El Email: una pieza clave en el funcionamiento de las Administraciones

Empecé a usar sistemas de correo electrónico allá por los años ochenta, cuando instalé en mi «zulo» un servidor conectado a la red FIDONET. Posteriormente, a principios de los noventa, tenía cuenta en Compuserve, que automáticamente se convirtió en mi primera dirección de correo de Internet.

Cuando entré en el Ministerio de Industria, en 1993, existía un sistema de correo electrónico de uso interno, basado en cc:Mail de Lotus, sobre MSDOS, que sólo era accesible al personal de la Subdirección de Informática, sin conexiones con el exterior. Sin embargo recuerdo que este sistema primigenio fué ya usado como elemento de comunicación y de transmisión de archivos y documentos de trabajo entre nosotros, como un pequeño atisbo de la función esencial que ya hoy día desempeña.

En 1996 se produjo el boom, al menos en lo que al Ministerio de Industria se refiere, pues se instalaron pasarelas con Internet, con X.400 en 1997 y se instaló en todos los PC del Ministerio, unos 800, el cliente de correo que ya entonces estaba basado en Lotus Notes. Paulatinamente su uso se extendió a todas las unidades. Incluso se desarrollaron las primeras aplicaciones de WorkFlow, basadas igualmente en Notes e integradas con el correo.

Valga toda esta introducción para concluir que, hoy día, el correo electrónico se usa de forma generalizada en el Ministerio para muchas funciones esenciales, entre las que quiero destacar unas cuantas:

• Comunicación interpersonal, uno a uno y uno a muchos: Informaciones de interés, comunicaciones varias, chistes, chascarrillos, envío de estudios, informes y todo tipo de documentos electrónicos.
• Distribución de boletines y noticias de interés: A través de sistemas basados normalmente en suscripción. Desde hace tiempo uso Google Alerts pero no es sino uno de los muchos que generan un tráfico que diariamente puede llegar a ser la mitad del correo recibido. También tengo algunas suscripciones basadas en RSS que leo directamente desde el cliente de correo.
• Organización del trabajo: Tanto para encargar tareas, como para dar por cumplida la realización de las mismas, en el sentido de informar del hecho, del momento y de los documentos anexos que se precisen. Todas estar tareas podemos denominarlas trámites, en el lenguaje administrativo. Igualmente para las convocatorias de reuniones y otros eventos de obligada asistencia, con un posible sistema de sincronización de agendas asociado.
• Sistema de información, archivo y recuperación: Asociado a las tareas anteriores, los archivos de correo van desplazando poco a poco a los archivos de papel, pues suele ser más fácil y eficaz recuperar la información almacenada en el correo, sobre todo cuando se usan sistemas de indexación adicionales (yo uso Google Desktop) que permiten recuperar los mensajes incluso mucho después de haber sido borrados del correo.

Sólo por curiosidad, me he molestado en clasificar los mensajes de la bandeja de entrada de mi buzón, correspondientes a los meses de noviembre y diciembre pasado, con el siguiente resultado:

Como podemos ver, más de la mitad de los mensajes, a una media de unos 15 al día, son actuaciones concretas para resolver trámites, es decir, asuntos relativos a una determinada cuestión administativa y con una fecha o plazos concretos para su resolución.

En resumen, de una manera bastante imperceptible, el correo electrónico se ha convertido en la principal herramienta tecnológica de apoyo organizativo para muchas Administraciones, entre las cuales por supuesto están todos los Ministerios, Comunidades Autónomas y la mayoría de los grandes Ayuntamientos. Esto tiene varias implicaciones:

• El servicio de correo electrónico es un servicio crítico. Por ello es esencial que se asegure su disponibilidad permanente con los medios que sean precisos, así como su archivo y recuperación.
• La información contenida es altamente confidencial, en muchos casos. Lo cual exige que se tomen también las medidas de protección de la información y control de accesos pertinentes.
• Es preciso que haya normativas específicas definiendo las cuestiones relativas a la utilización, confidencialidad, disponibilidad y validez, tanto interna como externa,  de los mensajes de correo electrónico en cada organización que disponga de correo electrónico corporativo.
• Es muy importante que esta normativa se comunique de forma efectiva a todos los usuarios de correo, bien en el momento de crear la cuenta de correo, bien mediante la publicación en un lugar de acceso común, por ejemplo el Portal de Intranet de la organización.

Mi sensación es que ninguno de estos cuatro puntos anteriores es debidamente tenido en cuenta en la mayoría de las organizaciones administrativas que conozco. En particular, mientras que los dos primeros puntos conciernen sobre todo al personal técnico, que puede ( o mejor debería) confeccionar los correspondientes Planes de Seguridad de la Información y de Continuidad del Servicio, los dos últimos conciernen a toda la organización desde el Ministro hasta el último usuario.

Aprovecho para recordar aquí que ya propusimos en este blog la creación de un servicio horizontal de correo para toda la Administración General del Estado. Aparte de las ventajas operativas que supone, tal servicio podría y debería dar cobertura a las funciones y necesidades expresadas anteriormente.