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Ministerios Marca Blanca

Pasaron las elecciones, y llega el momento en el que se constituye el nuevo gobierno, debidamente aprovisionado de sus correspondientes carteras Ministeriales. Probablemente habrá unos cuantos cambios. Los hay siempre: en cada cambio de legislatura, aunque no cambie el partido gobernante, e incluso dentro de la propia legislatura.

Así pues en esta época, quien más quien menos, los trabajadores TIC de la Administración Pública empiezan a prepararse para las posibles remodelaciones. Las remodelaciones afectan a multitud de servicios básicos: nueva página web, nuevas direcciones de correo electrónico (cambia el dominio), nuevas unidades: Secretarías de estado, Subsecretarías, Subdirecciones, etc., nuevo logotipo, con lo que eso implica en papelería y cartelería, etc.

Llegados a este punto, siempre pienso lo bueno que sería tener preparados todo ese conjunto de servicios TI básicos empaquetados en forma de KIT marca blanca, a falta únicamente de aplicarle la marca concreta de cada Ministerio, para empezar a funcionar de forma eficiente y eficaz desde el primer día y al menor coste posible.

Los servicios básicos que, pienso, debería tener ese «KIT Ministerial marca blanca TI» serían:

  • Página WEB completa, basada en un gestor de contenidos estándard, con su correspondiente dominio asociado al Ministerio.
  • Sede Electrónica con su correspondiente Registro Electrónico y sistema de Notificaciones Electrónicas.
  • Correo Electrónico corporativo.
  • Directorio de la Organización, en el que se pueda configurar de forma rápida la estructura orgánica.
  • Servicios de ficheros compartidos en red, con carpetas y permisos predefinidos en función de la estructura orgánica.
  • Servicio telefónico, integrado en el directorio de la organización (tanto móviles como fijos).
  • Servicio de acceso a Internet, con sus correspondientes sistemas de proxy, filtrado, etc. y con acceso a la Red Sara.
  • Servicio de Intranet de soporte a empleados; con espacios para publicar la información necesaria para el funcionamiento interno, incluidas las plantillas de los documentos oficiales, y con su correspondiente gestión de peticiones internas, vacaciones, moscosos, etc.
  • Papelería virtual: plantillas de documentos y presentaciones con el nuevo logotipo del Ministerio.
  • Web colaborativa interna 2.0: wiki, blogs, anuncios/foros, etc.
  • Gestión económica interna, incluida la nómina.
  • Servicio de configuración automática de los escritorios de los usuarios a los nuevos servicios y estructura ministerial.
  • Servicio de soporte a usuarios, con su correspondiente CRM.
  • Y todos estos servicios, por supuesto, con sus correspondientes Medidas de Seguridad y Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) predefinidos.

Quizás también sería interesante un servicio de importación/exportación de usuarios, individualmente o en grupos, junto con su información asociada, que permitan mover rápidamente la información y los permisos entre organizaciones, simplificando esta operación que sin dudar se realizará con frecuencia.

Obviamente, se trata de una lista a vuelapluma. Seguro que a vosotros se os ocurre algún servicio más, pero creo que más o menos lo esencial está recogido. Está claro que se trata de servicios horizontales; los servicios puros de negocio no están ni pueden estar recogidos, pues son específicos y diversos para cada Ministerio, Secretaría de Estado, y en algunos casos hasta de una Dirección General.

Hace ahora un año escribíamos un artículo titulado «Hacia la virtualización de la Administración«. Está claro que las tecnologías de virtualización, y los servicios cloud, debidamente aplicados, podrían y deberían facilitar la creación de este Kit Ministerial Marca Blanca, el cual idealmente podría estar basado en servicios ubicados en una posible Nube Privada de la Administración.

Así por ejemplo, el acceso de los usuarios a los servicios se podría acelerar muchísimo con la adopción de una solución VDI, que estaría preconfigurada con los nuevos servicios. Esta solución además proporciona una característica muy deseable de ubicuidad, pues los funcionarios pueden trabajar en su nuevo ministerio sin levantarse de la silla, únicamente conectandose mediante su cliente de escritorio remoto a los servicios «marca blanca» de su nuevo Ministerio.

De este modo accedemos a otro importante ahorro derivado de la eliminación de la necesidad de los traslados habituales del personal, junto con sus enseres, muebles, sillas, ordenadores, documentos y archivos, que se suelen hacer habitualmente para «juntar» a las personas que trabajan en el nuevo Ministerio.

También podemos tener una importante ventaja desde el punto de vista de la disponibilidad y continuidad del servicio, si diseñamos adecuadamente el sistema de forma redundante, permitiría al personal seguir trabajando incluso en caso de desastre (incendio, inundación) o incidencia grave (obras, traslados) que les impida acudir a su centro de trabajo habitual.

Por último y para terminar la creación de estos servicios sin dudarlo permitirá ofrecer una imagen de funcionalidad, modernidad y eficacia, pero al mismo tiempo de austeridad por los ahorros que se logran, al nuevo gobierno elegido por las urnas.

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Hacia la virtualización de la Administración

Hace cosa de un año abordabamos en éste blog algunas ideas acerca del novedoso concepto, entonces, del cloud computing, y de su relación con algunos aspectos del funcionamiento de la Administración, y en concreto de su utilización (más que de la tecnología, del concepto) para optimizar el funcionamiento de la Administración, o mejor dicho, de las diversas Administraciones que actualmente tienen competencias en España, permitiendo a largo plazo reducir el tamaño de las mismas, sin tener por ello que reducir el alcance o la calidad de los servicios prestados.

De entonces ahora, hemos visto cómo la oferta de cloud computing no ha dejado de aumentar, pasando a encuadrarse más como modelo de negocio que como concepto tecnológico, lo que es un síntoma inequívoco de su entrada en una fase de madurez, lo que Geoffrey A. Moore llamó cruzar el abismo.

Paralelamente, la presión que ejerce el actual contexto de crisis sobre las Administraciones para disminuir costes no ha dejado de aumentar, especialmente sobre los costes estructurales, o sea aquellos centrados en los capítulos 1 y 2.

Así pues, el efecto de ambas fuerzas combinadas, sumado a la sólida base legal existente, cuya principal pieza clave es Ley 11/2007, está dando lugar a una progresiva virtualización de la Administración, que en estos momentos es a todas luces imparable.

Ahora bien, ¿que significa en realidad, y qué consecuencias puede tener el proceso de virtualización de la Administración?

Para empezar, podemos imaginarnos que el traslado del punto de contacto de la clientela, desde la tradicional ventanilla, asociada usualmente a un trámite concreto, hacia una de las modernas sedes electrónicas, va a ir vaciando de contenido a las primeras. De modo similar a cómo los bancos llevan varios años procediendo a un continuado cierre de sucursales, así las Administraciones deben plantearse la reducción progresiva de las sedes físicas donde prestan atención al público, con el consiguiente ahorro en edificios, infraestructuras y personal y servicios asociados, trasladando parte de los ahorros así conseguidos a la mejora de esas sedes virtuales donde prestar de forma más eficaz y eficiente los servicios a los ciudadanos.

Sin embargo, no podemos fijar sólo un objetivo de ahorro como el único efecto de ésta virtualización. Podemos analizar también, por ejemplo, el cambio que está teniendo lugar en el sector del turismo, en el caso concreto de las agencias de viaje on-line. En este caso, las agencias de viaje actúan como gestores de servicios, los cuales no pueden ser virtualizados: viajes, hoteles, actividades de ocio… Pero las enormes ventajas para el cliente de esta forma de comercialización ha producido que, a pesar del importante decrecimiento del volumen de contratación turístico, el volumen de contratación on-line de este mercado viene registrando incrementos continuados.

Desde luego, las Administraciones deberíamos plantearnos la concentración de servicios al ciudadano siguiendo el modelo de «one-stop-shop«, en el cual se puedan realizar todos los procesos asociados a una determinada necesidad de los ciudadanos en un sólo «portal virtual». Así el portal CIRCE es un excelente ejemplo de qué dirección podemos seguir en la virtualización. Otra interesante iniciativa, es el servicio de cambio de domicilio del 060, explicado en este divertido vídeo.

Que tengamos más o menos la idea de cómo debería ser una Administración Virtualizada, desde el punto de vista de los ciudadanos,  no quiere decir que sea fácil. Especialmente en el caso español, cuya estructura administrativa está basada en el diseño territorial y en la gestión por competencias.

Algunas disposiciones recientes, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007, tampoco facilitan las cosas. Abundan por ejemplo en la obligatoriedad de la creación de sedes electrónicas asociadas a los correspondientes organismos administrativos, propagando de este modo el modelo administrativo tradicional en el mundo virtual.

Las buenas intenciones puestas en el 060.es no han dado hasta la fecha más que resultados limitados. En este momento resulta sumamente difícil crear un verdadero portal aglutinador de servicios electrónicos para toda la AGE, y por supuesto inviable para todos los servicios de las Administraciones Públicas españolas.

Tal y como lo veo, el proceso para una virtualización eficaz de la Administración pasa por una simplificación decidida, no ya sólo de los procedimientos, sino de las propias estructuras Administrativas. No sé si hasta el punto de requerir una revisión del modelo de estado actual, pero desde luego lo que se haga debe permitir una integración completa y unificada de procesos de gestión de servicios públicos a todos los niveles y para todas las Administraciones.

En su momento pensé que la Agencia de Servicios Públicos Electrónicos podría ser la herramienta para conseguir estos objetivos. Pero la verdad ya estoy aburrido de repetirlo. A veces me recuerdo a mi mismo a Juan el Bautista, cuando dijo: «soy la voz que clama en el desierto…»