Estos días me estoy enfrentando a un clásico problema “de cocina”. Tengo un ordenador portátil que ha empezado a fallar, primero empezando a comportarse con una tremenda lentitud, después empezando a dar errores. Las convencionales acciones de reparación iniciales no han hecho sino empeorar la situación, y ahora el disco empieza a ser ilegible, necesitando una urgente sustitución, y lo que es peor, con el riesgo de pérdida de una parte importante de los datos, de los cuales no hay copia de seguridad.
Algo parecido le pasa a la Administración pública en España. Se está produciendo un progresivo envejecimiento, no sólo de los empleados públicos, sino de su estructura y funcionamiento, ya que al igual que los nuevos “sistemas operativos” de los ordenadores hacen que los antiguos vayan cada vez más lentos, los cambios tecnológicos y sociales hacen que el “sistema operativo” de la Administración pública se quede cada vez más anticuado y, por ello, sea cada vez más ineficiente.
Y también, en un futuro no lejano, habrá que reemplazar el disco duro de la Administración, con el agravante de que, cuando la situación sea insostenible, si no hemos hecho las copias de seguridad apropiadas, se perderá información vital por el camino y la transición será lenta y costosa.
Yo diría que estamos en ese momento en que se están detectando los primeros síntomas: lentitud y errores. Se están aplicando los viejos remedios, pero que no abordan el fondo del problema, y por ello se está perdiendo la oportunidad de realizar al menos dos acciones vitales, antes de que sea demasiado tarde:
- Realizar la copia de seguridad de los datos, pasando los datos vitales del modo local al modo nube, que es la forma de garantizar supervivencia y aprovechamiento. En otras palabras, realizar una acción generalizada de gestión del conocimiento administrativo, sacando este conocimiento (en especial en conocimiento informal y no documentado) de los silos inconexos, en especial de las personas que lo poseen, antes de que se jubilen, de forma que pase a ser conocimiento colectivo, conocimiento conectado y vivo, útil para las nuevas generaciones de funcionarios que construirán la Administración del futuro.
- Cambiar el disco duro, poniendo un disco de tecnología SSD, mucho más rápido y más fiable. En otras palabras, cambiar el funcionamiento y la estructura de soporte de la organización, que es lo que nos permitirá avanzar de acuerdo a los tiempos. Mantener el disco con una tecnología antigua sólo conduciría a reproducir los mismos problemas, y además sería más caro, pues los sistemas obsoletos, llegado un punto, son mucho más caros de mantener. Del mismo modo, aplicar soluciones anticuadas puede parecer que soluciona el problema momentáneamente, pero es un espejismo, ya que no sólo retrasa la solución, sino que cuando se aborden medidas drásticas más adelante, serán más difíciles, costosas y dolorosas, y quien sabe si, quizás, insuficientes.
Los dos últimos capítulos del libro “La nueva gestión del empleo público”, de Carles Ramió y Miquel Salvador abordan precisamente estos problemas: la falta de una política de gestión del conocimiento en la Administración, y el problema del envejecimiento y jubilación de los funcionarios actuales.
En particular, el capítulo sobre la gestión del conocimiento abarca algo más que la gestión de los datos y la gestión de la información: aborda con profundidad la gestión de la formación de los empleados públicos, y la transformación organizativa hacia el modelo de las organizaciones que aprenden.
En efecto, las tecnologías de la formación y aprendizaje están sufriendo una importante evolución, pasando del modelo “transmisión del conocimiento” que ha dominado el sector educativo durante muchísimo tiempo, a un modelo de “construcción del conocimiento” que tiene un componente fundamentalmente colectivo. Partiendo del paradigma de que todo conocimiento se construye de forma social sobre conocimientos previos, los nuevos modelos de aprendizaje están diseñados en base a una dinámica en la que el profesor se transforma en mentor, en creador de desafíos y en coordinador de las dinámicas de aprendizaje entre los participantes en el proceso formativo, las cuales ya no hacen uso de los libros de texto en sentido tradicional.
Esta nueva dinámica no sólo gestiona mejor el conocimiento (pasando de modo local a modo nube, según el símil anterior), sino que también transforma la organización mediante el uso de técnicas y metodologías colaborativas.
Estos cambios podríamos asimilarlos, a las actualizaciones de software y a instalación de nuevas versiones o nuevos productos. Estas nuevas metodologías están mucho más adaptadas al mundo actual, por lo que aquellas organizaciones que se “actualicen” y sean capaces de “actualizar” los métodos y conocimientos de sus empleados, van a poder ser más eficientes, más eficaces y por ello cumplir mejor su misión.
En el capítulo dedicado al envejecimiento de los empleados públicos, el libro de Ramió y Salvador, tras poner de manifiesto el importante problema de envejecimiento al que se enfrentan los próximos años las AAPP, realiza una serie de propuestas para mantener activos y productivos a los profesionales de la administración durante muchos años: tanto desde el punto de vista del diseño de su puesto de trabajo y su entorno, como de su reciclaje por medio de la formación. Las estrategias persiguen, por un lado, prolongar la vida efectiva y productiva del funcionario, y por otro, trasladar la experiencia y conocimientos del funcionario a un entorno de gestión del conocimiento colectivo.
Sabemos que un ordenador que puede actualizar su memoria, su CPU, su disco duro, siempre será más duradero y productivo que aquel que está diseñado con una configuración fija no actualizable.
Pero además, mantener la información crítica en un disco duro cada vez más anticuado puede darnos un serio disgusto el día que ese disco duro tenga un problema.
Y, creedme, tarde o temprano, ese día llega.
Reconozco que, a mi llegada, encontré un mundo completamente nuevo para mí. Tras las obligadas jornadas de transferencia con Ana, solicité de mi equipo en nuestra primera reunión todo el apoyo posible, pues eran ellos quienes conocían de verdad “el negocio” (palabra extraña dentro de la administración) y sólo a través de ellos se podía lograr que las cosas (los proyectos, servicios, actividades del INTEF) funcionasen y mejorasen.
Para terminar (last but not least), mi mayor satisfacción es poder trabajar con un equipo preparado y motivado, con una gran profesionalidad. No todo es perfecto ni maravilloso, ni ninguno lo pretendemos, pero queremos que nuestro balance al final del día sea positivo, día tras día, y eso creo que lo logramos.
