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El Reglamento de la LAECSP: Los registros electrónicos

Martes, 24 noviembre, 2009

Siguiendo con nuestro análisis del Reglamento de la LAECSP (RD 1671/2009), del cual la semana pasada tratábamos lo relativo a las sedes electrónicas, ésta semana le toca el turno a los registros electrónicos.

Así como la sede electrónica es el lugar donde se interactúa electrónicamente con la Administración, el registro electrónico es el servicio que permite al ciudadano materializar los actos administrativos concretos relativos a un procedimiento y también en general para presentar escritos dirigidos a cualquier persona, órgano o unidad “destinataria” (cualquier órgano o unidad de la AGE).

De modo similar a las sedes, los registros electrónicos son obligatorios para todos los Ministerios y Organismos públicos. Sin embargo, aquí se prevé la posibilidad de que sea propio o bien proporcionado por otros.

Aunque no se indica expresamente, parece deducirse del Reglamento que cuando el Ministerio u Organismo tenga sede electrónica, deberá también ubicar allí su registro electrónico, ya que por definición “se ubicarán en la sede electrónica todos los procedimientos que requieran autenticación”, y no cabe duda de que el registro electrónico requiere algún tipo de autenticación.

Otros requisitos de los registro electrónicos:

  • Cada registro electrónico tendrá su propia fecha y hora oficiales, así como su propio calendario de días inhábiles
  • Todos los registros electrónicos deben estar abiertos 365 x 24.
  • El correo electrónico no será válido para hacer la función de registro electrónico, y tampoco los FAX.
  • Se fija un plazo de seis meses para la adaptación de los registros electrónicos o telemáticos existentes.

Las características e información que deben tener los recibos electrónicos emitidos por el registro electrónico son:

  • Firmados electrónicamente
  • Fecha y hora y número de registro
  • Copia de la solicitud o comunicación presentada
  • Lista de documentos adjuntos presentados, y huella electrónica de cada uno de ellos.
  • Plazo máximo de resolución del procedimiento asociado (se entiende que cuando sea aplicable).

Obviamente también habrá que incluir la información identificativa del propio registro electrónico donde se emite el recibo (que debe figurar en la firma), así como del procedimiento, trámite u órgano al que se dirige.

Además, se creará un Registro Electrónico Común de la Administración General del Estado, para presentar “cualquier solicitud, escrito y comunicación dirigido a las AGE o sus Organismos”, y contenido dentro del Punto de Acceso General dependiente del Ministerio de la Presidencia.

Bueno, ahora algunos comentarios.

Es obvio que el registro es pieza fundamental de cualquier procedimiento administrativo, y que ofrece funciones de constancia electrónica, tanto para el ciudadano como para la Administración. Por lo tanto es esencial que el registro no sólo ofrezca un funcionamiento muy seguro, sino que también ofrezca sistemas de archivado y recuperación de larga duración, pues puede ser requerida la comprobación de las operaciones registradas mucho tiempo (años) después de haberse realizado.

En ese sentido, el sellado de tiempo parece que debería ser parte indisoluble de cualquier anotación en el registro electrónico. Los sistemas en los que se implanten las soluciones técnicas de registro electrónico deben pues contar con las adecuadas medidas de sincronización que garanticen la máxima precisión en la fecha y hora. Para los interesados en el tema, Julián Inza tiene varios artículos dedicados al tema, entre ellos uno muy curioso denominado “El segundo intercalar“, y en K-Government se publicó hace poco un buen artículo de divulgación denominado “El cuándo

Uno de los clásicos problemas del registro electrónico es el tratamiento dado a las actuaciones presentadas fuera de plazo “por problemas técnicos”. Se suele dar, por ejemplo, situaciones en las que, en las últimas horas antes del cierre del plazo, algunos de los usuarios sufren un mal funcionamiento de sus sistemas informáticos, de las comunicaciones, o bien simplemente no han entendido bien las instrucciones y no logran completar a tiempo la transacción. ¿Qué hacer entonces?.

El Reglamento intenta minimizar la oportunidad de que estos problemas ocurran, haciendo hincapié en que las interrupciones de servicio sean “sólamente por razones justificadas”, “anunciadas con toda la antelación posible”, y en las no planificadas se intentara que “el usuario resulte informado de ésta circunstancia” y “de la posible prorroga de plazos”. Eso está muy bien, pero hoy día ya deberíamos dar un paso más, y acordar y publicar los correspondientes SLA de los Registros Electrónicos, así como de las formas en que el ciudadano puede reclamar en caso de que no se cumplan.

En referencia al Registro Electrónico Común, parece que se trate de una especie de solución de último recurso para cubrir huecos no cubiertos por el resto de registros. En abstracto parece ser una buena idea, pero en la práctica puede convertirse en un agujero negro donde caiga sin orden ni concierto todo lo que no se sabe muy bien donde meterlo. Francamente, no me gustaría estar en la piel de los que tengan que ponerlo en marcha. Este asunto se aborda en mayor detalle en un artículo de Montaña Merchán sobre el desarrollo de la LAECSP.

Por si fuera poco, se abre incluso de par en par la puerta a para que cualquier registro electrónico de la AGE admita escritos dirigidos a cualquier otro organo u organismo de cualquier otro Ministerio. Si ya parecía problemático que el Registro Electrónico Común pudiese hacerlo, no se me ocurre cómo va a conseguirlo cualquier modesto registro electrónico de cualquier organismo dependiente, salvo que opte por cederle la patata caliente al Registro Electrónico Común, y que ellos se las compongan.

Una vez más, vemos que se están adoptando por la vía legal parches y remiendos que tendrían fácil solución si se crease la Agencia de Servicios Públicos Electrónicos.

Además en el mundo de Internet, no aporta nada la realización de trámites fuera de la ventanilla electrónica apropiada, ya que no se dan las supuestas ventajas que supondría para el usuario el evitarse el desplazamiento, y por otro lado la gestión del trámite será mucho más efectiva y eficaz si se realiza en el lugar que está preparado para ello. Es como si, por ejemplo, para poner una reclamación sobre la factura del gas nos dirigiésemos a la compañía de teléfonos: absurdo.

En cuanto a los plazos de implantación, no entiendo muy bien porqué se dan seis meses para adaptar los registros cuando se han dado cuatro meses para adaptar las sedes, cuando ambas actuaciones van obviamente ligadas (el registro será normalmente parte de la sede), y además en ninguno de los casos llegamos antes de la fecha fatídica del 1 de enero de 2010. Como ya dije en el artículo sobre las sedes, creo que el plazo de adaptación hubiese sido más realista si se hubiese fijado en un año para ambos.

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