobre el contexto de utilización del correo corporativo en las Administraciones, inicialmente en el primer artículo sobre el aviso legal en el correo, e insiste en el segundo. Dice aquí:

Félix, no entiendo porqué te parece curiosa mi sugerencia. Creo desde hace tiempo que debería culturizarse acerca de la incorrección formal que supone hacer uso del correo corporativo para fines personales. Es una cuestión que no puede llevar más que a confusiones y malentendidos. De igual modo que a nadie se le ocurre hacer uso de un sobre con el membrete del Ministerio o Empresa para una comunicación privada, deberíamos ser conscientes de lo mismo en lo electrónico. De ponerse alguna nota al final del correo corporativo, debería reflejarse tal circunstancia.

Hay que conceder a Andrés que se trata de un argumento difícil de rebatir. De hecho, en otro de los comentarios al primer artículo, Jesús Fernández nos refiere a una de las escasas normativas publicadas, al menos que yo conozca, sobre las normas de uso de los medios profesionales, concretamente el ‘Manual de comportamiento de los empleados públicos en el uso de los sistemas informáticos y redes de comunicaciones de la Administración ‘de la Junta de AndalucíŒa’ (BOJA 200/2004), y del que extraigo los siguiente artículos:

4.1. La Administración de la Junta de AndalucíaŒ será quiˆen ponga a disposici‘ón de los usuarios los medios y equipos informáticos para el cumplimiento de sus obligaciones laborales. En consecuencia, dichos equipos informáticos no están destinados al uso personal o extraprofesional de los usuarios, por tanto, ˆéstos deben conocer que no gozan del uso privativo de los mismos.

4.2. Los usuarios deberán destinar los equipos informáticos de que sean proveŒídos, a usos compatibles con la finalidad de las funciones del servicio al que se encuentren adscritos y que correspondan a su trabajo.

9.2. Las conexiones a Internet que se produzcan a travéˆs de la red corporativa tendrn una finalidad profesional. En este sentido, cada usuario autorizado emplearၠestas conexiones exclusivamente para el ejercicio de las tareas y actividades que corresponden a las funciones de su puesto de trabajo.

10.3. El uso por los usuarios del correo electrónico habilitado por la Administración de la Junta de Andalucía es estrictamente profesional, es decir, para el ejercicio de las funciones que corresponde al puesto de trabajo que desempeñe.

Aunque hay más articulos en el mismo sentido, creo que para lo que nos interesa, con éstos artículos basta.

Ahora bien, todos sabemos que, de forma generalizada, éstas disposiciones no se cumplen. En particular en lo que respecta al acceso a Internet y al uso del correo electrónico, dudo que ni uno sólo de los lectores de éste BLOG pueda afirmar que, pongamos, en la última semana, no ha usado ni el correo ni el navegador de internet para nada que no sea estrictamente profesional. En mi caso personal, y tras el análisis que publiqué en el artículo El Email: una pieza clave en el funcionamiento de las Administraciones, me encontré que aproximadamente un 15% del correo entrante de mi buzón era de tipo personal, y eso a pesar de que tengo cuentas separadas para las cuestiones personales, como luego contaré.

Voy a abundar aún más. Hay una política generalizada en las Administraciones, sobre todo en los Ministerios de la AGE, a proveer a los funcionarios de tarjetas de empleado dotadas de chip inteligente, en el cual se carga el certificado de la FNMT. Hasta hace poco, éste certificado era estrictamente personal. Lo que quiere decir que se estaban empleando medios de identificación personales para uso profesional, y en algunas ocasiones “de oficio” se anulaba el certificado personal que ya tenía el empleado y se generaba uno nuevo, éste ya con los datos del centro de trabajo, entre ellos con la dirección de correo corporativo integrada en el propio certificado.

Afortunadamente, hace poco la FNMT ha ampliado su oferta de servicios, creando un tipo de certificado de empleado que permite separar ambos, e independiza funcionalmente de verdad el certificado personal del profesional.

En lo que se refiere al uso de Internet, sería técnicamente muy complicado bloquear los accesos que no tienen finalidad profesional. Es más, puede ser beneficioso para la organización permitir determinados usos privados, como por ejemplo la banca electrónica. En la mayoría de los casos, el mío incluido, el horario de apertura de las oficinas bancarias es el mismo, o inferior, al horario de trabajo de los funcionarios. Por lo tanto para cualquier operación habría que solicitar el correspondiente permiso, ir al banco correspondiente y volver. Según las circunstancias eso puede ser desde diez minutos hasta una hora de tiempo perdido, el cual se reduce enormemente si se tramita desde el propio PC. Lo mismo cabe decir de muchos otros trámites y operaciones, muchos de ellos realizados en las propias AAPP. Si promovemos la Administración Electrónica, lo mínimo que deberíamos es permitir que nuestros propios funcionarios la utilicen, ¿no?.

Bueno y ¿qué pasa con el correo?. En su tiempo fue Hotmail, y desde que la inscripción en Gmail se permitió libremente, ya no hay excusa para no tener una cuenta personal independiente de la cuenta profesional, ¿no?. En cualquier caso, para los menos frikis una cuenta es más que suficiente. El correo corporativo suele ofrecer una funcionalidad y seguridad que no se encuentra fácilmente fuera, y es mucho menor el trabajo de mantenerla y consultarla que dos, que además son distintas, por lo que muchos funcionarios seguirán usando el correo corporativo para usos personales por mucho tiempo. ¿Representa ésto un problema contra el que hay que luchar?. ¿Incide negativamente en el rendimiento de los empleados, o crea problemas de confusiones y malentendidos, como expresa Andrés Nin?.

En mi humilde opinión, además de las dificultades prácticas de implantar una política de persecución contra estos usos personales del correo (pues habría que acabar mirando el contenido de los mensajes de los empleados, lo cual me temo que no es muy conforme a la legalidad) en realidad los daños no son tan grandes que no puedan ser compensados, al menos en parte, con las ventajas, y que una adecuada formación y concienciación de los empleados públicos debe acabar por resolver.

Y finalmente, veamos el otro lado. Si yo no puedo usar los medios profesionales para uso personal, ¿entonces tampoco debo usar los medios personales para uso profesional?. Al igual que en el caso anterior, mi respuesta es también negativa. Mi correo personal lo uso con frecuencia en contactos profesionales, por mil motivos, entre ellos por la facilidad que tienen los Departamentos Ministeriales para cambiar las direcciones de correo de sus empleados. En mi vida profesional he tenido ya cinco direcciones de email diferentes, todo ello sin cambiar de Ministerio. Mi correo personal, felix@familiaserrano.com, no ha cambiado en todo ese tiempo. De modo que cuando quiero dar un correo para algo que debe durar, aunque sea un uso profesional (como por ejemplo en LinkedIn) , doy mi correo privado profesional, actualmente separado del personal: feserdel@gmail.com.

Pasa algo parecido si analizamos lo que pasa en éste blog. Ahora son las nueve de la noche, y estoy en mi casa escribiendo. ¿Es un uso profesional o personal?. Aunque no estoy cumpliendo un mandato preciso derivado de mis funciones en la OEPM, no me cabe duda de que es un uso profesional. ¿Debería hacerlo sólo en casa?. ¿Lo debo hacer sólo en la OEPM?. ¿Fifty-fifty?.

La llegada de la tecnología a la Administraciones, como al resto de la sociedad, está cambiando muchas formas de hacer las cosas y muchos entornos, antes estancos, ahora se están haciendo difusos. Termino con una reflexión sobre el artículo de Oscar Cortés sobre Salidas y entradas en la Administración . En él habla de la necesidad de limitar el movimiento de personas entre la administración y la empresa privada. En los comentarios se ha abierto un debate sobre los pros y los contras, pero yo aquí voy a hacer la siguiente reflexión (y ya sé que me estoy saliendo por la tangente):

El objeto de la colaboración público-privada es precisamente utilizar los medios eficaces y flexibles que dispone el sector empresarial para ejecutar y dar cobertura a las necesidades de servicio público de las Administraciones, con el rigor e imparcialidad necesario. No hay mejor forma de conseguirlo que mediante el conocimiento, cuanto más completo mejor, que cada uno tenga del otro, y por lo tanto la permeabilidad no es que no sea mala, es que es necesaria. Acompañanado a la permeabilidad debe reforzarse al máximo una política de transparencia, pues impide el mal uso de informaciones reservadas, que es la única pega que podemos ponerle a ese intercambio que por lo demás y en su conjunto debe aportar muchos más beneficios que perjuicios.

En fin, perdonad este tocho, hoy tenía el día literario. Para los que han llegado hasta aquí y sean aún capaces de aguantar, recomiendo una lectura adicional sobre este tema en un artículo que escribí hace ya casi un año: La difusa frontera entre lo público y lo privado

8 comentarios leave one →
  1. Andres Nin Pérez permalink
    Viernes, 20 febrero, 2009 8:01 pm

    Vale que hice una indicación en una entrada anterior, pero el melón que has abierto de par en par es de los que da para horas de debate. De igual modo que indiqué que lo profesional no hay que usarlo personal, apoyo lo recíproco, no usar lo personal para lo profesional. Esa es una de las razones por las que uso seudónimo para dialogar en blogs. Yo entiendo que los blogs son personales, no profesionales, salvo que estén dentro del sitio Internet del organismo o empresa. De lo contrario, sería algo por lo que nos pagaran, cosa que en mi caso no es así (No obstante, Felix, si en la OEPM existe plus por el tema, avisa 🙂 ).

    El caso que planteas de los certificados personales de la FNMT dentro del entorno profesional, lo veo distinto. La firma electrónica es sobre todo lo primero, una firma. Personal e intransferible. Si en mi trabajo desempeño un puesto dónde mi firma tiene un valor, y esto es así en cualquier puesto pues al menos hemos de firmar peticiones de vacaciones, se me puede dar la opción de que use cualquier firma electrónica reconocida en posesión. Nunca se me puede obligar a utilizarla ni a utilizar una concreta.

    Con la Ley 11/2007, si trabajo en la Administración, mi interpretación es que mi empleador PUEDE dotarme de uno, y resalto el PUEDE (art 19.2). Pero si seguimos leyendo, veremos que el legislador se cubre las espaldas, e indica que el empleado público puede decir que prefiere usar el DNIe (art 19.3) y la Administración tendría que aceptarlo. Vamos, que acepta (aunque de modo reducido) que no tengo porqué tener dos firmas electrónicas como no tengo dos firmas de tinta.

  2. Sábado, 21 febrero, 2009 12:21 am

    ¡Pero que extraordinario artículo! Tiene tantos matices que sólo tocaré uno: los correos corporativos se “llenan” pronto mientras que g-mail es inagotable y con unas funcionalidades y un antiespam de alta calidad. No entiendo como alguien puede usar el corporativo (yo sólo lo utilizo en contadísimas ocasiones). Es más, como directivo público sólo utilizo mi portátil privado, que siempre ando acarreando de aquí para allá. Las docenas de razones darían para otro artículo.

    Felicitaciones

  3. Sábado, 21 febrero, 2009 1:12 pm

    Coincido con Antonio Arias. No utilizo el correo corporativo para cosas personales (entre otras cosas porque dicen que nos lo tienen “pinchado” para saber qué escribimos y qué cosas enviamos). Además, en mi entorno laboral el correo profesional es algo que está ahí porque ¡bueno! … tiene que estar, pero no se utiliza para fines profesionales ni para comunicarnos internamente con fines puramente laborales.
    De todas formas, no veo inconveniente en utilizar el correo que nos facilita la Administración para cosas personales ni creo que se deba poner impedimento alguno para ello.

  4. Domingo, 22 febrero, 2009 10:01 pm

    Andrés: en ralidad, tu comentario me dió pié a una idea que llevo largo tiempo rumiando, y que efectivamente, como comentan todos, tiene tantas ramificaciones que no se agotan en un sólo artículo, ni en sus comentarios. Seguro que vuelve a salir en el futuro.

    Estableces una disyuntiva profesional-personal en el caso de los blogs. Pero a mi me parece que un blog, como éste mismo sin ir más lejos, puede ser ambas cosas a la vez: personal porque no es corporativo, no refleja la posición de mi organización. Pero también es profesional porque trata cuestiones relativas a mi profesión. Mis cuestiones puramente privadas no las verás tratadas en éste blog.

    Sobre el tema del seudónimo también podemos verter ríos de tinta. Mi posición actual es que cuando se dicen las cosas a cara descubierta comprometen más, para lo bueno y para lo malo, y por lo tanto tienen mucha más fuerza. Como dijo Antonio Arias, el blog es un “arma de construcción masiva” y como tal lo entiendo: por su poder transformador.

    Por cierto, si quieres, puedes hacer dinero con el blog, por ejemplo Rafa Chamorro tiene publicidad en el mismo. Me parece perfectamente ético, tanto como el no hacerlo, pero es una opción que por el momento yo no he decidido tomar.

    Sobre lo que dices de la firma electrónica, yo no hablaba de la firma en sí sino del certificado. El certificado tiene algunas informaciones claves como la dirección de email a la que va asociado. Se podría pensar en un certificado personal único, siempre y cuando la dirección de correo fuese única. Bajo esa premisa se han venido emitiendo durante mucho tiempo los certificados de la FNMT, hasta el punto que para poder emitir uno nuevo, con una dirección de correo distinta, había que cancelar el antiguo.

    Como este comentario se ha hecho muy largo, mas adelante comentaré las otras interesantes aportaciones de Rosa y Antonio.

  5. Lunes, 23 febrero, 2009 12:02 am

    Gracias Antonio y Rosa por vuestros comentarios.

    Como podemos ver, a través de los comentarios de Rosa, Antonio, Andrés, y de muchas otras personas, es que aún queda mucho camino por recorrer en el perfeccionamiento del correo como herramienta corporativa, puesto que a la par que tiene muchas carencias, tanto técnicas como de definición legal, también es innegable su potencial facilitador de la comunicación inter e intra-organizaciones.

    Como oí decir hace no mucho tiempo, ahora que tanto se habla de redes sociales, resulta que la principal herramienta de construcción de redes sociales es el precisamente el email.

    Yo, sinceramente, pienso que no se le presta toda la atención que se le debería. He intentando resaltarlo escribiendo una pequeña serie de artículos sobre el tema.

  6. Andres Nin Pérez permalink
    Lunes, 23 febrero, 2009 4:03 pm

    Vaya días de discrepancias que llevamos. Para mi, el correo-e es precisamente el principal obstáculo para la creación de verdaderas redes sociales, cómo en su día los medios más tradicionales obstacularizaron la penetración del correo-e. Nos da una falsa sensación de diálogo, en realidad fragmentada en muchas ocasiones, siendo difícil seguir los hilos y bifurcaciones en muchas ocasiones. De otro lado, los grupos de interés y comunidades son poco transparentes y en ocasiones de suscripción bajo compulsión.

    Para mi, ha cumplido, y seguirá cumpliendo, su misión, como el telefono, pero no es constructor de redes sociales, si entendemos como tales redes de diálogo.

  7. Martes, 24 febrero, 2009 8:11 am

    Bueno, Andrés, sobre el email como herramienta de redes sociales, considéralo una “herramienta de transición”. Pero su poder potenciador de las relaciones social es innegable.

    También se afirma que los blog son otra herramienta constructora de redes sociales. No se diseñó para eso. Pero las herramientas no son lo importante, sino la forma en que las usamos.

    Sobre nuestras discrepancias, pues como dicen los franceses, aunque eso sí, en otro contexto, “Vive la diference!”.

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  1. Trabajo internet

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