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Administración Electrónica

Elementos básicos de Administración Electrónica

Proseguimos en este artículo la publicación de las presentaciones empleadas en el curso sobre Administración Electrónica impartido por @feserdel y @yocuchi en la OEPM en la semana del 29 de noviembre al 3 de diciembre pasado, del cual ya hemos publicado la documentación de la primera jornada, dedicada a la Historia legislativa de la Administración Electrónica.

Hoy publicamos la presentación de la segunda jornada, que se centra en describir los elementos básicos de la Administración Electrónica: El Documento electrónico, la Sede electrónica, el Registro Electrónico y las Notificaciones Electrónicas.

Como la anterior, esta presentación se puede descargar de Slideshare y reutilizar por cualquier persona interesada. La licencia utilizada es Creative Commons Reconocimiento – CompartirIgual 3.0.

Sólo voy a hacer tres breves consideraciones sobre este material.

El primero se refiere a que estamos abordando aquí los aspectos de la “electronificación” de los procedimientos administrativos tradicionales. Este enfoque es el principal abordado por la Ley 11/2007 y por el RD 1671/2009, que contemplan las relaciones de los ciudadanos con la administración sobre todo desde el punto de vista de gestión de procedimientos y solicitudes de cualquier índole.

Obviamente, no es el único campo posible al que se  puede y debe aplicar la tecnología en las AAPP en su relación con los ciudadanos. Por ejemplo, tenemos un vasto campo de interacción en el marco del fenómeno de las redes sociales, ya comentado anteriormente en este mismo blog en el artículo Las Administraciones ante las redes sociales.

En segundo lugar, no puedo dejar de mencionar que me queda la impresión de que, tal como indicaba en el anterior artículo y en los comentarios subsiguientes, la traslación al mundo electrónico de los procedimientos y reglamentación “física” no siempre tiene sentido. Y cito mi propio comentario:

Quizás un ejemplo pueda ser ilustrativo. En el RD 1671/2009, se prevén cuatro medios de notificación electrónica: 1. a) Mediante la dirección electrónica habilitada, b) Mediante correo electrónico, c) Mediante comparecencia electrónica y d) Otros medios de notificación electrónica que puedan establecerse…

En la realidad, ningún sistema de correo electrónico actual cumple las condiciones de fehacencia necesarias, y el sistema del DEH utiliza como método de fehacencia la comparecencia electrónica. En resumen, que sólo hay un medio de notificación electrónica, que es mediante la comparecencia electrónica.

Esto es así porque en el mundo virtual desaparece el concepto de distancia, de aquí y allí. Cuando un ciudadano abre la página de una sede, ¿es el ciudadano el que sale de su casa para ir a la sede, o es la administración la que sale y se le presenta en la pantalla de su PC?.

Resulta pues absurdo prever tantos medios de notificación electrónica, que han sido previstos como una mera traslación del los medios al uso en el mundo real, cuando hubiese bastado uno solo: la comparecencia electrónica.

Estos mismos razonamientos se pueden aplicar a otros conceptos como “la facultad de presentar los escritos o solicitudes en cualquier registro” que tendría su sentido cuando el ciudadano tiene que desplazarse físicamente a presentar el escrito, y le resulta más cómodo ir al más cercano. Pero en el mundo virtual, lo mismo le cuesta ir a un sitio que a otro, de modo que lo más eficaz es presentar el escrito en el registro electrónico que pertenece al organismo competente para el trámite que se desea. Así que prever la posibilidad de la presentación de escritos en otros registros electrónicos es más complejo, más caro y mas ineficaz para el ciudadano, que no hacerlo.

En tercer y último lugar, y siguiendo los sabios consejos de un anterior jefe mío: “no hay que reinventar la rueda” y “consulta siempre al que sabe” quiero mencionar, al igual que se cita al final de la presentación, junto con las referencias utilizadas, que para la realización de este trabajo me he basado en diversos documentos publicados por Julián Inza, el autor del blog Inza.com, experto en seguridad y firma electrónica y al que considero un amigo personal. Gracias, Julián.

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Administración Electrónica

La Administración Electrónica en la OEPM

edificio-oepmAsí se llama el evento anunciado para el próximo jueves 23 de abril en el Salón de Actos de la OEPM. La nota de prensa dice:

 

La Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM) organiza el 23 de abril un Encuentro centrado en los nuevos servicios electrónicos que va a ofrecer a sus usuarios. Este evento queda englobado en el conjunto de actividades programadas para celebrar el Día Mundial de la Propiedad Intelectual el próximo 26 de abril, que este año pone de relieve la importancia de la creación y difusión de medios tecnológicos destinados a poner remedio al cambio climático: la Innovación Verde.

 

La agenda de éste acto es bastante interesante:

  • Nuevos servicios electrónicos de la OEPM
  • Solicitud electrónica de Patentes y Modelos de Utilidad
  • Nuevos servicios en Signos Distintivos
    • Solicitud electrónica de Marcas
    • Renovación electrónica de Marcas
  • Boletín Oficial de la Propiedad Industrial
  • Novedades en el pago electrónico
  • Recursos Telemáticos

En la OEPM, como en el resto de las Administraciones Públicas, se está desarrollando una intensa actividad para la adecuación a la Ley 11/2007, y al tiempo se están adoptando medidas de carácter organizativo y tecnológico para la mejora de los servicios. 

Así, el 4 de mayo próximo está prevista la publicación del primer Boletín Oficial de la Propiedad Industrial (BOPI) diario. El  BOPI era hasta ahora quincenal, aunque ya se viene publicando electrónicamente desde hace varios años.  La periodicidad diaria tiene una ventaja notable desde el punto de vista del acortamiento de los plazos, que se irán acortando aún más a medida que se vaya avanzando en la automatización de los procedimientos. Hay otras novedades, pero no quiero quitar la primicia a los ponentes. Los interesados, ya sabéis: acudid al evento.

El jueves se hablará también de la recientemente inaugurada  Solicitud electrónica de patentes y modelos de utilidad que se puso en marcha el 18 de marzo pasado.  Esta solicitud se apoya en un software desarrollado por la Oficina de Patentes Europea (EPO) y, para promover su uso, su utilización supone un descuento de 15% en el precio de la tasa respecto a las solicitudes presentadas en papel.

El pago de estas tasas y otros servicios, por medios electrónicos, es otro de los temas que se tratarán el jueves, así como las novedades que están en camino.

Como digo, una jornada que promete ser interesante. La seguiremos con atención.

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Funcionario Servicio Público

Mi primer día en la Oficina Española de Patentes y Marcas

oepmEsta mañana me he dirigido andando tranquilamente a mi nuevo trabajo. A diferencia del dia de perros de ayer, esta mañana limpia pero fresca me ha llenado de optimismo (aunque el paseo de mi casa me obliga a recorrer media España, pues voy por Jaén y vuelvo por Hernani 😉 ).

Contaré mis primeras impresiones, también frescas.

La OEPM está situada en Castellana 76, en un edificio llamado coloquialmente “La torre negra”. En pleno centro comercial de Madrid (AZCA) es un entorno agradable y bien comunicado.

En ella trabajan unas ochocientas personas. En total unos 500 funcionarios y 130 laborales. El resto es personal contratado por asistencias técnicas, de los cuales una parte importante presta apoyo informático. Por comparación, es de un tamaño similar al Ministerio de Industria y Energía cuando me incorporé, lo que no está nada mal.

Algunas conversaciones y un pequeño acto de presentación me han dado algunas claves, de las que reseño lo más importante.

  • El único organismo dependiente del MITYC que incrementa su presupuesto en 2009
  • 700 empleados
  • 140.000 expedientes gestionados al año
  • Legislación específica: creada en virtud de la Ley 17/1975 ( Registro de la Propiedad Industrial) que pasa a denominarse Oficina de Patentes y Marcas en 1992.
  • Plan estratégico 2008-2009 (publicado en la WEB), para conseguir los objetivos definidos en el Plan Director contenido en la Ley de creación de la OEPM.
  • Plan de Calidad con su propio sitio WEB, que incluye una de las más amplias Cartas de Servicios de un organismo público.
  • Marco de competencia, principalmente con la Oficina europea de marcas (OAMI)
  • Cooperación con diversos organismos internacionales, además de la OAMI, con la Oficina Europea de Patentes (EPO) y con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI)
  • Miembro del Patent Cooperation Treaty (PCT) que engloba a 139 paises.

En resúmen, el ambiente que se respira en la OEPM está muy enfocado a la orientación a resultados y con un entorno de cooperación e información promovido por la Dirección de la OEPM que me recuerda a mi etapa de la empresa privada. 

Buenos augurios, esperemos que la cruda realidad no los desmienta más adelante.

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Funcionario Sociedad de la Información

Adiós, Avanza

Termina el Plan Avanza, o al menos así ha sido anunciado repetidamente por Miguel Sebastián, y parece que va a morir de muerte prematura, aunque su funeral se demora más de lo previsto. Al parecer, a diferencia de lo que pasó con Avanza 1.0 y, al igual que el recientemente publicado Plan€, primero se pondrán en marcha las medidas del Plan AvanzaDOS (cuyas convocatorias son de publicación inminente) y luego se hará el Plan.

Digo lo de la muerte prematura porque el Plan Avanza 2006-2010, tal y como figura en el propio acuerdo del consejo de ministros, será sustituido por el Plan AvanzaDos 2009-2012, es decir, será cerrado dos años antes de su ciclo previsto.

No se dan explicaciones ningunas de éste cambio, salvo la posibilidad de que el nuevo Ministro quiera apuntarse al carro del éxito del Plan Avanza, y de que se desee alinear su final con las próximas elecciones generales, presumiblemente a celebrarse en esas mismas fechas.

Del moribundo Plan Avanza “1.0” se han hecho las correspondientes conclusiones y análisis, reflejadas en la propia WEB del Plan Avanza así como en la ponencia del CATSI de diciembre pasado, ya comentada anteriormente en este Blog.

A mi me parece demasiado pronto para hacer balance, ya que la inmensa mayoría de las actuaciones Avanza están basadas en programas de subvenciones (AETELSI) plenamente vigentes. Muchos proyectos de 2007 están aún en ejecución y la mayoría de los de 2008, que tuvieron que ser prorrogados de oficio para que se pudiesen ejecutar en 2009 como consecuencia de las demoras en emitir las correspondientes resoluciones de concesión, situación idéntica a la que se produjo a finales de 2007.

Normalmente, el ciclo de vida de un proyecto subvencionado ronda los dos a tres años desde que se inician las convocatorias hasta que se aprueba, ejecuta y justifica. Este ciclo es superior en algunos casos como son los proyectos plurianuales y muchos de los proyectos en colaboración de alcance internacional.

Así que, puestos a hacer balance de lo que ha sido el Plan Avanza hasta 2008, lo lógico sería hacer el correspondiente estudio de impacto socioeconómico, para que pudiese ser publicado en torno a 2010. En ese momento podremos ver el resultado y aplicación de los proyectos financiados en la vida de los ciudadanos y en la productividad y competitividad de las empresas que se han integrado en éstos proyectos.

Dicho esto, además hay que señalar que el verdadero impacto de un plan dirigido al fomento del desarrollo e implantacion de las TIC en toda la sociedad, es de esperar que tenga un alcance mucho mayor, aunque lógicamente mucho más dificil de medir. Así por ejemplo los programas destinados a la formación (FORINTEL, Avanza Formación) y los destinados a la I+D (PROFIT, Avanza I+D) tienen un impacto, por su efecto palanca, en plazos que debemos cifrar en 5 a 10 años.

Esta es una de las razones por las que me gustan los planes con mayor alcance temporal. Así, por ejemplo, los Programas Marco de Investigación y Desarrollo Europeos (ahora vamos por el VII PM) tienen una duración de siete años, que además tiene la ventaja de que son de dificil encaje con los periodos electorales, haciéndolos más inmunes a las conveniencias partidistas.

En mi opinión, que ya he comentado otras veces, el Plan Avanza tiene dos aspectos positivos y uno negativo. Los aspectos positivos son: primero, su concepción y elaboración, partiendo de un trabajo en el que participaron de forma colaborativa una multitud de agentes relevantes, sociales y económicos. Segundo, su acertada promoción y difusión, creando una imagen de marca y de prestigio que multiplica los efectos potenciadores de los fondos destinados y creando un prestigio alrededor de los agentes participantes en Avanza. De ésto último, el mérito hay que atribuirlo al equipo formado al efecto en la DGDSI, y también a la colaboración prestada por Red.es.

El principal aspecto negativo es una escasez de recursos notable para su gestión y ejecución. Mientras que los fondos destinados a su distribución entre los agentes se han multiplicado por tres (de 600 a 1800 millones), tanto la plantilla como el resto de recursos humanos se han mantenido inalterados. Uno de los efectos que esta situación produce, por la simple aplicación de la fórmula de la gestión de la producción en las administraciones, es una combinación de demoras (el efecto más visible hasta el momento, pero no el único, es la demora en emitir las resoluciones de concesión, antes comentada) y de un mayor porcentaje de errores o defectos en el procedimiento.

En los análisis de los programas de ayudas comunitarios se estima que el coste asociado a la gestión, para que ésta se realice con agilidad y garantía suficientes, se encuentra entre el 2% y el 3% de los fondos gestionados. Según mis cuentas, en el Plan Avanza, (en las ayudas a empresas que son las que conozco) estamos gestionando con costes imputados en torno al 1%. O somos mucho más listos que los gestores de programas comunitarios, o lo estamos haciendo mucho peor. Mi sensación personal es que el impacto de resultados (no de gasto, que es el que normalmente se da) de los programas de ayudas, se podría multiplicar enormemente con que se dedicara sólo un pequeño incremento de los recursos destinados a la gestión.

Por supuesto también se traduce en un aumento de la presión sobre las personas encargadas de la gestión, tanto los funcionarios como el personal contratado. Todo ello sin compensaciones monetarias (para puestos del mismo nivel, se gana menos que en otros departamentos de la AGE, como por ejemplo en las Subdirecciones de Informática), y  tampoco compensaciones en forma de reconocimiento o prestigio: seguimos siendo esos oscuros funcionarios de los que sólo nos acordamos cuando algo va mal.

Además, y me duele especialmente decirlo, el apoyo informático y tecnológico tiene bastantes carencias, empezando por una aplicación de gestión con un diseño que es pre-efecto 2000, basado en conceptos relacionales, cuando lo que se necesita desde hace tiempo es una aplicación de gestión de expedientes como Dios manda, enlazada con los registros electrónicos de entrada y salida, con el correo como herramienta básica de organización del trabajo y con una gestión documental en condiciones. En contraste, en la otra Dirección General hermana (DG de Telecomunicaciones) ya disponen hace años de este servicio con dos jefas de area destinadas en exclusiva a asegurar su desarollo y soporte.

Incluso en algunos de los principales programas destinados a PYME, y gestionados aquí en la DGDSI, de los que se benefician decenas de miles de ellas cada año, no tienen programa de gestión alguno, a pesar de llevar solicitados varios años a la SG de TIC. Como consecuencia, y a estas alturas, el EXCEL y el ACCESS, junto con el WORD, siguen siendo las herramientas básicas de soporte a la gestión. O sea más o menos como hace diez años.

Estas son probablemente las principales razones por las que he decidido cambiar de destino. Curiosamente ha coincidido mi estancia aquí con la duración del Plan Avanza, por eso no podía por menos que escribir este artículo, a modo de despedida, ya que el lunes 2 de febrero me incorporo a la Oficina Española de Patentes y Marcas, donde vuelvo al mundo ya conocido por mí de los servicios informáticos.

Como experiencia personal, ha sido una época de intenso aprendizaje, en uno de los núcleos duros de tramitación administrativa, que viene principalmente apoyado en la Ley de Subvenciones. El trabajo ha sido muy interesante y me siento orgulloso de haber colaborado en lo poco o mucho que haya podido en el Plan Avanza.

Aquí dejo un buen grupo de profesionales muy preparados y motivados. Como he dicho antes no obstante las recompensas y el reconocimiento por el trabajo realizado no son todo lo que debieran y las ofertas para estos perfiles profesionales abundantes, con lo que se produce un desfile constante de personas, unos que vienen y otros que, como yo, nos vamos.

Desde aquí, aunque ellos ya lo saben, me despido con emoción de todos. Hasta pronto.