Teletrabajo en las AAPP: Visiones desde la trinchera

Ha tenido que llegar la singularidad del COVID-19 para que, de repente, se conviertan en realidades cosas que hasta hace poco parecían quimeras inalcanzables: una de ellas es el teletrabajo.

En cuestión de días, los equipos administrativos que hasta entonces habíamos mantenido un estricto régimen presencialista, hemos pasado a funcionar exclusivamente por medios electrónicos. Y, sorprendentemente, con resultados netamente iguales, cuando no superiores, al sistema anterior.

¿Cómo ha podido pasar?. ¿Dónde han quedado las dificultades insalvables, las dudas sobre la validez legal, sobre la capacidad de organización, sobre el control del tiempo y la consecución de resultados?. Todo aquello que nos alejaba de aplicar esta solución real en nuestras actividades diarias, de repente ha desaparecido. ¿Porqué?

En este blog ya escribimos hace tiempo sobre este asunto: Las posibilidades del Teletrabajo en las AAPP. Casi todo lo que escribí entonces sigue siendo válido, pero entonces era, sobre todo, teoría. Hoy es ya, forzosamente, realidad.

En estas visiones desde la trinchera expondré mis reflexiones y experiencia de primera mano, desde una visión tecnológica pero también operativa, y pretendiendo, no sé si consiguiendo, ayudar a diseñar este futuro que ahora se avalancha hacia nosotros.

Business as usual

La principal maravilla tecnológica que ha permitido seguir como si nada lleva décadas inventada y disponible para su uso: es la combinacion de VPN y Escritorio Remoto.

En sus muchas variantes, estas dos tecnologías realizan el milagro de conectar nuestra pantalla, teclado y ratón de nuestra casa al PC de nuestro trabajo. De este modo, seguimos a todo los efectos sentados en nuestro despacho, las cosas siguen en su sitio y funcionan de la misma manera que antes.

Por supuesto, hay algunos requisitos y pequeñas diferencias. Si, por ejemplo, vas a usar aplicaciones de firma electrónica que requieran certificado, más vale que tengas instalado tu certificado software en el PC de la oficina, ya que dejar allí la tarjeta de empleado público insertada en el lector no es una opción.

Para nosotros, la principal dificultad que surgió los primeros días para algunas personas del equipo es que, después de estar trabajando toda la jornada, al día siguiente les resultaba imposible conectarse. ¿Porqué?

Sencillamente, porque al terminar de trabajar el día anterior, apagaron su PC como siempre… pero claro, a partir de ese punto, hay que ir allí físicamente y presionar el botón de encendido. Cosa que, o va alguien del CAU a hacerlo… o tenemos un sistema de WOL (Wake On Lan) activado, y lo podemos hacer en remoto.

Hay mejores soluciones, por supuesto, como un servidor de sesiones virtuales como CITRIX, pero claro, esta solución requiere tiempo e inversión, y si no la teníamos disponible antes de la pandemia, de momento podemos aplicar la VPN + Escritorio Remoto. Facile e divertente.

Pero… y eso de dejar todo el día el PC encendido… ¿no es un despilfarro de energía?. ¿Qué pasa con el calentamiento global?.

En respuesta a un sondeo que hizo Sergio Jiménez (@craselrau) hice un pequeño cálculo personal de los ahorros energéticos que representa dejar el PC encendido, frente a coger el coche todos los días para ir al trabajo… y, sí, ahorro (al menos en mi caso) cinco veces más energía si teletrabajo. Incluso en esta configuracion, que está lejos de ser óptima.

Correo electrónico, correo electrónico, correo electrónico

La pieza esencial de este rompecabezas era, y sigue siendo, el correo electrónico. Es la navaja suiza para cualquier tarea electrónica: comunicacion, colaboracion, organizacion, almacenamiento y recuperacion de la informacion, tramitación.

La explosión del email, con sus virtudes y defectos, ha aumentado más, si cabe, en esta época de confinamiento. Afortunadamente, en la mayoría de los casos tenemos ya una buena base establecida, tanto tecnológica como de aprendizaje, para que la usemos a pleno rendimiento.

Pero también se hacen más patentes sus defectos e inconvenientes, y sus limitaciones. La gestion del correo se lleva un buen mordisco de nuestro tiempo productivo, con la molesta costumbre del «responder con copia a todos» llevandose el trofeo de técnica más improductiva por la cantidad de correos sin informacion útil que nos llegan, y que en más del 75% de los casos (cálculo personal completamente subjetivo) es completamente irrelevante e ineficaz para la realizacion de mis funciones.

También hace mucho que tenemos mejores herramientas específicas para la gestion de la informacion y la comunicacion que el email. En 2015, en INTEF pusimos en marcha KANBO, una herramienta basada en tableros KANBAN. Y ya en MINCOTUR, estamos usando KANBANIZE. Con mejores resultados en INTEF, porque entonces yo era el Director, y estas iniciativas, sin un apoyo decidido de la organizacion, tienen poco recorrido.

Recientemente, mi compañero Rafa Chamorro de Turespaña me comenta que ellos están usando SLACK. Una herramienta prometedora para organizar el trabajo en equipo de forma mucho más productiva que con el email.

La cosa es que el correo electrónico es a la vez un problema y una solucion. La llegada de la tecnología a la administracion producida por la explosion del teletrabajo necesita ahora mas que nunca recursos adicionales bien aplicados que apalanquen de una vez el trabajo electrónico productivo.

Reuniones electrónicas por videoconferencia

La tercera herramienta que ha sufrido una explosión en el contexto del teletrabajo en la época del Coronavirus es la videoconferencia.

Como en los casos anteriores, no es una tecnología nueva, pero por algún motivo, ampliamente infrautilizada antes de la singularidad. Pero ahora, se han agotado las webcam en todas partes, y el tráfico streaming producido por las videoconferencias se ha duplicado.

En muchos casos, somos novatos en el uso de esta herramienta, de modo que cuestiones como el manejo del vídeo, y sobre todo, del audio, son francamente mejorables. A diferencia de las anteriores, una buena conexión y ancho de banda fiable son necesarios, y no siempre están disponibles en las casas de cada uno.

Pero FUNCIONA, hasta el punto que la tasa de reuniones, tanto las de mi equipo como las que hacemos con colaboradores externos, ha aumentado. Algunas limitaciones han desaparecido, como la necesidad de desplazarse para reunirse, lo que hace que sea más fácil y frecuente juntarse electrónicamente para resolver cualquier tema.

Una nota sobre seguridad en el teletrabajo

El uso de medios electrónicos ha sido tradicionalmente puesto en duda por los defensores del presencialismo y el «papelismo» respecto a la necesaria seguridad y veracidad de cualquier procedimiento administrativo.

No me voy a extender mucho en este asunto. En MINCOTUR usamos en todos nuestros procedimientos administrativos desde hace tiempo un sistema de firma electrónica que es sencillo, rápido, fiable, y con plenas garantías. Para mí, las garantias de un documento firmado electrónicamente son mucho mayores, en realidad, que cualquier documento físico firmado a boli o a pluma.

Ninguna seguridad es absoluta, por supuesto, pero puestos a elegir, el ciudadano debe confiar en que la seguridad de su informacion y sus documentos ha aumentado netamente gracias a la aplicacion de la tecnología por la Administracion en las modalidades de teletrabajo de sus empleados.

There’s so much more out there …

No quiero cerrar este artículo sin mencionar, entre un millón, tres artículos que recomiendo:

• Una victoria amarga – artículo de Víctor Almonacid sobre el impacto de la crisis COVID-19 en la transformación digital de la Administración.
• Un modelo para entender el teletrabajo en las AAPP, por Sergio Jimenez
• A blueprint for remote working: Lessons from China, de Mckinsey

La reflexión de hoy es:

Si conoces a los demás y te conoces a ti mismo, ni en cien batallas correrás peligro; si no conoces a los demás, pero te conoces a ti mismo, perderás una batalla y ganarás otra; si no conoces a los demás ni te conoces a ti mismo, correrás peligro en cada batalla.

Sun Tzu, El Arte de la Guerra