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Administración Electrónica

Documento Electrónico versus Documento en Papel

libro-electronicoEn plena era de transición hacia el mundo digital, con demasiada frecuencia se realizan suposiciones y simplificaciones acerca de la naturaleza de los documentos digitales, su creación, uso y manejo, su archivo, la conexión con los documentos físicos y los planes y proyectos de transición de uno a otro.

Lo inteligente en estos casos es no dar nada por supuesto y preguntarse acerca de las cuestiones relevantes en esa transición; por simples que parezcan encierran importantes consideraciones que permiten que esa transición sea eficaz y fructífera y no una mera «digitalizacion» con aspecto de modernidad pero sin resolver problemas reales.

Así lo ha hecho Iñaki en ¿Para qué necesita el BOE un código de verificación electrónica?.

En el interesante debate que sigue se plantean cuestiones vitales, aplicables en realidad a la totalidad de los procesos de «transición a los documentos digitales». Así por ejemplo Adolfo dice:

Si reflexionamos en detalle en estos aspectos veremos el acierto del legislador cuando redactó el articulo 30.5 de la ley 11/2007.

El legislador da a una «copia en papel» la consideración de auténtica únicamente cuando es «fácil» acceder al documento original, en su sede oficial, y debidamente firmada electrónicamente.

Es decir se reconoce implícitamente que el papel siempre puede ser falso y que lo único que le da validez es el acceso al original firmado electrónicamente.

Y yo me atrevo a añadir: supongamos que en un jucio, una de las partes presenta documentación impresa del BOE digital que avala su tesis, y la parte contraria afirma que tal documento es falso. ¿Qué debe hacer el juez?. Pedir el cotejo del documento. Para ello se debe acceder a la sede del BOE, buscar el documento (a través del CVE), descargarlo y validar la firma electrónica correspondiente. Esto podría ser realizado directamente por el juez, pero más probablemente se lo encargará a un profesional cualificado que tenga la preparación necesaria para hacer estas operaciones con garantías.

Así por lo tanto, cuando el original de un documento es digital, han de adoptarse medidas específicas, y preparar profesionales cualificados, para que se pueda verificar de forma sencilla y eficaz la autenticidad de las copias de los documentos.

Porque las copias, sean en formato digital o en papel, seguirán siendo necesarias. La digitalización no elimina el papel. Ni siquiera en los procesos de digitalización de los documentos cuyo original en papel, y en los que, bajo ciertas condiciones, se pueden destruir los originales en papel. Hay una cuestión subyacente que es de vital importancia analizar y resolver en los procesos de digitalización de documentos, que es la usabilidad del documento electrónico.

La usabilidad tiene un impacto en el rendimiento de las personas que tienen que utilizar los documentos. Los documentos en papel conservan y conservarán todavía mucho tiempo ventajas, en términos de usabilidad, sobre los documentos electrónicos, lo cual hace necesario plantear la coexistencia de ambos en un largo plazo. Algunas ventajas pueden ser:

  • Manejabilidad. Una hoja de papel pesa menos que un PC por muy portátil que sea. También es todavia mucho más fácil manejar un conjunto de hojas, documento o libro, en papel, frente a una pantalla. Los ojos sufren menos.
  • Precio: El coste y el peligro asociado de pérdida robo o extravío hace que el papel sea una opción ventajosa frente al PC, sobre todo en entornos de movilidad.
  • Búsqueda y recuperación. Puede parecer que los documentos electrónicos tienen ventaja en este terreno, pero depende de la implantación tecnológica concreta y del uso que se haga. Así, cuando los documentos electrónicos se archivan en sistemas de archivo tradicionales sin las debidas herramientas de apoyo se multiplica el tiempo de acceso frente al papel tradicional. En esas condiciones, el papel tiene clara ventaja, hasta el punto de que resulta más eficaz imprimir y hacer las búsquedas visualmente.

Ya sabemos que los documentos electrónicos tienen otras ventajas. No está de más ponerlas en valor. Precisamente en este blog ya escribimos hace tiempo sobre las posibilidades que el mundo digital puede aportar al BOE en la era del WEB 2.0.  No está de mas recordar que el «BOE sin imprenta» es todavía un primer paso y que hay mucho camino por recorrer.

Además de los factores indicados hay algunos adicionales a tener en cuenta cuando se diseñan proyectos de transiciónque implican cambios de documentos en papel a documentos digitales. Por supuesto hay que contar con las garantías legales adecuadas, de las que la ley 11/2007 suministra un apoyo importante, pero también han de contemplarse otras normativas como por ejemplo las relativas a la digitalización de facturas electrónicas de la Agencia Tributaria, a través de los procedimientos de digitalización certificada.

Y por último pero no menos importante hay que contar con el usuario durante todo el proceso: Al principio para definirlo y para que se sienta implicado, durante la transición para que se lleve a cabo de forma eficaz y después para ir resolviendo los problemas que puedan ir surgiendo. Con frecuencia hay que vencer una innata resistencia al cambio, que tradicionalmente es mayor en las Administraciones Públicas.

En resúmen: aunque el documento electrónico tiene ventajas frente al documento en papel, éste último conserva otras, lo que hará que en la mayoría de los casos deban convivir ambos en buena armonía. Por ello es preciso, en todos los proyectos que involucren documentos electrónicos, prever esta convivencia, ver en que casos es mejor uno u otro, tener en cuenta la validez legal donde sea necesaria, y contar con la colaboración de los usuarios durante todo el proceso.

Lecturas recomendadas: de interés para los amantes del arte, me he enterado a través de Montaña Merchán que el Museo del Prado ya se puede visitar desde casa, un excelente ejemplo de lo que las tecnologías de digitalización pueden hacer para difundir la cultura que es patrimonio de todos.

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web 2.0

El BOE en la era de la WEB 2.0

logo_boeMe van a disculpar mis compañeros del Boletín Oficial del Estado, entre los cuales cuento buenos amigos, por el título de este post, que no va directamente contra ellos, aunque son parte implicada, al menos instrumentalmente.

Resulta que, de nuevo, el post de Rafa Chamorro «Las Redes Sociales versus La Administración Pública» me ha hecho volver a reflexionar sobre el mundo en el que nos movemos los funcionarios, y más concretamente en el ámbito legislativo y normativo, que es base de nuestro trabajo, y también de muchas de nuestras preocupaciones.

Estas Leyes, Ordenes y Resoluciones toman cuerpo y vida cuando son publicadas en el BOE, siendo este acto la finalidad de gran parte de nuestro trabajo, y el origen del resto. Si pudiese me leería y estudiaría toda la legislación que me afecta directamente, pero es una tarea que me supera, y que además no corresponde con el enfoque de actividades que llevo a cabo diariamente, muchas de ellas asociadas a Googles, e-mails, blogs, excels, words y carpetas de archivos. Ya sabéis a lo que me refiero.

Y digo que no encaja porque al leerse una de las disposiciones legales, o en las ocasiones en que contribuyo a la redacción de alguna, siempre me parece que he retrocedido cuarenta años en el tiempo, y sobre las cuales no ha surtido efecto alguno la revolución de las artes y las ciencias de la comunicación y la información.

Para empezar el enfoque del texto es claramente lineal, con una exposición de motivos, un articulado más o menos extenso, algunas disposiciones adicionales, transitorias o no, anexos en su caso (¡con tablas algunos!) y salpicados algunas referencias a leyes o disposiciones aplicables, normalmente de rango superior. Ah! y como sería imposible poner todas las referencias, una coletilla del tipo «…y el resto de la legislación aplicable».

Sin embargo, la naturaleza de la información legislativa es claramente hipertextual. Ni siquiera una organización jerárquica o relacional, que es la que intuitivamente se tiene en cuenta al redactar o leer estos textos, resulta suficiente para comprender su alcance o aplicar su contenido. Es decir, que la legislación es una verdadera maraña, sobre todo cuando se pone en el contexto de otros marcos legislativos aplicables, locales, autonómicos, estatales o comunitarios.

Yo descubrí el hipertexto de la mano del HiperCard, aquel programa que venía incluido en los primeros Macintosh, mucho antes de utilizar mi primer navegador de Internet. Enseguida me encantó, pues esta forma de ver la información despliega un mapa ante tí en el que puedes navegar segun tus necesidades o gustos, y por lo tanto personalizando a la medida de cada cual la visión de la información. En definitiva, haciendo divertido algo que en si mismo podría ser más o menos tocho.

¿No os parece que sería divertido y útil que todas esas publicaciones del BOE (u otros boletines oficiales) incluyeran directamente los enlaces a otra información aplicable, sea generado por el autor o por alguna de las herramientas que actualmente pueden generar esos enlaces de forma más o menos automática?. Esto ya sin atreverme a sugerir que muchos de los farragosos párrafos descriptivos de procesos u organigramas sean reemplazados por gráficos (interactivos o estáticos) (*).

Pero, aún siendo útil y divertido, la WEB 2.0 no es eso. La WEB 2.0 aplicado al BOE sería algo así como:

  • Mientras leo una disposición en el BOE me surge una duda. Accedo al FORO correspondiente y planteo la duda, sobre la que alguno de los lectores habituales responde, quizás contando su caso y aplicación concreta, y sobre el conjunto de respuestas y contrarespuestas extraigo la conclusión que sea.
  • O bien se me ocurre una mejora o una precisión sobre el texto. Accedo a la herramienta de comentarios y anoto el mismo, sobre la cual otros lectores pueden a su vez añadir sus propios comentarios.
  • Me notifican automáticamente por email cuando surge una respuesta a alguno de mis comentarios, o cuando surge información nueva relevante sobre la base de un filtro que he confeccionado al efecto.
  • Estos diálogos abiertos me ponen en contacto con otras personas con problemas o necesidades paralelos a los míos, con los cuales establezco comunicación directa (email, teléfono…) cuando surja la necesidad.
  • La sucesivas redacciones o modificaciones de leyes o disposiciones parten de la versión anterior, con todos estos comentarios o sugerencias añadidas como punto de partida para su mejora o clarificación. La existencia de estas posibilidades mejora la calidad de las leyes y acorta el ciclo de su modificación y mejora(**).
  • Otra hermosa aplicación sería un WIKI asociado al BOE, sobre el que los propios expertos que han elaborado las normativas, o los usuarios avanzados, pueden ir construyendo una información categorizada y enlazada para facilitar su aplicación.

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(*) Todo esto sin entrar en el contenido de la legislación aplicable a la tecnología o a la gestión de la misma, empresa mucho más árdua y que merece ser diseccionada en otros posts.

(**) No hay que temer a que aumente la frecuencia con la que se modifiquen las leyes, si existe un buen sistema para estar al corriente de ellas y de su aplicación. Actualmente el mejor sistema parece ser la memoria de cada cual, motivo por el cual las leyes se demoran mucho en su modificación, ¡para no tener que aprendersela de nuevo de memoria!.

(***) Se me olvidaba una de las grandes ventajas del BOE Hipertextual: actualmente se utiliza con profusión el «corta y pega» entre disposiciones, en lugar de simplemente remitirse al artículo aplicable, pues esto facilita la lectura si no hay enlace directo. Por ello, si se modifica la legislación de origen, habría de reformarse muchas de las disposiciones que replican sus contenidos, de forma manual y artesanal, cosa que no sería necesario en el caso de usar hipertexto.