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El Trámite Electrónico

Miércoles, 31 octubre, 2007

ExpedienteDefine Chica Gato, en su post “El trámite de Potemkin“, aquel que es electrónico en los puntos en que contacta con el ciudadano, pero manual en el resto del procedimiento, es decir, el que viaja por las procelosas aguas del interior de los Ministerios.

La ley 11/2007 (LAECSP), por su parte, cita de pasada y en un sólo párrafo el trámite electrónico, sin atreverse a definirlo en el glosario: “...utilizar …. el Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico…“. Dedica sin embargo todo un título, el tercero, a la gestión electrónica de los procedimientos, incluyendo un artículo dedicado a la actuación administrativa automatizada. Curiosamente, esquiva aquí la equiparación con trámite o procedimiento, para acudir a un concepto nuevo, la actuación, quizás para evitar confrontaciones con la ley 30/92.

En esta misma Ley de Procedimiento Administrativo, el trámite viene a definirse implícitamente como la actuación administrativa unitaria o elemental que compone los procedimientos administrativos: “Artículo 74. Impulso. El procedimiento, sometido al criterio de celeridad, se impulsará de oficio en todos sus trámites.”

Creo yo que ya es hora de hablar del trámite electrónico como aquel trámite que utiliza en todo su recorrido sistemas y aplicaciones informáticas, sin necesidad del “paso a papel” y reconversión a electrónico que se realiza en muchos de los casos en que se anuncia la automatización de un procedimiento para el ciudadano. Podríamos, por extensión, hablar también del Procedimiento Electrónico, como aquel que es gestionado electrónicamente en su totalidad.

TrámiteDudo que exista el genuino trámite electrónico en la actualidad, completo, extremo a extremo, y funcionando. El caso más común que conozco es, retomando el esquema diseñado por Chica Gato, aquel en el que el procedimiento de gestión interno está apoyado en lo que llamaremos “La Aplicación”.

Esta Aplicación es ese ser oscuro, indomable y hermético, que sólo puede ser controlado gracias a las habilidades y arrojo del informático.

La Aplicación adopta múltiples formas, siendo las más simples la hoja de cálculo o la base de datos local o compartida, y la más completa el sistema informático corporativo centralizado y controlado por la Subdirección General de Informática de turno.

El algunos casos, la Aplicación acaba siendo el eje central de todas las actuaciones, hasta el punto de que a la hora de gestionar los trámites se termina por demorarlos o distorsionarlos, pues “la aplicación no lo permite“, “la aplicación no está preparada“. A cambio, también se utiliza como excusa generalmente aceptada: “la aplicación no funciona hoy“, “lo siento, se ha producido un fallo en la aplicación“.

En el más puro estilo burrocrático, es conveniente tener siempre una aplicación o sistema informático a quien imputar los males, deficiencias o insuficiencias de los trámites y procedimientos administrativos.

En buena ley, es preciso reconocer que no es fácil automatizar los trámites y procedimientos administrativos, por varias razones:

  • La complejidad y ambigüedad de la legislación, y su variable interpretación según criterios geográficos, temporales o según a quien le preguntes
  • La elevada frecuencia con que son modificadas las leyes y reglamentos
  • El hecho de que no han sido pensadas para su automatización, arrastrando vicios y defectos del trámite manual
  • La escasez de recursos para lidiar con todo lo anterior

Así pues, y como conclusión: para el diseño y puesta en marcha de un buen trámite electrónico es preciso un acercamiento entre el técnico y el legislador: diseñando las herramientas informáticas al servicio y según las necesidades del procedimiento, pero también diseñando o rediseñando los procedimientos para facilitar, y tomar ventaja, de la tecnología, con el fin último de mejorar el servicio al ciudadano.

—————————

NB Agradezco a Forges y minihomenajeo desde aquí su fino humor funcionarial, que falta nos hace.

10 comentarios leave one →
  1. Jueves, 1 noviembre, 2007 11:50 am

    Me ha encantado tu post. Pues esa cercanía entre técnicos y legisladores no sé si se llegará a alcanzar algún día, me parece complicado. De hecho quienes trabajan las normativas son técnicos pero jurídicos, que suelen estar poco orientados a nuevas tecnologías.
    Hay un tema que me parece fundamental y es la firma electrónica. Su implantación y utilización es clave en la tramitación electrónica para así eliminar el sello y el bolígrafo. Otro aspecto fundamental es convencer a los tramitadores que los sistemas de almacenamiento electrónicos son más potentes y útiles que los archivos de papel.

  2. Felix Serrano permalink
    Jueves, 1 noviembre, 2007 4:22 pm

    Sí, hay un cierto temor en el ámbito legislador a la tecnología. No la sienten tan palpable o controlable como los medios tradicionales, lo que les produce desconfianza. Quizás las nuevas generaciones de abogados vengan ya más acostumbrados a ella.

    En la conferencia inaugural del Meeting Point de Astic, Maximino Ignacio Linares Gil, Director del Servicio Jurídico de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, hizo un análisis desde el punto de vista de la seguridad jurídica de la ley 11/2007, la que para él tiene la virtud de crear esa seguridad jurídica en los ámbitos de aplicación de la tecnología a los procedimientos y trámites administrativos.

    Yo creo que es inevitable la convergencia entre los dos ámbitos (técnico y legal), aunque me gustaría que fuese más rápido que el ritmo actual. Para ello, aparte de la buena voluntad de los interesados, son necesarias medidas adicionales, y la ley 11/2007 es un buen ejemplo, y debe promoverse su desarrollo reglamentario y aplicación.

  3. Jueves, 1 noviembre, 2007 6:38 pm

    Félix, un excelente post. Yo soy defensor, hasta cierto punto y en según qué casos, del trámite de Potemkin. O, más bien, de lo que he llamado “la tramitación telemática con un chino dentro“.

    La idea es sencilla: sólo digitalizo, de entrada, la parte del proceso en los puntos que tocan con el ciudadano. De esa forma puedo digitalizar muchos procesos en poco tiempo. Después voy viendo qué aceptación tienen. Los más utilizados son candidatos a ser digitalizados al completo. Se trata de un acercamiento más experimental y que permite equivocarse y rectificar a bajo coste.

  4. kie permalink
    Viernes, 2 noviembre, 2007 9:38 am

    Totalmente de acuerdo con la idea básica del post y de los comentarios que me preceden. En cualquier caso y para descargo no sólo del legislador sino también del ‘procedimentador’, yo destacaría el papel que algunos mal llamados ‘socios tecnológicos’ ejercen en determinados ámbitos de la administración (especialmente en el mundo local) impulsando desde la tecnología soluciones que, en vez de acercar, nos alejan del ‘tramite electrónico integral’ (rigidez, poco adaptables a la organización, alejados de la práctica y centrados en la norma, etc.). La profesionalización de técnicos informáticos dentro de la administración pública va más allá de la contratación de buenos técnicos (ya se que es redundante), y se debe centrar en disponer de especialistas que aunen tanto el conocimiento informático como en el conocimiento administrativo (conocimiento de negocio en definitiva).

  5. Felix Serrano permalink
    Viernes, 2 noviembre, 2007 10:11 pm

    Por supuesto, es bastante peligroso intentar resolver un problema con tecnología si no se conoce a fondo el problema. Y si no se gana nada poniendo tecnología, buena gana de alforjas para tan corto viaje. Naturalmente que hay que conocer el negocio para poder mejorarlo por aplicación de la tecnología.

    Usualmente la tecnología no abarata, pero puede mejorar la calidad al cometer menos errores o acelerar el trámite. Creo que sería bueno analizar el antes y el después de la automatización, con objetividad, ver que se ha hecho bien para aplicarlo a otros casos, y ver donde ha fallado, para resolverlo.

    Os agradezco las interesantes ideas que habeis aportado y que enriquecen el contenido de este post.

  6. Chica Gato permalink
    Martes, 6 noviembre, 2007 11:29 pm

    OH Oh OH.
    Vaya por delante que deberia haber llamado “procedimiento Potenkin” y no trámite.
    El procedimiento es casi el producto de la Administración (es lo que fabrica). El procedimiento está constituido por trámites y a su vez estos por procesos. Asi que los tecnologos tenemos 3 posibilidades: automatizar los procesos (esto es la tarea realizada en los años 80), automatizar los trámites (esto se empezó a realizar en lso tardios90 hasta el 2003), automatizar el proceimiento (esto está en auge). De automatizar los procesos se crean las numerosas BD y hojas excell esparcidas por las AAPP. De la automatización de los trámites nos quedan las aplicaciones y wokflow. La automatización del procedimiento requiere algo más.

    Dice Felix que no hay procedimiento automatizado enteramente y NO es asi. Un procedimiento no necesariamente tiene que ser complejo ni largo, simplemente debe cumplir su misión. Un procedimiento interno sería “pedir las vacaciones” que consta del trámite de solicitud, gestión y concesión o no (en muchos sitios es completamente automatizado). El disfrute es real y no virtual .
    Otro procedimiento completo es el “pago del IRPF”.

    De manera que hay procedimientos completos (estado 4 según la UE). Hay procedimientos que efectivamente hay que automatizar por trámites y lo mejor en ese caso es hacer la entrada y la salida pero pero… no deben quedarse asi eternamente. Por ejemplo “sacar el DNI” se podría hacer la solicitud on line pero hay que ir presencialmente a llevar la foto, poner la huella y firmar. Sin embargo la renovación (ya que la huella no cambia) podría hacerse automatica enviando las fotos electrónicamente firmadas.
    Hay procedimientos tan complejos que llevará años completarlos, por ejemplo la gestión de la contratación.

    La legislación limita a veces, pero no tanto como se dice. La realidad es más dura ¿cuantos de los que leen este blog remiten los papeles internos a las unidades internas (ppor ejemplo personal) firmados electrónicamente?

  7. Felix Serrano permalink
    Miércoles, 7 noviembre, 2007 12:56 am

    Vaya, Chica Gato, has vuelto, y montando bastante ruido, por lo que veo 😉

    Con tan interesantes aportaciones se pueden iniciar varios posts. Me quedo con algunas ideas:

    – Digitalizar sólo si mejora, y conociendo bien el proceso, trámite o procedimiento que sea.

    – La firma electrónica es una piedra angular en todo este “trámite electrónico”. Además, solo se usa de forma generalizada si es obligada, no por gusto.

    – La legislación no es un factor limitativo tan importante. Aplicar el sentido común es siempre la mejor receta.

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