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Teletrabajo en las AAPP: Visiones desde la trinchera

Ha tenido que llegar la singularidad del COVID-19 para que, de repente, se conviertan en realidades cosas que hasta hace poco parecían quimeras inalcanzables: una de ellas es el teletrabajo.

En cuestión de días, los equipos administrativos que hasta entonces habíamos mantenido un estricto régimen presencialista, hemos pasado a funcionar exclusivamente por medios electrónicos. Y, sorprendentemente, con resultados netamente iguales, cuando no superiores, al sistema anterior.

¿Cómo ha podido pasar?. ¿Dónde han quedado las dificultades insalvables, las dudas sobre la validez legal, sobre la capacidad de organización, sobre el control del tiempo y la consecución de resultados?. Todo aquello que nos alejaba de aplicar esta solución real en nuestras actividades diarias, de repente ha desaparecido. ¿Porqué?

En este blog ya escribimos hace tiempo sobre este asunto: Las posibilidades del Teletrabajo en las AAPP. Casi todo lo que escribí entonces sigue siendo válido, pero entonces era, sobre todo, teoría. Hoy es ya, forzosamente, realidad.

En estas visiones desde la trinchera expondré mis reflexiones y experiencia de primera mano, desde una visión tecnológica pero también operativa, y pretendiendo, no sé si consiguiendo, ayudar a diseñar este futuro que ahora se avalancha hacia nosotros.

Business as usual

La principal maravilla tecnológica que ha permitido seguir como si nada lleva décadas inventada y disponible para su uso: es la combinacion de VPN y Escritorio Remoto.

En sus muchas variantes, estas dos tecnologías realizan el milagro de conectar nuestra pantalla, teclado y ratón de nuestra casa al PC de nuestro trabajo. De este modo, seguimos a todo los efectos sentados en nuestro despacho, las cosas siguen en su sitio y funcionan de la misma manera que antes.

Por supuesto, hay algunos requisitos y pequeñas diferencias. Si, por ejemplo, vas a usar aplicaciones de firma electrónica que requieran certificado, más vale que tengas instalado tu certificado software en el PC de la oficina, ya que dejar allí la tarjeta de empleado público insertada en el lector no es una opción.

Para nosotros, la principal dificultad que surgió los primeros días para algunas personas del equipo es que, después de estar trabajando toda la jornada, al día siguiente les resultaba imposible conectarse. ¿Porqué?

Sencillamente, porque al terminar de trabajar el día anterior, apagaron su PC como siempre… pero claro, a partir de ese punto, hay que ir allí físicamente y presionar el botón de encendido. Cosa que, o va alguien del CAU a hacerlo… o tenemos un sistema de WOL (Wake On Lan) activado, y lo podemos hacer en remoto.

Hay mejores soluciones, por supuesto, como un servidor de sesiones virtuales como CITRIX, pero claro, esta solución requiere tiempo e inversión, y si no la teníamos disponible antes de la pandemia, de momento podemos aplicar la VPN + Escritorio Remoto. Facile e divertente.

Pero… y eso de dejar todo el día el PC encendido… ¿no es un despilfarro de energía?. ¿Qué pasa con el calentamiento global?.

tabla_energia_teletrabajoEn respuesta a un sondeo que hizo Sergio Jiménez (@craselrau) hice un pequeño cálculo personal de los ahorros energéticos que representa dejar el PC encendido, frente a coger el coche todos los días para ir al trabajo… y, sí, ahorro (al menos en mi caso) cinco veces más energía si teletrabajo. Incluso en esta configuracion, que está lejos de ser óptima.

Correo electrónico, correo electrónico, correo electrónico

La pieza esencial de este rompecabezas era, y sigue siendo, el correo electrónico. Es la navaja suiza para cualquier tarea electrónica: comunicacion, colaboracion, organizacion, almacenamiento y recuperacion de la informacion, tramitación.

La explosión del email, con sus virtudes y defectos, ha aumentado más, si cabe, en esta época de confinamiento. Afortunadamente, en la mayoría de los casos tenemos ya una buena base establecida, tanto tecnológica como de aprendizaje, para que la usemos a pleno rendimiento.

Pero también se hacen más patentes sus defectos e inconvenientes, y sus limitaciones. La gestion del correo se lleva un buen mordisco de nuestro tiempo productivo, con la molesta costumbre del “responder con copia a todos” llevandose el trofeo de técnica más improductiva por la cantidad de correos sin informacion útil que nos llegan, y que en más del 75% de los casos (cálculo personal completamente subjetivo) es completamente irrelevante e ineficaz para la realizacion de mis funciones.

También hace mucho que tenemos mejores herramientas específicas para la gestion de la informacion y la comunicacion que el email. En 2015, en INTEF pusimos en marcha KANBO, una herramienta basada en tableros KANBAN. Y ya en MINCOTUR, estamos usando KANBANIZE. Con mejores resultados en INTEF, porque entonces yo era el Director, y estas iniciativas, sin un apoyo decidido de la organizacion, tienen poco recorrido.

Recientemente, mi compañero Rafa Chamorro de Turespaña me comenta que ellos están usando SLACK. Una herramienta prometedora para organizar el trabajo en equipo de forma mucho más productiva que con el email.

La cosa es que el correo electrónico es a la vez un problema y una solucion. La llegada de la tecnología a la administracion producida por la explosion del teletrabajo necesita ahora mas que nunca recursos adicionales bien aplicados que apalanquen de una vez el trabajo electrónico productivo.

Reuniones electrónicas por videoconferencia

La tercera herramienta que ha sufrido una explosión en el contexto del teletrabajo en la época del Coronavirus es la videoconferencia.

Como en los casos anteriores, no es una tecnología nueva, pero por algún motivo, ampliamente infrautilizada antes de la singularidad. Pero ahora, se han agotado las webcam en todas partes, y el tráfico streaming producido por las videoconferencias se ha duplicado.

En muchos casos, somos novatos en el uso de esta herramienta, de modo que cuestiones como el manejo del vídeo, y sobre todo, del audio, son francamente mejorables. A diferencia de las anteriores, una buena conexión y ancho de banda fiable son necesarios, y no siempre están disponibles en las casas de cada uno.

Pero FUNCIONA, hasta el punto que la tasa de reuniones, tanto las de mi equipo como las que hacemos con colaboradores externos, ha aumentado. Algunas limitaciones han desaparecido, como la necesidad de desplazarse para reunirse, lo que hace que sea más fácil y frecuente juntarse electrónicamente para resolver cualquier tema.

Una nota sobre seguridad en el teletrabajo

El uso de medios electrónicos ha sido tradicionalmente puesto en duda por los defensores del presencialismo y el “papelismo” respecto a la necesaria seguridad y veracidad de cualquier procedimiento administrativo.

No me voy a extender mucho en este asunto. En MINCOTUR usamos en todos nuestros procedimientos administrativos desde hace tiempo un sistema de firma electrónica que es sencillo, rápido, fiable, y con plenas garantías. Para mí, las garantias de un documento firmado electrónicamente son mucho mayores, en realidad, que cualquier documento físico firmado a boli o a pluma.

Ninguna seguridad es absoluta, por supuesto, pero puestos a elegir, el ciudadano debe confiar en que la seguridad de su informacion y sus documentos ha aumentado netamente gracias a la aplicacion de la tecnología por la Administracion en las modalidades de teletrabajo de sus empleados.

There’s so much more out there …

No quiero cerrar este artículo sin mencionar, entre un millón, tres artículos que recomiendo:

La reflexión de hoy es:

Si conoces a los demás y te conoces a ti mismo, ni en cien batallas correrás peligro; si no conoces a los demás, pero te conoces a ti mismo, perderás una batalla y ganarás otra; si no conoces a los demás ni te conoces a ti mismo, correrás peligro en cada batalla.

Sun Tzu, El Arte de la Guerra

 

 

 

 

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El escritorio virtual del funcionario

¿Qué es la tecnología VDI?

El escritorio virtual es una de las tecnologías que se engloban dentro del paradigma del cloud computing, y es una de las que más van a cambiar la forma en que trabajamos.

Básicamente, la tecnología de escritorio virtual VDI (virtual desktop infrastructure) resulta de la confluencia de dos tecnologías, la tecnología de virtualización de servidores, y la tecnología de escritorio remoto. Aunque comparte mucho de ambas, tiene sus propias características, y por ello, sus propios productos y servicios asociados. Esta tecnología no es nueva, ya que fabricantes como CITRIX ya hace más de diez años que disponen de productos en el mercado, pero en este momento se puede decir que ha alcanzado un grado de plena madurez.

En esencia, la virtualización de escritorio se basa en la creación de un PC virtual  es decir, una máquina virtual que se ejecuta en un servidor de virtualización (VDI Server), cuyas características (memoria, CPU, disco, etc.) son las típicas de un PC, y así se presenta al sistema operativo que ejecuta, y de un sistema de comunicaciones que permite acceder a este PC virtual desde la distancia. Para este acceso, se puede utilizar cualquier ordenador que ejecute el software de cliente de terminal remoto, o bien un equipo especializado que únicamente dispone del software de terminal remoto, que se suele denominar en la jerga un “cliente ligero” (Thin Client), que consiste en procesador, memoria, y periféricos, y un sistema operativo empotrado, que únicamente sirve para arrancar el equipo e iniciar sesión en un servidor de VDI.

Para el usuario, y por supuesto en un sistema correctamente configurado, tanto en el servidor como en el cliente como en la red de comunicaciones que los une, el sistema y su manejo se parecen mucho a un PC tradicional. No obstante, los discos duros de este PC virtual ya no están en su ordenador, sino en el servidor de virtualización, es decir, si su dispositivo se avería o se extravía, no se pierden los datos guardados en estos discos locales. Por otra parte, es posible iniciar sesión desde varios lugares, bien remotamente, bien localmente, en aquellos dispositivos que tengan la conectividad y el software apropiado, lo que permite la continuidad de los trabajos iniciados en un lugar desde otro distinto.

Ventajas la tecnología VDI

Cuando se utiliza la tecnología VDI se pueden obtener, entre otras, las siguientes ventajas:

Para la organización:

  • Mejora y simplifica la gestión de los PC de escritorio. Puesto que básicamente son todos iguales, y no tienen disco duro local, se reducen enormemente las averías, y las reparaciones son mucho más sencillas y rápidas. Todo ello, además de mejorar el servicio, reduce los costes de mantenimiento.
  • Reducen el coste de inversión en PC, pues el Thin Client tiene una vida útil mucho más larga, ya que dependen menos de las evoluciones de los sistemas operativos y de las aplicaciones.
  • Permiten reutilizar equipos PC existentes, alargando la vida útil de los mismos, lo que es otro factor de reducción de costes adicional.
  • En ocasiones es posible obtener también ahorro en licencias de software de los PC, si éstas tienen en cuenta el uso concurrente en los equipos.
  • Simplifican también la evolución obligada como consecuencia de la obsolescencia, por ejemplo las migraciones de la gran cantidad de equipos actualmente con Windows XP, cuya vida útil soportada está a punto de finalizar.
  • Presentan ventajas adicionales en forma de ahorro energético de los equipos, si se utiliza la solución basada en thin client.
  • Permiten abordar soluciones de virtualización y servicios cloud sobre aplicaciones heredadas, típicamente cliente/servidor.
  • Mejoran la seguridad de la información al no contener datos locales que puedan ser robados o dañados por averías.
  • Como parte de un Plan de Continuidad de Negocio (BCP), permiten mantener operativos los puestos de trabajo de los empleados en caso de desastre, que afecte a alguna de las sedes de la organización.

Para el usuario:

  • Al haber menos averías y ser las reparaciones mucho más rápidas, aumenta la productividad de los trabajadores derivada de las averías de sus PC, pues las interrupciones por este motivo son mucho menores.
  • Se elimina la pérdida de datos del usuario por averías de los discos locales del PC.
  • Habilita la movilidad del trabajador, facilitando la continuidad de los trabajos realizados, por ejemplo para el caso de los teletrabajadores a tiempo parcial. También facilita la movilidad de los trabajadores entre sedes y edificios corporativos.

El análisis técnico/económico de los proyectos VDI

Está claro que un proyecto VDI tiene ventajas para la organización y para los empleados, muchas de ellas no solamente económicas. Sin embargo, ningún nuevo proyecto hoy día va a ser ni siquiera considerado sin un análisis previo de coste/beneficio, en este caso de forma comparativa con el de una solución tradicional. No hay respuestas mágicas, aunque algún estudio (Forrester, 2010) sugiere que para un proyecto de 2500 clientes VDI, el ROI alcanza el 170% comparado con una situación tradicional, y el punto en el que se igualan ambos costes es en unos cinco meses después del despliegue. En otros artículos atribuyen a Gartner una cifra mágica de 300 clientes como mínimo para que un proyecto VDI sea rentable.

En cualquier caso, tenemos también en la red una Guia para calcular el ROI de un proyecto VDI, así como algunos consejos útiles para este tipo de proyectos.

¿Cómo puede ser aprovechado en las Administraciones Públicas?

Las ventajas, genéricas, expresadas anteriormente, son perfectamente aplicables en cualquiera de las infraestructuras informáticas de cualquier centro de servicios TI de nuestras Administraciones Públicas. En particular, en el caso de la AGE, y dado que en su mayor parte sus actividades están basadas en la gestión de la información, se puede sacar un gran provecho de las soluciones VDI. Por ejemplo:

  • Como parte de un proyecto de Consolidación de CPDs, basado en una solución de Nube Privada, que permita alojar infraestructuras y servicios de los diversos organismos, manteniendo la funcionalidad actual, incluso para aplicaciones del tipo cliente/servidor.
  • Como parte de una solución de Continuidad de Negocio, que puede ser independiente o asociada al proyecto de Nube Privada anterior.
  • Como parte de los proyectos de Teletrabajo, a tiempo parcial o completo, combinado con soluciones de movilidad para usuarios con elevadas necesidades, en este terreno, normalmente altos cargos.
  • Como elemento facilitador para la contratación de servicios TI, por ejemplo el desarrollo de aplicaciones en la modalidad de Software Factory, manteniendo el control sobre el entorno y trabajos realizados por los programadores remotos.
  • Como elemento facilitador de los cambios y reorganizaciones Ministeriales, posibilitando la creación de “Ministerios Marca Blanca” que proponíamos en este mismo blog hace ya casi un año.

Conclusiones

Pronto veremos como las soluciones VDI se extienden, sobre todo en los ámbitos de las grandes organizaciones, y las AAPP pueden y deben también prepararse para hacer uso de esta tecnología. Como todas las tecnologías, en particular las Tecnologías de la Información, para aprovechar a fondo sus beneficios, se precisan transformaciones, tecnológicas, organizativas, de procedimientos, y hasta de costumbres. Pero por encima de todo, se precisa que sean llevadas a cabo por un grupo de profesionales que conozcan profundamente  tanto la tecnología como las características, peculiaridades y necesidades que actualmente tienen las Administraciones Públicas.

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Las posibilidades del Teletrabajo en las AAPP

Una de las posibilidades que ofrece la tecnología para mejorar la productividad de los empleados, reducir costes, y al mismo tiempo ayudar a conseguir lo que algunos llaman “La mejora del retorno en la vida” es el Teletrabajo. De los muchos estudios recientes al uso, el más serio que he encontrado se denomina Telework in the European Union, y en él se reflejan interesantes informaciones:

  • El teletrabajo es un fenómeno en constante crecimiento, habiéndose incrementado desde un 5% en 2000 hasta un 7% en 2005 el número de empleados que teletrabajan un mínimo de un 25% de su tiempo.
  • En el caso de España el incremento fué mayor, desde menos de un 2% en 2000 hasta un 7% en 2005
  • España está a un nivel similar a la media europea en la implantación del teletrabajo.
  • La implantación del teletrabajo en las Administraciones Públicas a nivel europeo también se sitúa en la media (el famoso 7% de teletrabajo parcial)

No cabe duda de que, en principio, muchas tareas que realizan las Administraciones Públicas parecen especialmente apropiadas para ser realizadas en modo teletrabajo, ya que se trata de operaciones completamente informatizables, cuya realización es medible y tasable, y que, dadas unas instrucciones y normas claras, su realización se puede llevar a cabo con un alto grado de autonomía por el empleado público. En los dos últimos destinos que he desempeñado como funcionario se desarrollaban tareas cuya realización se adapta perfectamente a un modelo de teletrabajo: la gestión y evaluación de expedientes de subvenciones del Plan Avanza, y los procedimientos de examen de Patentes y Marcas, son buenos ejemplos de ello.

Si esto es así, ¿porqué aún no se está aplicando de forma generalizada el Teletrabajo en las Administraciones Públicas?

Nos recordaba hace poco Andrés Nin que fué Jordi Sevilla el principal impulsor del teletrabajo en la Administración General del Estado, en primer lugar mediante la publicación de la ORDEN APU/1981/2006, de 21 de junio, por la que se promueve la implantación de programas piloto de teletrabajo en los departamentos ministeriales, en la que se realiza la definición de teletrabajo siguiente:

A los efectos de esta Orden, se entenderá por teletrabajo toda modalidad de prestación de servicios de carácter no presencial en virtud de la cual un empleado de la Administración General del Estado puede desarrollar parte de su jornada laboral mediante el uso de medios telemáticos desde su propio domicilio, siempre que las necesidades del servicio lo permitan y en el marco de la política de conciliación de la vida personal y familiar y laboral de los empleados públicos.”

A raíz de esa orden, en septiembre de 2006, se publica el MANUAL PARA LA IMPLANTACIÓN DE PROGRAMAS PILOTO DE TELETRABAJO EN LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

La Ley 11/2007 incluyó una disposición por la cual El MAP, en colaboración con los MEH, MITYC y MTAS, debían regular antes del 1 de marzo de 2008 las condiciones del teletrabajo en la Administración General del Estado,pero desgraciadamente, esta regulación todavía no se ha producido en España.

Es conocido que el teletrabajo puede ofrecer numerosas ventajas, tanto para la empresa como para el trabajador, e incluso beneficios para la sociedad en general:

  • Ahorros para las empresas de costes de edificios e infraestructuras.
  • Mejora de la productividad de los empleados gracias a la introducción de un modo de trabajo por objetivos, alejado del mero presencialismo.
  • Mejora de la disponibilidad de los trabajadores para trabajar (tormentas de nieve que impiden ir al trabajo, huelgas de transportes, etc.)
  • Mejora de la calidad de vida de los trabajadores (ahorro de tiempo y costes de desplazamiento) lo que genera mayor productividad y satisfacción con la empresa.
  • Beneficio social: Sostenibilidad a través de la utilización de tecnología para reducir las emisiones de CO2. Aprovechamiento de infraestructurass, carreteras, etc. Reducción de los atascos.

En la wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/Teletrabajo) se señalan otras ventajas y desventajas del teletrabajo.

Efectivamente, en USA han tomado la delantera, no sólo con la firma por Obama el 9 de diciembre de 2010 del “The Telework Enhancement Act of 2010” (Public Law No: 111–292), sino con el lanzamiento sendas experiencias de teletrabajo en cuatro agencias federales, recogidas en el informe Implementing Telework: Lessons Learned from Four Federal Agencies. Las principales recomendaciones de este informe son:

Establecimiento de planes y políticas

  • Recomendación uno: Los organismos deben desarrollar  un Plan integral de teletrabajo para su organización antes de julio de 2011.

  • Recomendación dos: Los organismos deben desarrollar políticas de teletrabajo claras y por escrito y acuerdos de teletrabajo.

  • Recomendación tres: La formación para empleados y directivos debe recibir prioridad en la aplicación de la nueva ley.

Administrar en un entorno de teletrabajo

  • Recomendación cuatro: Los organismos deben desarrollar medidas eficaces para asegurar el rendimiento [de los teletrabajadores].

  • Recomendación cinco: los gestores deben basar evaluaciones individuales basadas en rendimiento, no en presencia.

  • Recomendación seis: los organismos deben poner mayor atención en la “gestión por resultados“, y los gestores tendrán que administrar de forma proactiva.

  • Recomendación siete: Los gestores deben supervisar  el rendimiento de los empleados basado en resultados medibles.

  • Recomendación ocho: Los gestores deben adoptar un estilo de gestión más proactiva e “incluyente”.

Proporcionar tecnología para teletrabajadores

  • Recomendación nueve: Los organismos deberían incluir el coste de las tecnologías para teletrabajo en los presupuestos, pero deben permitir a los empleados utilizar sus propios equipos cuando sea práctico.

  • Recomendación diez: los organismos deben concentrarse en las cuestiones de seguridad cuando apliquen las nuevas políticas de teletrabajo.

¿Es posible el teletrabajo en la Administración Española, aunque no se disponga de una ley reguladora como en el caso de USA?. Por supuesto. Aunque no necesariamente vaya a ser fácil, y al menos al principio no podrá ser desarrollado de forma generalizada.

El principal escollo será sin duda el cambio de la concepción de una gestión de los trabajadores orientada a la presencia (física) a una gestión basada en resultados, con independencia de la presencia física (o virtual). Hace poco, en un programa de la tele, el Follonero criticaba la costumbre de tomar café de los funcionarios. Si el resultado de su trabajo se midiese con independencia de donde o cuando se toma un café el funcionario, tal crítica no tendría ningún sentido.

Así pues el teletrabajo se podrá implementar en primer lugar en los tipos de trabajos o funciones que:

  • Tengan bien definidas sus actividades
  • Las operaciones a realizar puedan ser realizadas todas “electrónicamente”
  • Se pueda cuantificar la ejecución de su trabajo según métricas de resultados que sean principalmente de carácter objetivo, no ligadas al tiempo empleado en realizarlas.

Está claro que el alejamiento físico del teletrabajador implica mayor independencia y también tiene riesgos. No todo va a salir bien, ni va a ser igualmente adecuado para unas personas como para otras.

Por eso es buena idea comenzar proyectos piloto de teletrabajo, que vayan abordando poco a poco las posibilidades y que vayan ampliándose a medida que se comprueben los resultados positivos y se vayan resolviendo los problemas que se planteen.

Para terminar, os ofrezco un pequeño análisis DAFO sobre las posibilidades del teletrabajo en las AAPP:

Teletrabajo en las AAPP

Fortalezas Oportunidades
  • La materia prima de las AAPP es, con mucha frecuencia, la información
  • Generalmente, las funciones están bien definidas
  • Existen numerosas tareas administrativas medibles y tasables
  • Muchas unidades administrativas tienen un nivel de implantación tecnológica suficientemente avanzado para permitir la implantación del teletrabajo
  • Aumento de la productividad, la eficiencia y el rendimiento
  • Reducción de costes
  • Mejora del retorno personal de los empleados públicos
  • Ejemplificación de las posibilidades del teletrabajo y de la forma de aprovecharlas para el resto de organizaciones y empresas españolas
Debilidades Amenazas
  • Gestión del trabajo orientado a presencia, no a resultados
  • Temor a perder el control de los empleados si no acuden a la oficina
  • Coste de infraestructuras y dispersión de centros de cálculo de las AAPP
  • Dificultad de mejora de productividad de los trabajadores si no se orienta a resultados
  • No todos los empleados pueden aprovechar por igual las ventajas del teletrabajo.
  • Presión hacia la externalización de servicios, con la justificación de que un servicio externalizado es más productivo