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En plena era de transición hacia el mundo digital, con demasiada frecuencia se realizan suposiciones y simplificaciones acerca de la naturaleza de los documentos digitales, su creación, uso y manejo, su archivo, la conexión con los documentos físicos y los planes y proyectos de transición de uno a otro.

Lo inteligente en estos casos es no dar nada por supuesto y preguntarse acerca de las cuestiones relevantes en esa transición; por simples que parezcan encierran importantes consideraciones que permiten que esa transición sea eficaz y fructífera y no una mera «digitalizacion» con aspecto de modernidad pero sin resolver problemas reales.

Así lo ha hecho Iñaki en ¿Para qué necesita el BOE un código de verificación electrónica?.

En el interesante debate que sigue se plantean cuestiones vitales, aplicables en realidad a la totalidad de los procesos de «transición a los documentos digitales». Así por ejemplo Adolfo dice:

Si reflexionamos en detalle en estos aspectos veremos el acierto del legislador cuando redactó el articulo 30.5 de la ley 11/2007.

El legislador da a una «copia en papel» la consideración de auténtica únicamente cuando es «fácil» acceder al documento original, en su sede oficial, y debidamente firmada electrónicamente.

Es decir se reconoce implícitamente que el papel siempre puede ser falso y que lo único que le da validez es el acceso al original firmado electrónicamente.

Y yo me atrevo a añadir: supongamos que en un jucio, una de las partes presenta documentación impresa del BOE digital que avala su tesis, y la parte contraria afirma que tal documento es falso. ¿Qué debe hacer el juez?. Pedir el cotejo del documento. Para ello se debe acceder a la sede del BOE, buscar el documento (a través del CVE), descargarlo y validar la firma electrónica correspondiente. Esto podría ser realizado directamente por el juez, pero más probablemente se lo encargará a un profesional cualificado que tenga la preparación necesaria para hacer estas operaciones con garantías.

Así por lo tanto, cuando el original de un documento es digital, han de adoptarse medidas específicas, y preparar profesionales cualificados, para que se pueda verificar de forma sencilla y eficaz la autenticidad de las copias de los documentos.

Porque las copias, sean en formato digital o en papel, seguirán siendo necesarias. La digitalización no elimina el papel. Ni siquiera en los procesos de digitalización de los documentos cuyo original en papel, y en los que, bajo ciertas condiciones, se pueden destruir los originales en papel. Hay una cuestión subyacente que es de vital importancia analizar y resolver en los procesos de digitalización de documentos, que es la usabilidad del documento electrónico.

La usabilidad tiene un impacto en el rendimiento de las personas que tienen que utilizar los documentos. Los documentos en papel conservan y conservarán todavía mucho tiempo ventajas, en términos de usabilidad, sobre los documentos electrónicos, lo cual hace necesario plantear la coexistencia de ambos en un largo plazo. Algunas ventajas pueden ser:

• Manejabilidad. Una hoja de papel pesa menos que un PC por muy portátil que sea. También es todavia mucho más fácil manejar un conjunto de hojas, documento o libro, en papel, frente a una pantalla. Los ojos sufren menos.
• Precio: El coste y el peligro asociado de pérdida robo o extravío hace que el papel sea una opción ventajosa frente al PC, sobre todo en entornos de movilidad.
• Búsqueda y recuperación. Puede parecer que los documentos electrónicos tienen ventaja en este terreno, pero depende de la implantación tecnológica concreta y del uso que se haga. Así, cuando los documentos electrónicos se archivan en sistemas de archivo tradicionales sin las debidas herramientas de apoyo se multiplica el tiempo de acceso frente al papel tradicional. En esas condiciones, el papel tiene clara ventaja, hasta el punto de que resulta más eficaz imprimir y hacer las búsquedas visualmente.

Ya sabemos que los documentos electrónicos tienen otras ventajas. No está de más ponerlas en valor. Precisamente en este blog ya escribimos hace tiempo sobre las posibilidades que el mundo digital puede aportar al BOE en la era del WEB 2.0.  No está de mas recordar que el «BOE sin imprenta» es todavía un primer paso y que hay mucho camino por recorrer.

Además de los factores indicados hay algunos adicionales a tener en cuenta cuando se diseñan proyectos de transiciónque implican cambios de documentos en papel a documentos digitales. Por supuesto hay que contar con las garantías legales adecuadas, de las que la ley 11/2007 suministra un apoyo importante, pero también han de contemplarse otras normativas como por ejemplo las relativas a la digitalización de facturas electrónicas de la Agencia Tributaria, a través de los procedimientos de digitalización certificada.

Y por último pero no menos importante hay que contar con el usuario durante todo el proceso: Al principio para definirlo y para que se sienta implicado, durante la transición para que se lleve a cabo de forma eficaz y después para ir resolviendo los problemas que puedan ir surgiendo. Con frecuencia hay que vencer una innata resistencia al cambio, que tradicionalmente es mayor en las Administraciones Públicas.

En resúmen: aunque el documento electrónico tiene ventajas frente al documento en papel, éste último conserva otras, lo que hará que en la mayoría de los casos deban convivir ambos en buena armonía. Por ello es preciso, en todos los proyectos que involucren documentos electrónicos, prever esta convivencia, ver en que casos es mejor uno u otro, tener en cuenta la validez legal donde sea necesaria, y contar con la colaboración de los usuarios durante todo el proceso.

Lecturas recomendadas: de interés para los amantes del arte, me he enterado a través de Montaña Merchán que el Museo del Prado ya se puede visitar desde casa, un excelente ejemplo de lo que las tecnologías de digitalización pueden hacer para difundir la cultura que es patrimonio de todos.