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Tecnologías de la Información

El escritorio virtual del funcionario

¿Qué es la tecnología VDI?

El escritorio virtual es una de las tecnologías que se engloban dentro del paradigma del cloud computing, y es una de las que más van a cambiar la forma en que trabajamos.

Básicamente, la tecnología de escritorio virtual VDI (virtual desktop infrastructure) resulta de la confluencia de dos tecnologías, la tecnología de virtualización de servidores, y la tecnología de escritorio remoto. Aunque comparte mucho de ambas, tiene sus propias características, y por ello, sus propios productos y servicios asociados. Esta tecnología no es nueva, ya que fabricantes como CITRIX ya hace más de diez años que disponen de productos en el mercado, pero en este momento se puede decir que ha alcanzado un grado de plena madurez.

En esencia, la virtualización de escritorio se basa en la creación de un PC virtual  es decir, una máquina virtual que se ejecuta en un servidor de virtualización (VDI Server), cuyas características (memoria, CPU, disco, etc.) son las típicas de un PC, y así se presenta al sistema operativo que ejecuta, y de un sistema de comunicaciones que permite acceder a este PC virtual desde la distancia. Para este acceso, se puede utilizar cualquier ordenador que ejecute el software de cliente de terminal remoto, o bien un equipo especializado que únicamente dispone del software de terminal remoto, que se suele denominar en la jerga un «cliente ligero» (Thin Client), que consiste en procesador, memoria, y periféricos, y un sistema operativo empotrado, que únicamente sirve para arrancar el equipo e iniciar sesión en un servidor de VDI.

Para el usuario, y por supuesto en un sistema correctamente configurado, tanto en el servidor como en el cliente como en la red de comunicaciones que los une, el sistema y su manejo se parecen mucho a un PC tradicional. No obstante, los discos duros de este PC virtual ya no están en su ordenador, sino en el servidor de virtualización, es decir, si su dispositivo se avería o se extravía, no se pierden los datos guardados en estos discos locales. Por otra parte, es posible iniciar sesión desde varios lugares, bien remotamente, bien localmente, en aquellos dispositivos que tengan la conectividad y el software apropiado, lo que permite la continuidad de los trabajos iniciados en un lugar desde otro distinto.

Ventajas la tecnología VDI

Cuando se utiliza la tecnología VDI se pueden obtener, entre otras, las siguientes ventajas:

Para la organización:

  • Mejora y simplifica la gestión de los PC de escritorio. Puesto que básicamente son todos iguales, y no tienen disco duro local, se reducen enormemente las averías, y las reparaciones son mucho más sencillas y rápidas. Todo ello, además de mejorar el servicio, reduce los costes de mantenimiento.
  • Reducen el coste de inversión en PC, pues el Thin Client tiene una vida útil mucho más larga, ya que dependen menos de las evoluciones de los sistemas operativos y de las aplicaciones.
  • Permiten reutilizar equipos PC existentes, alargando la vida útil de los mismos, lo que es otro factor de reducción de costes adicional.
  • En ocasiones es posible obtener también ahorro en licencias de software de los PC, si éstas tienen en cuenta el uso concurrente en los equipos.
  • Simplifican también la evolución obligada como consecuencia de la obsolescencia, por ejemplo las migraciones de la gran cantidad de equipos actualmente con Windows XP, cuya vida útil soportada está a punto de finalizar.
  • Presentan ventajas adicionales en forma de ahorro energético de los equipos, si se utiliza la solución basada en thin client.
  • Permiten abordar soluciones de virtualización y servicios cloud sobre aplicaciones heredadas, típicamente cliente/servidor.
  • Mejoran la seguridad de la información al no contener datos locales que puedan ser robados o dañados por averías.
  • Como parte de un Plan de Continuidad de Negocio (BCP), permiten mantener operativos los puestos de trabajo de los empleados en caso de desastre, que afecte a alguna de las sedes de la organización.

Para el usuario:

  • Al haber menos averías y ser las reparaciones mucho más rápidas, aumenta la productividad de los trabajadores derivada de las averías de sus PC, pues las interrupciones por este motivo son mucho menores.
  • Se elimina la pérdida de datos del usuario por averías de los discos locales del PC.
  • Habilita la movilidad del trabajador, facilitando la continuidad de los trabajos realizados, por ejemplo para el caso de los teletrabajadores a tiempo parcial. También facilita la movilidad de los trabajadores entre sedes y edificios corporativos.

El análisis técnico/económico de los proyectos VDI

Está claro que un proyecto VDI tiene ventajas para la organización y para los empleados, muchas de ellas no solamente económicas. Sin embargo, ningún nuevo proyecto hoy día va a ser ni siquiera considerado sin un análisis previo de coste/beneficio, en este caso de forma comparativa con el de una solución tradicional. No hay respuestas mágicas, aunque algún estudio (Forrester, 2010) sugiere que para un proyecto de 2500 clientes VDI, el ROI alcanza el 170% comparado con una situación tradicional, y el punto en el que se igualan ambos costes es en unos cinco meses después del despliegue. En otros artículos atribuyen a Gartner una cifra mágica de 300 clientes como mínimo para que un proyecto VDI sea rentable.

En cualquier caso, tenemos también en la red una Guia para calcular el ROI de un proyecto VDI, así como algunos consejos útiles para este tipo de proyectos.

¿Cómo puede ser aprovechado en las Administraciones Públicas?

Las ventajas, genéricas, expresadas anteriormente, son perfectamente aplicables en cualquiera de las infraestructuras informáticas de cualquier centro de servicios TI de nuestras Administraciones Públicas. En particular, en el caso de la AGE, y dado que en su mayor parte sus actividades están basadas en la gestión de la información, se puede sacar un gran provecho de las soluciones VDI. Por ejemplo:

  • Como parte de un proyecto de Consolidación de CPDs, basado en una solución de Nube Privada, que permita alojar infraestructuras y servicios de los diversos organismos, manteniendo la funcionalidad actual, incluso para aplicaciones del tipo cliente/servidor.
  • Como parte de una solución de Continuidad de Negocio, que puede ser independiente o asociada al proyecto de Nube Privada anterior.
  • Como parte de los proyectos de Teletrabajo, a tiempo parcial o completo, combinado con soluciones de movilidad para usuarios con elevadas necesidades, en este terreno, normalmente altos cargos.
  • Como elemento facilitador para la contratación de servicios TI, por ejemplo el desarrollo de aplicaciones en la modalidad de Software Factory, manteniendo el control sobre el entorno y trabajos realizados por los programadores remotos.
  • Como elemento facilitador de los cambios y reorganizaciones Ministeriales, posibilitando la creación de «Ministerios Marca Blanca» que proponíamos en este mismo blog hace ya casi un año.

Conclusiones

Pronto veremos como las soluciones VDI se extienden, sobre todo en los ámbitos de las grandes organizaciones, y las AAPP pueden y deben también prepararse para hacer uso de esta tecnología. Como todas las tecnologías, en particular las Tecnologías de la Información, para aprovechar a fondo sus beneficios, se precisan transformaciones, tecnológicas, organizativas, de procedimientos, y hasta de costumbres. Pero por encima de todo, se precisa que sean llevadas a cabo por un grupo de profesionales que conozcan profundamente  tanto la tecnología como las características, peculiaridades y necesidades que actualmente tienen las Administraciones Públicas.

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Una nube para la Administración General del Estado

El viernes pasado por la mañana, y gracias a una invitación que, a través de Twitter, nos llegó de Pepe Olalla, CIO del BBVA, celebramos una reunión «conspirativa» según el calificativo de @Mitinman:

Eso se llama conspiración RT: @carlos2mar: Reunido con @PepeOlalla, @raquelponcela, @feserdel y J. Viñuales hablado de #Infraestructuras

La reunión tenía por objeto conocer de primera mano el proyecto de BBVA (BBVA se sube a la nube de Google) para dotar a todos sus empleados de un conjunto de servicios horizontales estándar basad0s en el modelo SAAS (Software como Servicio) contratando para ello la oferta de Google Apps for Business.

¿Porqué tres funcionarios de a pie se interesan por este proyecto de un banco?. Lógicamente, no se trata de mera curiosidad científica. El hecho es que las características de este proyecto tienen un gran paralelismo con la situación en la AGE. Entre ellas:

  • Dimensión: BBVA prestará servicios por medio de este proyecto a 110.000 empleados. La AGE tiene actualmente del orden de 250.000 empleados, si se excluyen las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado.
  • Naturaleza de su actividad: Por la naturaleza de sus actividades, un banco trabaja primariamente con la información. Del mismo modo, gran parte de la actividad de la AGE se apoya o pertenece al ámbito de la gestión de la información, ahora que los servicios más pegados al terreno están transferidos a las CCAA y EELL
  • Situación de partida: La situación tecnológica y organizativa del BBVA tiene también paralelismo con la de la AGE, aunque por diferentes motivos. En el BBVA se origina en su carácter de empresa global, por lo que su presencia en cada país configura un nodo de actividad con relativa independencia. En la AGE, esos nodos de actividad se estructuran en torno a los Ministerios (actualmente 13).

Por supuesto, hay importantes diferencias, pero de eso hablaremos más tarde.

¿Porqué adopta BBVA esta solución?. En primer lugar, lo que se persigue es un aumento de la productividad de sus empleados con el menor coste y en el menor plazo posible. En segundo lugar (aunque quizás debería ser el primero) se busca no sólo una optimización sino una transformación de la forma de gestionar el negocio, según figura en la nota de prensa del BBVA:

La nueva intranet global de BBVA es el proyecto principal que va a potenciar y transformar el uso de todos los entornos colaborativos de Google. Así, pasa de  ser un espacio corporativo de comunicación y de procesos de gestión interna a convertirse en el lugar común de trabajo de todos los empleados donde compartir, colaborar y gestionar el conocimiento de forma global. Además, se creará la primera red social de empleados BBVA, que mejorará la comunicación y explorará nuevas formas de trabajo.

“Lo que buscamos es apoyarnos en la tecnología, no sólo para hacer las cosas más rápido, sino de forma totalmente diferente a como se hacían hasta ahora”, afirma José Olalla, CIO (Chief Information Officer) de BBVA. “La suite de Google, integrada con nuestras herramientas de colaboración propias, nos permitirá poner en marcha una nueva forma de trabajo, en la que el empleado tendrá toda su información a un clic, independientemente del lugar donde esté, ofreciéndole posibilidades de colaboración muy avanzadas”.

Hay una serie de características que distinguen la solución adoptada y que son cruciales para justificar la elección:

  • Ubicuidad: el acceso a los servicios está disponible desde cualquier terminal: PC, SmartPhone (iPhone incluido), Tablet (iPad incluído), …. Se puede usar en cualquier momento y lugar en el que exista una conexión a Internet/Intranet.
  • Inmediatez: El despliegue de la solución es muy rápido, no requiere reformas o adaptaciones de los sistemas existentes, y el periodo de formación y adaptación de los usuarios es muy corto, pues muchos de ellos ya conocen y usan las herramientas de Google
  • Flexibilidad: una de las características más interesante del SAAS es que el servicio y el cliente está constantemente actualizado de forma completamente transparente. Las nuevas versiones aparecen automáticamente al usuario cuando están disponibles, generalmente con la opción de «seguir con la versión antigua» si en ese momento tenemos prisa y no queremos aprender la nueva funcionalidad.
  • Seguridad: Los servicios contratados se acogen a la legislación sobre protección de datos española y europea mediante el acuerdo de «Puerto Seguro» (Safe Harbor) a la cual está actualmente adherido Google. Para proceder a implementar este proyecto, el BBVA ha recibido la autorización del Banco de España, como es preceptivo.
  • Y, por supuesto, Coste. Diversos estudios fijan en torno a los 100 dólares por año el coste de cada buzón de correo corporativo cuando se implementa con medios propios, pero para volúmenes de usuarios a partir de 10.000. Sin embargo, si el número de usuarios desciende por debajo de 10.000, los costes aumentan rápidamente. Así, para 100 usuarios un estudio calcula un precio de más de 300 dólares al año. Frente a ello, la solución de correo corporativo de Google tiene un coste de alrededor de 40 € por usuario y año.
  • Y no olvidemos que esta solución no es sólo correo. Incluye también todas las herramientas de ofimática en línea de Google: Documentos, Hoja de cálculo, Presentaciones. A la hora de comparar costes, debemos poner en el debe de la solución in-house el coste de adquisicion y amortización de las herramientas ofimáticas usadas en la casa. Por no hablar también de otras posibilidades como el chat, audio y video conferencia en línea incluidas en la solución.

De modo que, sin entrar en detalles de las opciones manejadas por el BBVA para su elección, parece que ésta está basada en sólidos argumentos, está bien diseñada, no sólo desde el punto de vista tecnológico y económico, sino también desde el punto de vista cultural, con una adecuada planificación en fases, la formación y soporte a los usuarios, y la gestión de los servicios.

¿Cómo podemos aplicar esta solución en la AGE?

Actualmente, la AGE parte de una situación en la cual existen múltiples sistemas de correo, normalmente al menos uno por cada Ministerio, y además uno por cada Agencia u Organismo dependiente. Desgraciadamente, no disponemos de informes analíticos del coste de estos servicios en la AGE. Sin embargo, según el Informe Reina 2009, en la AGE hay 330 Órganos Directivos que cuentan con un total de 860 Unidades Informáticas. Unos pocos superan el millar de usuarios por cada sistema de correo. La mayoría están entre 100 y 1000 usuarios por sistema, o incluso menos. Extrapolando los estudios antes mencionados, podemos suponer que el coste medio por buzón de correo en la AGE está sin duda entre 100 y 300 euros por usuario y año.

Además la solución de Google incluye el acceso a los servicios de ofimática. De nuevo tampoco hay datos pero es facil suponer que a estas cifras habría que sumar entre 50 y 100 euros/año por puesto de trabajo en concepto de compra, instalación, actualización y soporte de las herramientas ofimáticas. De modo que, económicamente, no hay muchas dudas. La adopción de una solucion única y global de correo y ofimática para toda la AGE, incluso teniendo en cuenta un coste adicional de entre 30 y 50 euros de migración y formación por buzón, permitiría reducir la factura de estos servicios entre un 50% y un 75% del coste anual anterior.

Técnicamente, el proyecto es viable. Para ello necesitamos una infraestructura de soporte, para lo que contamos con la red SARA, así como un directorio único de usuarios con interfaz LDAP, el cual actuaría como punto de validación y acceso a los servicios. Actualmente el portal funciona.es ya cumple esa función. El servicio LDAP global de la AGE ya existe, precisamente el que usa el portal funciona. De modo que el control y validación de acceso de los usuarios a los servicios ya lo tenemos resuelto.

Dada la flexibilidad y los escasos requisitos de acceso desde el punto de vista del cliente, parece que no es necesaria ninguna inversión y actividad adicional, más allá de la ya señalada de la planificación, migración y formación de los usuarios. Cualquiera de los terminales actuales usados en la AGE, PC con Windows o con Linux, teléfonos Apple o Blackberry, o Android por supuesto, cualquiera de las Tablets actuales del mercado, sirven y funcionan, y estan soportadas.

Además hay que señalar que la implantación de este proyecto no afecta para nada ni impacta en las actividades y servicios actuales de los organismos y ministerios. Las aplicaciones verticales, portales web, registros electrónicos, etc. de la AGE siguen funcionando como hasta ahora.

Son bastante claros los «beneficios colaterales» para la AGE de este proyecto:

  • Unico dominio de correo para todos los empleados, inalterable por reorganizaciones o modificaciones estructurales
  • Unico directorio de correo de todos los empleados, continuamente actualizado
  • Posibilidad de Chat o Videoconferencia instantánea, en base a los servicios de directorio, con cualquier otro empleado, sea de mi mismo organismo o de otro cualquiera.
  • Documentos colaborativos en línea: varias personas pueden trabajar al mismo tiempo desde lugares distintos sobre el mismo documento. Se evita el envío y circulación de documentos por correo electrónico. Sólo hay una versión, no varias dispersas por los buzones.
  • Un importante paso adelante para facilitar el acceso a los servicios en movilidad, así como para la implantación de servicios de teletrabajo.

Hasta aquí, las posibilidades y ventajas. Vamos a entrar ahora en las dudas y dificultades.

En primer lugar, están las cuestiones de la seguridad de la información y de la disponibilidad del servicio. Estos son las principales pegas que se pueden poner a esta solución basada en nube pública, y precisamente los principales argumentos a favor de una nube privada.

Con respecto a la seguridad de la información, ¿es suficiente con la que proporciona «Safe Harbor»?. En otras palabras, ¿podemos dormir tranquilos los responsables de informática sin saber exactamente dónde están los datos?. No soy un experto, pero parece que la cobertura legislativa de puerto seguro es o debería ser suficiente también para la aplicación de estos servicios en la Administración Pública española.

Además, la gestión, control y validación de usuarios no se externaliza: puesto que se utiliza un servicio LDAP interno de la AGE, el proveedor de servicios no podrá, aunque quiera, crear o modificar cuentas de usuario. Todo el acceso está bajo el control de los sistemas de información propios de la AGE.

Con respecto a la disponibilidad y continuidad del servicio, estamos hablando fundamentalmente de un SLA y del grado de confianza que nos ofrece la empresa proveedora del servicio de cumplir un SLA. A este respecto, no olvidemos que cualquier solución de nube privada va a depender también de los SLA que se contraten y de cómo esos SLA se aplican en la práctica. De modo que, en este aspecto, para mí, hay empate.

Existe también la cuestión del archivo y la recuperación de los datos, y, llegado el caso, de la transición del servicio a otro posible proveedor. Aquí también nos encontramos con que, tanto en las soluciones de nube privada como en las de nube pública, son cuestiones a resolver. No es que estén muy claras, pero no veo en ellas un argumento de peso a favor de una u otra solución.

Pero por otro lado, las soluciones de nube privada son por lo general más caras y más lentas de poner en marcha, y sobre todo, menos escalables. El momento en el que empiezan a ser efectivas las ventajas de la nube privada llegan mucho más tarde en el cronograma proyecto que en el caso de l nube pública, la cual resulta eficaz y es escalable desde la primera instalación. Por ello, el riesgo técnico/económico para el proyecto de adoptar una nube pública es muy inferior al de la nube privada, lo que para mi decanta definitivamente el peso de la decisión a favor de la nube pública.

Por otra parte, alguien puede temer la adopción de una solución «predefinida» en la cual no es posible adaptar la funcionalidad de las herramientas a las necesidades propias de cada organismo, o de cada tipo de trabajo. Pero estamos hablando de herramientas horizontales que, ya hoy dia, se nos entregan así. ¿Alguien, de entre los lectores, se ha puesto a solicitar una funcionalidad nueva de Outlook o de Word?. Como nos decían nuestros colegas del BBVA, «Es como cuando cambias de coche. Quizás los interruptores de las luces están en otro sitio, o a lo mejor el antiguo tenia un indicador que el nuevo no tiene. Pero tras el periodo de adaptación, sirve perfectamente para ir de un sitio a otro.»

Así que, en resumen, tenemos sobre la mesa una propuesta que es técnicamente viable, segura, que permite simplificar y al mismo tiempo mejorar los servicios TI horizontales actuales de la Administración General del Estado, ofrecer servicios nuevos no existentes hasta ahora, y al mismo tiempo conseguir unos ahorros que podrían rondar entre los 25 y los 50 millones de euros (a confirmar, obviamente, por un estudio económico más detallado) si aplicamos esta solución a los 250.000 empleados de la Administración General del Estado.

Dicho esto, no esta todo claro, ni mucho menos. Al igual que yo, muchos de vosotros tendréis dudas, y con seguridad opiniones diferentes en alguno de los aspectos considerados. Una importante cuestión, sin la cual el proyecto no es viable, y que para mí aún no está resuelta, es la organizativa. La principal diferencia entre el caso del BBVA y el de la AGE es que el primero tiene un CIO; el segundo, no. Ni siquiera tenemos un punto claro de competencias dentro de la Administración sobre el que articular el proyecto. La toma de decisiones, necesaria si queremos que el proyecto sea único, y no una amalgama de soluciones diferentes parcialmente conectadas, debe ser también única, aunque se realice compaginando lo mejor posible los intereses de todos (pero sobre todo los intereses del servicio a la Administración). Contablemente, tampoco está resuelto ni mucho menos. No sabemos muy bien cómo se repartirían e imputarían los costes. ¿Y la forma de contratación?.

En fin, para mí, la nube de la Administración es una interesante idea, pero a medida que nos acercamos a ella se parece cada vez más a una niebla. ¿Alguien tiene unos faros antiniebla para poder seguir navegando en ella?.

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Ministerios Marca Blanca

Pasaron las elecciones, y llega el momento en el que se constituye el nuevo gobierno, debidamente aprovisionado de sus correspondientes carteras Ministeriales. Probablemente habrá unos cuantos cambios. Los hay siempre: en cada cambio de legislatura, aunque no cambie el partido gobernante, e incluso dentro de la propia legislatura.

Así pues en esta época, quien más quien menos, los trabajadores TIC de la Administración Pública empiezan a prepararse para las posibles remodelaciones. Las remodelaciones afectan a multitud de servicios básicos: nueva página web, nuevas direcciones de correo electrónico (cambia el dominio), nuevas unidades: Secretarías de estado, Subsecretarías, Subdirecciones, etc., nuevo logotipo, con lo que eso implica en papelería y cartelería, etc.

Llegados a este punto, siempre pienso lo bueno que sería tener preparados todo ese conjunto de servicios TI básicos empaquetados en forma de KIT marca blanca, a falta únicamente de aplicarle la marca concreta de cada Ministerio, para empezar a funcionar de forma eficiente y eficaz desde el primer día y al menor coste posible.

Los servicios básicos que, pienso, debería tener ese «KIT Ministerial marca blanca TI» serían:

  • Página WEB completa, basada en un gestor de contenidos estándard, con su correspondiente dominio asociado al Ministerio.
  • Sede Electrónica con su correspondiente Registro Electrónico y sistema de Notificaciones Electrónicas.
  • Correo Electrónico corporativo.
  • Directorio de la Organización, en el que se pueda configurar de forma rápida la estructura orgánica.
  • Servicios de ficheros compartidos en red, con carpetas y permisos predefinidos en función de la estructura orgánica.
  • Servicio telefónico, integrado en el directorio de la organización (tanto móviles como fijos).
  • Servicio de acceso a Internet, con sus correspondientes sistemas de proxy, filtrado, etc. y con acceso a la Red Sara.
  • Servicio de Intranet de soporte a empleados; con espacios para publicar la información necesaria para el funcionamiento interno, incluidas las plantillas de los documentos oficiales, y con su correspondiente gestión de peticiones internas, vacaciones, moscosos, etc.
  • Papelería virtual: plantillas de documentos y presentaciones con el nuevo logotipo del Ministerio.
  • Web colaborativa interna 2.0: wiki, blogs, anuncios/foros, etc.
  • Gestión económica interna, incluida la nómina.
  • Servicio de configuración automática de los escritorios de los usuarios a los nuevos servicios y estructura ministerial.
  • Servicio de soporte a usuarios, con su correspondiente CRM.
  • Y todos estos servicios, por supuesto, con sus correspondientes Medidas de Seguridad y Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) predefinidos.

Quizás también sería interesante un servicio de importación/exportación de usuarios, individualmente o en grupos, junto con su información asociada, que permitan mover rápidamente la información y los permisos entre organizaciones, simplificando esta operación que sin dudar se realizará con frecuencia.

Obviamente, se trata de una lista a vuelapluma. Seguro que a vosotros se os ocurre algún servicio más, pero creo que más o menos lo esencial está recogido. Está claro que se trata de servicios horizontales; los servicios puros de negocio no están ni pueden estar recogidos, pues son específicos y diversos para cada Ministerio, Secretaría de Estado, y en algunos casos hasta de una Dirección General.

Hace ahora un año escribíamos un artículo titulado «Hacia la virtualización de la Administración«. Está claro que las tecnologías de virtualización, y los servicios cloud, debidamente aplicados, podrían y deberían facilitar la creación de este Kit Ministerial Marca Blanca, el cual idealmente podría estar basado en servicios ubicados en una posible Nube Privada de la Administración.

Así por ejemplo, el acceso de los usuarios a los servicios se podría acelerar muchísimo con la adopción de una solución VDI, que estaría preconfigurada con los nuevos servicios. Esta solución además proporciona una característica muy deseable de ubicuidad, pues los funcionarios pueden trabajar en su nuevo ministerio sin levantarse de la silla, únicamente conectandose mediante su cliente de escritorio remoto a los servicios «marca blanca» de su nuevo Ministerio.

De este modo accedemos a otro importante ahorro derivado de la eliminación de la necesidad de los traslados habituales del personal, junto con sus enseres, muebles, sillas, ordenadores, documentos y archivos, que se suelen hacer habitualmente para «juntar» a las personas que trabajan en el nuevo Ministerio.

También podemos tener una importante ventaja desde el punto de vista de la disponibilidad y continuidad del servicio, si diseñamos adecuadamente el sistema de forma redundante, permitiría al personal seguir trabajando incluso en caso de desastre (incendio, inundación) o incidencia grave (obras, traslados) que les impida acudir a su centro de trabajo habitual.

Por último y para terminar la creación de estos servicios sin dudarlo permitirá ofrecer una imagen de funcionalidad, modernidad y eficacia, pero al mismo tiempo de austeridad por los ahorros que se logran, al nuevo gobierno elegido por las urnas.

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Hacia la virtualización de la Administración

Hace cosa de un año abordabamos en éste blog algunas ideas acerca del novedoso concepto, entonces, del cloud computing, y de su relación con algunos aspectos del funcionamiento de la Administración, y en concreto de su utilización (más que de la tecnología, del concepto) para optimizar el funcionamiento de la Administración, o mejor dicho, de las diversas Administraciones que actualmente tienen competencias en España, permitiendo a largo plazo reducir el tamaño de las mismas, sin tener por ello que reducir el alcance o la calidad de los servicios prestados.

De entonces ahora, hemos visto cómo la oferta de cloud computing no ha dejado de aumentar, pasando a encuadrarse más como modelo de negocio que como concepto tecnológico, lo que es un síntoma inequívoco de su entrada en una fase de madurez, lo que Geoffrey A. Moore llamó cruzar el abismo.

Paralelamente, la presión que ejerce el actual contexto de crisis sobre las Administraciones para disminuir costes no ha dejado de aumentar, especialmente sobre los costes estructurales, o sea aquellos centrados en los capítulos 1 y 2.

Así pues, el efecto de ambas fuerzas combinadas, sumado a la sólida base legal existente, cuya principal pieza clave es Ley 11/2007, está dando lugar a una progresiva virtualización de la Administración, que en estos momentos es a todas luces imparable.

Ahora bien, ¿que significa en realidad, y qué consecuencias puede tener el proceso de virtualización de la Administración?

Para empezar, podemos imaginarnos que el traslado del punto de contacto de la clientela, desde la tradicional ventanilla, asociada usualmente a un trámite concreto, hacia una de las modernas sedes electrónicas, va a ir vaciando de contenido a las primeras. De modo similar a cómo los bancos llevan varios años procediendo a un continuado cierre de sucursales, así las Administraciones deben plantearse la reducción progresiva de las sedes físicas donde prestan atención al público, con el consiguiente ahorro en edificios, infraestructuras y personal y servicios asociados, trasladando parte de los ahorros así conseguidos a la mejora de esas sedes virtuales donde prestar de forma más eficaz y eficiente los servicios a los ciudadanos.

Sin embargo, no podemos fijar sólo un objetivo de ahorro como el único efecto de ésta virtualización. Podemos analizar también, por ejemplo, el cambio que está teniendo lugar en el sector del turismo, en el caso concreto de las agencias de viaje on-line. En este caso, las agencias de viaje actúan como gestores de servicios, los cuales no pueden ser virtualizados: viajes, hoteles, actividades de ocio… Pero las enormes ventajas para el cliente de esta forma de comercialización ha producido que, a pesar del importante decrecimiento del volumen de contratación turístico, el volumen de contratación on-line de este mercado viene registrando incrementos continuados.

Desde luego, las Administraciones deberíamos plantearnos la concentración de servicios al ciudadano siguiendo el modelo de «one-stop-shop«, en el cual se puedan realizar todos los procesos asociados a una determinada necesidad de los ciudadanos en un sólo «portal virtual». Así el portal CIRCE es un excelente ejemplo de qué dirección podemos seguir en la virtualización. Otra interesante iniciativa, es el servicio de cambio de domicilio del 060, explicado en este divertido vídeo.

Que tengamos más o menos la idea de cómo debería ser una Administración Virtualizada, desde el punto de vista de los ciudadanos,  no quiere decir que sea fácil. Especialmente en el caso español, cuya estructura administrativa está basada en el diseño territorial y en la gestión por competencias.

Algunas disposiciones recientes, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007, tampoco facilitan las cosas. Abundan por ejemplo en la obligatoriedad de la creación de sedes electrónicas asociadas a los correspondientes organismos administrativos, propagando de este modo el modelo administrativo tradicional en el mundo virtual.

Las buenas intenciones puestas en el 060.es no han dado hasta la fecha más que resultados limitados. En este momento resulta sumamente difícil crear un verdadero portal aglutinador de servicios electrónicos para toda la AGE, y por supuesto inviable para todos los servicios de las Administraciones Públicas españolas.

Tal y como lo veo, el proceso para una virtualización eficaz de la Administración pasa por una simplificación decidida, no ya sólo de los procedimientos, sino de las propias estructuras Administrativas. No sé si hasta el punto de requerir una revisión del modelo de estado actual, pero desde luego lo que se haga debe permitir una integración completa y unificada de procesos de gestión de servicios públicos a todos los niveles y para todas las Administraciones.

En su momento pensé que la Agencia de Servicios Públicos Electrónicos podría ser la herramienta para conseguir estos objetivos. Pero la verdad ya estoy aburrido de repetirlo. A veces me recuerdo a mi mismo a Juan el Bautista, cuando dijo: «soy la voz que clama en el desierto…»

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Nubes sobre la eAdministración

¿Porqué nos gusta el fútbol?. Nos gusta porque nos emocionamos con él. Porque cuando nuestro equipo gana, nos alegramos. Porque cuando pierde, sufrimos. Nos gusta porque nos encanta ver el salto de Puyol con la melena rizada al viento sobre los alemanes y con todo el ímpetu golpea al balón hasta el fondo de la red. Nos gusta porque en ese momento, todos somos Puyol.

En Octubre de 2009, en el artículo El cloud computing y el exceso de funcionarios en España, se abría un «melón» sobre la posibilidad de racionalizar la aplicación de la tecnología en las Administraciones, usando para ello la nueva ola de tecnologías, o más bien diríamos servicios tecnológicos, basados en «la nube». En los comentarios al artículo, se palpa una contradicción, entre lo que por un lado es el apoyo a la aplicación de un enfoque revolucionario y modificador, pero con un enorme miedo al fracaso, basado en la experiencia previa de la resistencia al cambio de las Administraciones, y, porqué no decirlo, de un modelo de estado bastante descentralizado que dificulta mucho la adopción de iniciativas comunes que permitan la optimización de recursos.

Desde entonces el tema ha cobrado progresivamente vigencia. En el reciente artículo Community cloud, Montaña Merchán dice:

En 2006 ASTIC realizó el informe visión 2010 en la que, entre otras cosas se recogia la idea de la Agencia de Infraestructuras de la AGE (ATICA).  Esta propuesta cristalizaba una serie de reflexionas acerca de cómo consolidar servicios llamados a ser commodities (red de comunicaciones, correo,…) que son fundamentales para la AE pero no son estrictamente el negocio del organismo. Nos encontramos en un momento clave para el lanzamiento de esta propuesta: un entorno económico restrictivo, un entorno tecnológico que abre posibilidades y un entorno directivo permeable a la inicitiva.

Los ejemplos que cinta Monty en el artículo están en su mayor parte implantados en la actual Red SARA. Pero no olvidemos que la Red Sara se apoya en el antecesora Intranet Administrativa. Esta red se definió en unos grupos de trabajo coordinados en el MAP a finales de los 90. A su vez, la IA estaba basada a su vez en la Red RICO (Red Integrada de Comunicaciones Oficiales) una red promovida a principios de los 90 por la Secretaría General de Telecomunicaciones, que consistía en enlaces físicos que unían los diversos ministerios, y que era mantenida por Correos.

Así, vemos que las iniciativas de integración tecnológica entre los diversos órganos administrativos vienen de lejos. Sin embargo, y en mi honesta opinión, la mayoría de estas iniciativas hasta la fecha los podemos considerar como semi-éxitos cuando no directamente de fracasos. Así por ejemplo siempre me pareció que la Intranet Administrativa partía de un principio equivocado, que era el montar una red paralela «por detrás» de los Ministerios y organismos, lo cual creaba, y sigue creando, dificultades operativas importantes, duplicidades y costes que se hubiesen resuelto estupendamente si en lugar de una Intranet Administrativa se hubiese montado una Extranet Administrativa, la cual, dado el estado de la técnica era perfectamente posible cuando se puso en marcha.

Un excelente ejemplo de que partir de una situación anterior y arrastrar el lastre que supone puede viciar la iniciativa y malograr gran parte de sus posibilidades.

Con posterioridad, la Red SARA pretendió subir un escalón más y convertirse en una red de servicios intra-administrativos. Un esfuerzo admirable, con algunos ejemplos demostradores positivos, pero que en mi opinión no dejan de ser meros experimentos que demuestran la viabilidad tecnológica, pero siguen careciendo de un auténtico modelo de negocio aplicable en la Administración. El modelo que, como saben los lectores de éste blog, creo adecuado para llevar a cabo esta propuesta, pasa por la creación de un Organismo especializado, la famosa Agencia TIC.

En esas estábamos cuando llegó la crisis.

La industria lo tiene claro: la solución para la optimización del gasto TI en la Administración es crear una «Nube Administrativa», aunque, en opinión de Dave Girouard, Presidente de la División de Empresa de Google, «Parte de la incertidumbre de la Administración acerca de la Nube refleja las mismas reservas que muestran las empresas. Para para los encargados acostumbrados a mantener sus propios centros de datos, hay miedo de almacenar datos sensibles en manos de terceros«.

Entretanto las Administraciones se deciden sobre si se atreven a entrar o no en el modelo de Cloud Computing, el artíclo de Andrea di Maio aclara algunos importantes aspectos sobre lo que implica para la Administración construir su nube:

  • Gestionarlo como un negocio. Debe funcionar bien y debe demostrarse su rentabilidad (incluso aunque el beneficio revierta a la propia Administración). En caso contrario, las presiones en contra provenientes de la industria pueden ser muy fuertes, pues lo verán como una competencia directa.
  • El uso de la nube administrativa debe ser obligatorio. Es necesario obligar su uso a las administraciones, pues, sobre todo al principio, puede no ser competitivo con las ofertas de mercado.
  • Consolidarlo al nivel más general. Es importante evitar que cada Ministerio u Organismo cree su propia nube. Hay que diseñar una estrategia de consolidación de CPDs que anteceda o complemente las estrategia de la Nube Administrativa.

Sobre estos principios, DiMaio aporta algunas reflexiones:

  • Lo más importante es que el enfoque esté centrado en el usuario y no en el proveedor (ya vimos que esta era la principal crítica que yo hacía a la Intranet Administrativa)
  • Tiene sentido fomentar el uso de los activos existentes, pero no hasta el punto de hacer ineficientes las operaciones de TI (otro de  los fallos de la IA).
  • Está bien gestionarlo como negocio, pero no hasta el punto de olvidar que la Administración se centra en el valor público.
  • Consolidar es buena idea, siempre que la visión de la nube sea mixta, combinando los servicios internos y externos de forma que se maximice el valor público.

No puedo por menos que suscribir estas consideraciones. En efecto, las tres propuestas principales parecen hechas a la medida para ser depositadas en manos de una Agencia. Aunque hay un gran obstáculo, ya que la creación agencias ha sido congelada por el RD 8/2010. De modo que si no podemos crear una nueva agencia, ¿porqué no pensamos en reutilizar lo que tenemos?. Aunque el modelo no es el ideal, quizás sea posible recuperar la vieja idea de instrumentar en torno a Red.es la creación de los servicios horizontales comunes, virtualizándolos si queremos, y ofreciéndolos a todas las Administraciones. Para ello sería necesario, obviamente, que con carácter previo los Ministerios de Industria y Presidencia hablasen y acordasen al menos una linea de trabajo en ésta dirección.

Y, todo éste rollo, ¿qué tiene que ver con el fútbol?

Pues, para mí, simplemente una reflexión: a menudo nos enfrentamos a problemas diarios que se repiten una y otra vez, con lo que nos acabamos desanimando, y nos llegamos a convencer de que las cosas son así, que siempre han sido así y que siempre lo serán. Tras una serie de deseos frustrados y de fracasos, terminamos por perder la esperanza. Pero lo que está pasando con la selección tiene muchas lecturas, relacionadas con la unidad frente a un objetivo común, así como el hecho de que, tarde o temprano, si ponemos suficiente empeño, podremos lograr cualquier objetivo que nos propongamos.

De este modo, estoy convencido de que la Agencia TIC (al igual que otras medidas transformadoras de la Administración) tarde o temprano acabará por llegar, aunque tenga que ser disfrazada de Ente Público Empresarial, siempre y cuando aceptemos pulpo como animal de compañía.

Vamos, #ESP, a por la Copa del Mundo!!!

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El cloud computing y el exceso de funcionarios en España

apps.gov«Cloud Computing» es la expresión de moda. Para los que aún no hayan oido hablar de ella, la «computación en la nube» es un conjunto de servicios que están disponibles a través de Internet, y para los que es irrelevante la ubicación física: simplemente accedemos a ellos y los usamos. El ejemplo más típico y conocido es GMAIL. En efecto, ¿alguno de vosotros sabría decirme dónde, en el mundo, está su servidor de GMAIL?.

La razón por la que se habla tanto de Cloud Computing es porque presenta numerosas ventajas, tanto para el usuario como para las empresas y corporaciones, por varias razones:

  • Disponible en cualquier momento y desde cualquier lugar (con conexión a Internet, por supuesto)
  • Orientado al servicio, no a la ubicación (no necesito saber dónde está el servicio)
  • Rápido de instalar y configurar.
  • Flexible y adaptable. Capacidad de crecimiento casi ilimitada.
  • Barato.

¿Qué necesita el Cloud Computing para funcionar?. Necesita tres componentes:

  • Comunicaciones (rápidas y baratas)
  • Capacidad de proceso (CPU y memoria, ambas adaptables según la demanda)
  • Almacenamiento (mucho)

La primera es la esencia de Internet, la red global. Las capacidades de la red han crecido de forma exponencial y sostenida desde hace veinticinco años. El tráfico ha venido aumentando un 30% cada año, y según CISCO, se espera que el tráfico IP total en el mundo alcance los 29 exabytes por mes en 2011 . Las dos segundas son posibles gracias a el desarrollo de los grandes Data Centers. En lo que se refiere al almacenamiento, Según IDC, está creciendo un 57% al año, y puede alcanzar la inimaginable cifra de 988 exabytes (casi 1 zettabyte) en 2010.

Tanto el almacenamiento como la capacidad de proceso en la nube están, hoy día, completamente virtualizados. Eso quiere decir que si por ejemplo GMAIL dice: «Estás utilizando 65 MB (0%) de tu total disponible de 7375 MB» en realidad ese enorme espacio libre no está dotado de discos, sino que es simplemente una promesa. Si todos los usuarios lo solicitasen a la vez, simplemente no habría para todos. Esto no importa, pues en un sistema con muy alto número de usuarios, su comportamiento estadístico se puede medir y prever y fácilmente aprovisionar espacio a medida que va aumentando la demanda, y al mismo tiempo detectar la información obsoleta y pasarla a los sistemas de almacenamiento secundario, previamente deduplicando su contenido para ahorrar espacio.

Bueno, pero, ¿qué tiene que ver todo ésto con el exceso de funcionarios en España?

En un reciente artículo (uno más; siempre que hay crisis vuelve la moda del «dispare al funcionario») se afirmaba lo siguiente: «Hay 3 millones de funcionarios, sobran 2«. Aunque el artículo no da exactamente las ecuaciones por las que resultan estas cifras, sin embargo, sí que nos puede hacer reflexionar. Realmente, ¿sobran tantos funcionarios en España?.

En realidad, sí. El Cloud Computing nos dá la solución. Bastaría con pasar los servicios de la Administración a la nube. Por supuesto, hay algunos servicios que no se pueden virtualizar. Es decir, el médico de cabecera, el maestro, los servicios públicos que requieren desplazamiento físico, al final acaban teniendo que estar más o menos cerca del ciudadano (aunque tecnologías como el tele-diagnóstico, por ejemplo, pueden empezar a aplicarse para requerir cada vez menos la visita al médico, al menos para los casos leves. También la educación va a sufrir una evolución hacia la red en los próximos años, y no sólo por la iniciativa Escuela 2.0).

Pero muchos de los servicios de las Administraciones son virtualizables, y por consiguiente, se les puede llevar a «la nube administrativa». Esencialmente, todos aquellos que consistan en gestión de información, y hay muchos: expedición y tramitación de todo tipo de documentos, solicitudes de ayudas y subvenciones, registros civiles, mercantiles, industriales, gestión de tributos en todos los ámbitos (local, regional y estatal). También se podrían llegar a gestionar muchos de los procedimientos relacionados con la justicia sin necesidad de desplazamiento alguno.

De este modo, el ciudadano no tendría que saber «qué registro civil expide el certificado de nacimiento» ni «dónde se paga la tasa de circulación de vehículos» ni «dónde pido ayudas para la creación de mi empresa». Para cada uno de esos servicios comunes, bastaría una única dirección de acceso en Internet, en la cual el ciudadano accedería al servicio, por supuesto personalizadamente.

Como vemos es un cambio radical. Hasta ahora, primero había que saber dónde se hacía el trámite, y luego ir allí y pedirlo. Además, el mismo trámite se hacía de forma distinta según donde se hiciese. Por si fuera poco, las Administraciones tienen la costumbre de cambiar con frecuencia los trámites y requisitos. Toda esa complejidad confunde al ciudadano, lo que se traduce, ya de inicio, en un mal servicio.

En cambio, un modelo de «trámites en la nube» no sólo es más sencillo y natural de uso, sino que además es mucho más barato de poner en marcha, por los mismos motivos por los que el Cloud Computing está tan de moda: porque permite aplicar grandes economías de escala.

Es obvio que para aplicar éste modelo es necesaria una amplia reorganización. No hablo de una reorganización a nivel ministerial o estatal, hablo de una reorganización del modelo de estado. Un modelo de estado no territorial sino funcional. Seguramente habría que cambiar hasta la Constitución Española. Cuidado: no estoy hablando de un modelo centralizado. En realidad los servicios no tendrían una ubicación geográfica definida a priori, cada uno de ellos podría ser gestionado en un lugar distinto, pues en realidad lo mejor sería llevárselos a pequeñas ciudades dotadas de buenos servicios pero carentes de los problemas e incomodidades de las grandes aglomeraciones como Madrid.

No debe ser una idea tan descabellada cuando a Obama ya se le ha ocurrido: véase Apps.Gov. Aunque, modestamente, no parece que su idea sea tan avanzada como la mía. Aún les queda trecho por recorrer, a éstos americanos ;-).

A mí me bastaría con empezar con la Agencia de Servicios TIC. Puede ser una simple semilla, luego se trataría de irle dando más y más competencias…

Aunque, bien mirado, lo mismo es cierto que sobran dos millones de funcionarios. Ufff. Toda la vida preparando oposiciones, y ahora nos dicen que hacen ERE administrativo y nos ponen de patitas en la calle.

Qué problema, ¿no? 😦 .