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OCDE: Reforzar la Administración Digital para una Administración Pública más estratégica en España

Jueves, 17 julio, 2014
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El pasado 4 de julio se publicó el informe Spain: From Administrative Reform to Continuous Improvement de la OCDE.  Uno de sus capítulos se denomina Strengthening digital government for a more strategic public administration in Spain. Por su interés, voy a seleccionar algunos de los textos que aparecen y los voy a reflejar aquí. No emitiré ninguna opinión al respecto, excepto por el hecho mismo de la selección, e intentaré que la traducción sea lo más fiel posible al original. En todo caso, para cualquier contraste o verificación, la información está disponible en Internet en las direcciones señaladas.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) han cambiado radicalmente la forma de incrementar la productividad en las administración y en la sociedad en los paises miembros de la OCDE. El uso estratégico de las TIC permite mejorar la eficiencia interna mediante la reorganización de los procesos internos. Además, permite mejorar la eficiencia mediante una entrega de servicios más apropiada para los proveedores y los usuarios.

Además, la simplificación de la administración al eliminar barreras para los negocios, facilita la interacción entre las empresas y el sector público, y puede facilitar la creación de nuevas empresas.

Sin embargo, para conseguir estos resultados, es imperativo establecer el marco legal y regulatorio apropiado, desarrollar las habilidades y capacidades necesarias, y tener una estructura de gobernanza clara que apoye la coordinación y colaboración, no sólo entre los diferentes niveles de la Administración, sino también, cada vez más, con los agentes del sector privado.

[...]

 

Un nuevo modelo de gobernanza y organización para la gestión de las TIC en la Administración General del Estado.

Para apoyar la adopción e implementación de una visión estratégica para la administración central centrándose en alcanzar economías de escala mediante la consolidación de infraestructuras, servicios y compras, las subcomisiones de CORA reconocieron la relevancia de rediseñar la organización actual y crear una estructura de gobernanza que haría más fácil alcanzar los objetivos de racionalización y una mejor gestión del común los recursos.

CORA crea la figura del CIO de la Administración General del Estado, que debe liderar el proceso de cambio y articular la política del Gobierno en las TIC para la AGE. Con el apoyo de un nuevo Consejo TIC, con representación de los CIO de los Ministerios y de los principales Organismos autónomos, identificará oportunidades de lo que puede ser compartido y por cuanto tiempo debe permanecer bajo la competencia y responsabilidad de cada Ministerio. Esto podría ayudar a identificar oportunidades para la racionalización y la creación de economías de escala.

El CIO debe también liderar los esfuerzos de consolidación de las TIC (de procesos comunes, servicios, etc.), lo que incluye crear una visión única para coordinar y centralizar las decisiones sobre las adquisiciones, racionalizando así los costos de adquisición de TIC y estimulando la consolidación de los sistemas.

El CIO también liderará las decisiones técnicas y coordinará las actividades específicas con la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica dentro del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, que es la máxima autoridad dentro del gobierno central con respecto al Impulso de la Administración Electrónica.

Para habilitar al CIO, el CORA prevé la creación, bajo su liderazgo, de una Agencia responsable para la consolidación y desarrollo de un catálogo de infraestructuras y servicios comunes horizontales. Esta agencia proveerá servicios comunes de las TIC a la administración pública como un todo y le ayudará a optimizar el desarrollo de infraestructuras y servicios sectoriales.

Hay un amplio reconocimiento de la existencia de un cuerpo de funcionarios especializados en la gestión de las TIC y con un alto nivel de capacitación técnica y conocimiento de la materia y los procesos de negocio relacionados. Es un recurso clave para ser utilizado estratégicamente; y de hecho parece que la intención es reutilizar los recursos humanos disponibles en la Administración. La resignación de personal disponible es clave, pero requiere un claro plan de movilidad de recursos humanos y un enfoque común para el desarrollo de las habilidades TIC esenciales.

En el corto plazo, las necesarias acciones del CIO incluyen la adopción de criterios claros que se aplicarán para la selección de los recursos humanos para la dotación de personal de la nueva agencia. Adicionalmente, la claridad en las competencias legales y concretas de la Agencia será esencial para que el CIO pueda desarrollar un modelo de gobernanza claro y los criterios para guiar la dotación de personal de la agencia, no sólo durante la fase inicial, sino también a largo plazo.

Una vez que la Agencia esté plenamente operativa y sea capaz de ofrecer servicios comunes, será esencial garantizar que estos servicios se utilizan progresivamente. Hay varias opciones, desde que sea obligatorio de partida, hasta centrarse en aquellos que sean de origen colaborativo, permitiéndose a las unidades unirse voluntariamente y eventualmente hacer obligatorio para todas las instituciones la utilización de estos servicios. Pueden derivarse hostilidades por la percepción de una disminución del poder y los recursos financieros, aunque algunas unidades  de la Administración recibirán,  en su lugar, con satisfacción, la centralización de la prestación del servicio, especialmente si está apoyada con un caso de negocio, donde se destaquen los beneficios.

Por otra parte, la entrega de un completo catálogo de servicios a un número creciente de instituciones requerirá la disponibilidad adecuada de los recursos humanos.

Como cuestión de hecho, la CORA legítimamente reconoce que la organización de las TIC en la administración general del estado también requerirá la consideración de un rediseño de las estructuras de personal de TIC de los departamentos y definir las funciones a ser realizadas por personal de la AGE sean apoyadas a través de outsourcing por empresas externas si es necesario,  y reordenar las relaciones entre las posiciones de acuerdo a las funcionalidades anticipadas.

La nueva gobernanza y modelo organizativo previsto por CORA constituye un primer y estratégico sólido intento para corregir los casos de uso e implementación de las TIC de forma disfuncional e ineficiente y está en consonancia con las buenas prácticas de la OCDE.

Sin embargo el reto estará en equilibrar la necesidad de centralizar las decisiones para lograr mejor las economías de escala, racionalización y sinergias, y el enfoque en usar la creación del CIO y del Consejo para estimular la coordinación a nivel central. Esto requerirá superar la previsible resistencia puesto que abordar el desafío requerirá un cambio en la cultura organizacional.

Finalmente, un mandato claro es sólo una de las condiciones claves que permitirá al CIO llevar a cabo el ambicioso plan bajo su responsabilidad. El CIO debe poder contar con el apoyo continuo de los principales líderes políticos en el corto, medio y largo plazo, independientemente de los cambios en el gobierno, así como suficientes recursos financieros y  humanos; medios que, por el momento, se encuentran en otros departamentos.

El CIO, sin embargo, tendrá que ser capaz de contar pronto con una agencia completamente equipada

Abordar estas cuestiones pendientes con el menor retraso será esencial para permitir que el CIO realice las tareas previstas y aplique el ambicioso programa bajo su responsabilidad.

 

Datos Abiertos, Reutilización y Transparencia: La Administración entregando valor a la sociedad

Martes, 3 junio, 2014

La unidad mínima de información es el dato. En un contexto digital, especialmente cuando la información está estructurada, podemos entender los repositorios existentes como inmensos yacimientos de datos. Esos datos, cuando se hacen accesibles, permiten que terceras personas hagan uso de ellos, con lo cual se genera un valor que hasta entonces estaba latente.

Alberto Ortiz de Zárate. Datos Abiertos: materia prima para generar riqueza y promover la transparencia.

La información generada desde las instancias públicas, con la potencialidad que le otorga el desarrollo de la sociedad de la información, posee un gran interés para las empresas a la hora de operar en sus ámbitos de actuación, contribuir al crecimiento económico y la creación de empleo, y para los ciudadanos como elemento de transparencia y guía para la participación democrática.

Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público.

… data should be open and available by default and exceptions should be justified – not the other way around as is too often the case still today. Access to public data also has an important and growing economic significance. Open data can be fuel for innovation, growth and job creation. The overall economic impact across the whole EU could be tens of billions of Euros per year.

Neelie Kroes. Public Data for All.

Las políticas de apertura de la información, que propician la disponibilidad y la reutilización generalizadas de la información del sector público con fines privados o comerciales, con restricciones mínimas o nulas de carácter jurídico, técnico o económico, y que favorecen la circulación de la información no solo para los agentes económicos, sino también para el público, pueden desempeñar una función importante a la hora de impulsar el desarrollo de nuevos servicios basados en formas novedosas de combinar y utilizar esa información, estimular el crecimiento económico y promover el compromiso social. No obstante, para ello es preciso garantizar, en lo que respecta a la oportunidad de autorizar o no la reutilización de documentos, una igualdad de condiciones en toda la Unión que no se puede conseguir si depende exclusivamente de las normas y prácticas diferentes de los Estados miembros o de los organismos del sector público interesados.

Directiva 2013/37/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 26 de junio de 2013,
por la que se modifica la Directiva 2003/98/CE relativa a la reutilización de la información del sector público.

Estamos ante una norma que hará que España deje de ser uno de los pocos países europeos sin Ley de Transparencia y, por esta razón, queremos tener la mejor posible. Una Ley completa en términos de obligaciones de transparencia de nuestras administraciones, que garantice el derecho de todos los ciudadanos a acceder a la información pública y que refuerce la responsabilidad de los gestores públicos en el ejercicio de sus funciones y en el manejo de los recursos que son de todos.

Soraya Saenz de Santamaría. Portal de la Ley de Transparencia.

La transparencia, el acceso a la información pública y las normas de buen gobierno deben ser los ejes fundamentales de toda acción política. Sólo cuando la acción de los responsables públicos se somete a escrutinio, cuando los ciudadanos pueden conocer cómo se toman las decisiones que les afectan, cómo se manejan los fondos públicos o bajo qué criterios actúan nuestras instituciones podremos hablar del inicio de un proceso en el que los poderes públicos comienzan a responder a una sociedad que es crítica, exigente y que demanda participación de los poderes públicos.

Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

No cabe duda de que insignes figuras en el ámbito de lo público, y también importantes directivas y normas comunitarias y estatales, insisten en el valor potencial de los datos y la información públicas, tanto por su valor económico como social.

La generación de valor y la generación de confianza en las Administraciónes Públicas deben ser un objetivo primordial para los que nos dedicamos a ésto. Pero, ¿lo estamos consiguiendo?. ¿Cuáles podrían ser las preguntas esenciales en éste ámbito?. Hagamos el ejercicio:

  • ¿Es suficientemente comprendido y aplicado en las AAPP el concepto de Datos Abiertos?
    • Si no fuese así, ¿Qué podríamos hacer para mejorar su comprensión y aplicación?.
    • ¿Que argumentos podemos dar a los gestores/decisores para facilitar los recursos necesarios para ejecutar políticas de datos abiertos en las AAPP?
  • ¿Estamos obteniendo todos los resultados posibles dela gracias a la Reutilización de los Datos Abiertos de las AAPP?.
    • ¿Se están cumpliendo las previsiones del mercado respecto al volumen del sector infomediario?.
    • Si no fuese así, ¿porqué?, ¿cómo solucionarlo?
    • ¿Qué está sucediendo a nivel europeo?
    • E, incidentalmente, ¿qué hay de la reutilización del software desarrollado por y para las AAPP?
  • ¿Es bien entendido el concepto de Transparencia, especialmente en lo que aplica a dar publicidad a la información relevante sobre las actividades de las AAPP y a ejecutar políticas de rendición de cuentas?
    • ¿Cuales son los principales obstáculos económicos, organizacionales, y culturales para hacer una buena política de transparencia?
    • ¿Cómo superarlos?

Estás son las preguntas que estarán sobre la mesa “Datos Abiertos, Reutilización y Transparencia: La Administración entregando valor a la sociedad” que se celebrará el próximo viernes en el evento ASTICNET en El Escorial, y que contará con Marc Garriga (DesideDatum Data Company y EPSI Platform), Chus García (Coordinador de W3C España y Responsable del área de Estándares W3C y Accesibilidad en la Fundación CTIC), Salvador Soriano (Coordinador de Área en contenidos digitales – Regulación, políticas, desarrollo negocio en el Ministerio de Industria), Honorio Enrique Crespo Diaz-Alejo (Jefe de Departamento y responsable del proyecto Open Data del Ayuntamiento de Madrid) y Enrique Martín (Business Development Manager at Vodafone) y que tengo el honor de coordinar.

Estas son las preguntas, y las respuestas…

The answer, my friend, is blowing on the wind…

Consulta Pública sobre el Acuerdo de Asociación de España 2014-2020

Miércoles, 9 abril, 2014

captura.80El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha abierto en su web una consulta pública para colaborar en la definición del Acuerdo de Asociación de España para los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos 2014-2020.

En el Informe aprobado por el Consejo de Ministros el 21 de marzo de 2014, se explica que

El Acuerdo de Asociación, documento estratégico que se redacta teniendo en cuenta el principio de partenariado, plantea como principal reto para España la necesidad de incrementar la productividad y la competitividad y promover el empleo en un marco de consolidación fiscal y de restricción del crédito. A su vez, sigue el objetivo general de la Unión Europea de lograr la cohesión económica, social y territorial. Para su elaboración se han llevado a cabo análisis sectoriales de cada uno de los objetivos, incorporando la perspectiva territorial con el fin de explorar las oportunidades de todas las regiones.

[...]

El Objetivo Temático 2, TIC, absorberá una ayuda superior a los 2.000 millones de euros, orientados a completar la extensión de las redes de banda ancha ultrarrápidas, a proyectos que impulsen el desarrollo de la economía digital en España, así como a la mejora de la prestación de servicios públicos a través de la Administración Electrónica, todo ello en línea con la Agenda Digital para España.

No cabe duda de que es un documento importante. No sólo por los importes económicos, en forma de ayudas provenientes de la UE, que promete, sino por la necesidad de definir la estrategia y las acciones concretas que van a ser apoyadas por estos programas.

Así, en el ámbito de las TIC, está disponible el Análisis del Objetivo Temático 2: Mejorar el uso y la calidad de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y el acceso a las mismas, donde se realiza un análisis bastante completo de la situación de las TIC a nivel europeo y español, con bastante información estadística.

En particular, y yendo a lo que nos ocupa en este blog, vemos que en cuanto a la disponibilidad de servicios de Administración Electrónica, España está en una muy buena situación si nos comparamos con el nivel medio europeo, aunque un poco por debajo si hablamos de la utilización real de esos servicios.

También es interesante observar cómo la compra pública de TIC en la AGE (1.452 M€ en 2012) se ha mantenido o incluso ha crecido levemente respecto a la facturación del sector TIC en el periodo 2009-2012 (1,81% en 2012), lo cual se ha logrado a pesar del descenso en valores absolutos del gasto TIC en el mismo periodo.

También vemos que los Ministerios de Industria, Energía y Turismo y Empleo y Seguridad Social son los que destacan por una mayor proporción de gasto TIC (alrededor del 10%) sobre el presupuesto operativo total.

En la parte final del documento se proponen un conjunto de actuaciones destinadas a “la mejora de la prestación de los servicios públicos a través de las TIC y la modernización de la administración electrónica“, y para ello:

  • Avanzar hacia una Administración integrada en la sociedad con servicios públicos de calidad centrados en ciudadanos y empresas.
  • Incrementar el uso de los servicios públicos electrónicos por parte de ciudadanos y empresas.
  • Racionalizar y optimizar el empleo de las TIC en los servicios públicos.
  • Mejorar la cooperación y colaboración con organizaciones, empresas y agentes sociales.
  • Emplear de la tecnología para eliminar la brecha digital.
  • Modernizar de los servicios públicos a través de las TIC.
  • Impulsar la eficiencia en la prestación de los servicios públicos.
  • Refuerzo de los productos y servicios TIC en los centros de investigación e innovación y en su aplicación a la educación, así como el desarrollo de contenidos y de la e-educación en todos los niveles, haciéndola accesible al medio urbano y rural.

Se trata en realidad de propuestas bastante genéricas, pero luego desarrolladas en medidas concretas al final del documento, en los apartados OE.2.3.1. Promover los servicios públicos digitales, la alfabetización digital, e-aprendizaje, e-inclusión, e salud. y OE.2.3.2. Reforzar el e-gobierno, e-cultura y la confianza en el ámbito digital.

Puesto que este documento está abierto a comentarios y sugerencias, hasta el viernes 11 de abril de 2014, animo a los interesados a enviarlos a lo buzones que figuran en la propia página: cpsaaconsulta@sepg.minhap.es y programacionterritorial@sepg.minhap.es.

 

Un ejercicio de transparencia

Sábado, 5 abril, 2014

El día uno de enero de 2014, el Defensor del Pueblo publicó en el BOE la convocatoria de un procedimiento para la selección del Técnico Jefe del Área de Servicios Generales de la Institución (Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, Infraestructuras e Instalaciones).

Cuando ví esta convocatoria me gustó, y presenté una solicitud para participar en la misma. De este modo, he tenido el placer de vivir de primera mano y disfrutar del proceso, y quiero ahora hacer unos breves comentarios sobre el mismo.

Lo más singular de este proceso selectivo es que, a diferencia de otros, en éste se pedía el desarrollo de un “Proyecto de modernización del Sistema de Información del Defensor del Pueblo”. El proceso selectivo en sí, consistía en un conjunto de pasos en los que se verificaba el cumplimiento por los candidatos de una serie de requisitos y la evaluación tanto de sus méritos como, principalmente, del proyecto solicitado.

En un poco usual ejercicio de transparencia para este tipo de procesos en la Administración Pública, todos los pasos del procedimiento han sido hechos públicos en la web del defensor del pueblo, lo cual, junto con la abundante información disponible en su propia web, que incluye tanto aspectos organizativos como técnicos y económicos, y la información publicada por CORA sobre las diversas instituciones del Defensor del Pueblo a nivel estatal y autonómico, ha permitido a la Comisión de Valoración efectuar una selección que debemos entender como muy ponderada, y por lo tanto bastante ecuánime.

Finalmente, el proyecto que presenté no me permitió resultar elegido, aunque sí quedar entre los finalistas, juntamente con Montaña Merchán, con quien he compartido una larga andadura en la Administración.

Sé que sería difícil lograr que los procesos selectivos de personal directivo en las Administraciones Públicas alcanzaran tal grado de transparencia, pero al menos sería deseable que las convocatorias para cargos de libre designación estuviesen realmente abiertas a la participación de los posibles interesados, que los méritos exigibles para el puesto fuesen realmente los que se necesitan para su desempeño, y que tales méritos fuesen los que se utilizan para elegir el mejor candidato.

Como se decía no hace mucho en el blog Trabajando más por un poco menos, la libre designación no es un cargo de confianza. Especialmente en los puestos de carácter marcadamente técnico, y específicamente en aquellos relacionados con las Tecnologías de la Información, no parece muy adecuado el procedimiento, a veces utilizado, de buscar entre la lista de contactos alguien que pueda valer para el puesto y luego anunciar en BOE una plaza diseñada específicamente para el curriculum del precandidato, sea ésta alineada con el trabajo que va a desempeñar o no.

En fin, como no podía ser menos, y en linea con la transparencia del proceso en el que he participado, dejo en el dominio público el proyecto que presenté, para que cualquiera, sea propio o ajeno, pueda, llegado e caso, sacar provecho del mismo.

Un saludo a tod@s.

 

 

Datatopia: las Tecnologías de la Información en el 2030

Viernes, 21 febrero, 2014

Interesante ejercicio el que ha planteado Gartner: Datatopia, Four Future Scenarios On The Role of Information and Technology in Society, Business and Personal Life, 2030.

Tras una convocatoria, muy abierta, a potenciales contribuidores para aportar sus visiones en el inescrutable mundo del futuro a 17 años, ha recogido y analizado las respuestas, y ha clasificado los mundos posibles según uno de sus tradicionales cuadrantes, a los cuales Gartner es tan aficionado. En ese mundo futuro, las visiones nos llevan a una de cuatro posibilidades:

  • Sociedad, Inc (controlado pero en conflicto)
  • El aprendiz de brujo (conectado pero anárquico)
  • El salvaje oeste digital (anárquico y en conflicto)
  • Datatopia (conectado y controlado)

Hay ideas, de nuevo según el análisis de Gartner, se repiten en la mayoría de las visiones, algunas de ellas inquietantes:

  • La tecnología nunca muere: almacenamiento, proceso e integración seguirán creciendo continuamente.
  • El cibercrimen seguirá su avance: no sólo conseguirá los datos privados, sino que los modificará. No sabremos si la información que vemos es fiable o no.
  • Las máquinas se hacen listas: asistentes digitales para todo.
  • Los datos cobran vida (Data Gets an “Attitude”): los datos te buscan a tí, en lugar de esperar sentados en una base de datos a que los busques.

Luego agrupa hasta 16 tendencias “utópicas” y 8 tendencias “distópicas“. Es evidente, por la dinámica del estudio, y adecuado también, que haya más visiones positivas que negativas. A pesar de ello, en el ámbito “social” es donde hay mas dudas, y donde se prevén de forma equiparable utopias y distopias sociales. Vaya por delante que me parece un ejercicio muy interesante, digno de leer, y que probablemente contenga bastantes ideas o tendencias que se irán haciendo realidad en los próximos años.

Hay que tener esas ideas en cartera, pues cuando haya signos evidentes de que se “materializan” estaremos más preparados para actuar en consecuencia. No obstante, ello no quiere decir que su probabilidad sea necesariamente alta. Más bien será baja, por mucho que nos ilusionen algunas de ellas, o temamos otras.

La estrategia a seguir, desde un punto de vista “rentable” sería la que recomienda NN. Taleb (ya sabéis, el de El Cisne Negro) para las inversiones en bolsa: hacer apuestas seguras (de bajo riesgo) para la mayoría de nuestro “capital”, pero dedicar una pequeña cantidad del mismo para apuestas “inseguras”, siempre y cuando, si se cumplen, representarían para nosotros un inmenso beneficio.

Dicho esto, habría que establecer dos condiciones de contorno de este estudio, quizás bastante obvias, pero para que nadie se llame a engaño:

  • Es un estudio sobre el futuro de las Tecnologías de la Información, por lo tanto, asume que las TI seguirán existiendo, y tendrán un papel dominante, en ese futuro. Descarta por tanto la hipótesis de “catástrofe digital”: El Cántico a San Leibowitz no está entre estos futuros posibles.
  • Es un estudio hecho por humanos, por lo tanto, también los humanos sobrevivimos y tenemos un papel dominante en ese futuro. Hipótesis del estilo de Matrix o Terminator (mundos dominados por máquinas) no tienen pues cabida.

Tras todo esto, el ejercicio hecho por Gartner, notable, interesante e innovador. ¿Están incluidas en el mismo las Administraciones Públicas?. Por supuesto, siempre y cuando las AAPP sigan desempeñando su papel vertebrador en la sociedad, lo cual, ¡esperamos que así sea!.

¿Deberían las Administraciones Públicas hacer estudios de prospectiva sobre la evolución de la aplicación de la tecnología en ellas, en plazos superiores a 10 años?. Hombre, no sería mala idea.

Realmente no he visto todavía un estudio de estas características, pero sí tenemos por ejemplo, como referencia cercana, el artículo de Gerardo Bustos 10 rasgos del empleado público en 2050. Inquietante también este artículo: anticipa, por ejemplo, la aparición de “funcionarios robots”.

Hmmmm… ¿No os dá un poquitito de miedo? D:

El PDF como puente entre el mundo físico y el mundo digital

Viernes, 14 febrero, 2014

Con frecuencia hablamos de Servicios de Tecnología, de Aplicaciones Informáticas o de Sistemas de Información, pero con menos frecuencia hablamos de la información en sí, en particular de cómo está esa información construida, almacenada y transmitida. Queremos hablar hoy del formato de la información digital.

Hay miles de formatos de ficheros digitales diferentes. En la Wikipedia se recogen unos 10.000, pero ella misma dice que no están ni mucho menos todos. Tradicionalmente, solo un programa o aplicación era capaz de abrir un determinado tipo de formato, porque para cada programa el programador se inventaba el formato de los datos que quería.

Hasta tal punto esto era general que solo una mínima parte de estos formatos son abiertos, es decir con especificaciones públicas sobre su contenido, y aún menos los reconocidos como estándares oficiales u oficiosos.

pdf_iconUno de los más importantes formatos de archivo, si no el más, es el formato PDF.  Como se indica en Wikipedia,

Cada fichero PDF encapsula una descripción completa de un documento plana de diseño fijo , incluyendo el texto, tipos de letra , gráficos y otros datos necesarios para que aparezca. En 1991 , el co-fundador de Adobe Systems,  John Warnock, esbozó un sistema llamado “Camelot” que dió origen al PDF

El PDF es un formato orientado a la página, destinado a verse pero no a modificarse. No es un buen formato intermedio para recuperar información a incluir en otros formatos de documentos. El éxito de PDF se puede explicar porque, debido a su estructura final y fija, hace que sea un buen medio de intercambio y almacenamiento de información a largo plazo.

Sin embargo, yo creo que hay una razón más profunda y más humana: el PDF es lo más parecido que encontramos dentro de un ordenador a un documento tradicional en papel. Los no-nativos digitales hemos ido a la escuela cargados de libros y de cuadernos de papel. Hemos estudiado la universidad e incluso hemos trabajado muchos años con diversos tipos de hojas, folletos y documentos “materiales” que vienen usándose desde la época de los egipcios.

Ahora tenemos ordenadores y en ellos desarrollamos la mayor parte de nuestro trabajo, sin embargo añoramos todavía esas hojas de papel que se deslizaban por nuestras manos. Nos gusta, y por eso nos gusta el PDF, porque nos lo recuerda. Nos hace también confiar más en él, de forma instintiva.

Otro aspecto psicológico importante es el de la perdurabilidad. Cuando veis un documento en vuestra pantalla, ¿no os parece que en cualquier momento puede desaparecer, o modificarse, o cambiar los márgenes o los colores o lo que sea?. Tenemos tendencia a desconfiar de la solidez de lo digital.

Pero de entre todos, el PDF nos promete una mayor inalterabilidad y permanencia, y no sólo es una impresión subjetiva: es también un hecho que se ha hecho realidad gracias a la evolución de este formato una de cuyas variantes estándares se denomina precisamente PDF/A (PDF for Archive) y está destinado a ser guardado durante muchos años y luego recuperado y poder seguir recuperando correctamente su contenido.

Cintas Univac. Fuente: Wikipedia

Cintas Univac. Fuente: Wikipedia

Me viene a la memoria unas cintas que teníamos, hace muchos años, en el CPD del Industria. Se trataba de unas cintas de nuestro UNIVAC 1100, y que probablemente contenían datos históricos de algunos sistemas que llevaba el Ministerio de Industria.

Al cabo de un año, mas o menos, de llegar yo, como resultado de un proceso de “downsizing“, el UNIVAC fué desmontado, y reemplazado por “sistemas abiertos”, pero allí quedaron las cintas guardadas… cintas que no sólo no se podían leer, sino que incluso aunque encontrásemos la forma de leerlas (había empresas que se dedicaban a ello), simplemente no podríamos interpretar su contenido.

Así que la perdurabilidad de la información digital es una cuestión importante. Recuerdo también que, muchos años después, cuando se empezaba a cacharrear con la firma electrónica y los PKI, los documentalistas y los notarios plateaban una cuestión de durabilidad. En efecto, había documentos legales que tenían efectos por más de 50 años. Si hay que verificar la firma electrónica de un documento dentro de 50 años, ¿quién nos asegura que la empresa o entidad que gestiona la correspondiente PKI sigue existiendo entonces?.

Ya hemos dicho que existe una versión del formato PDF que está diseñada para la perdurabilidad (PDF/A), pero debemos añadir también una inteligente característica de este formato, y es que mantiene siempre la compatibilidad “hacia atrás”, es decir, que cada nueva versión del formato, acompañada de una nueva versión del lector, permite ademas seguir leyendo todas las versiones anteriores.

De modo que hasta ahora tenemos dos cosas:

  • Un formato digital, PDF (propietario), que se ha generalizado con el uso, ya que cumple muy bien una necesidad básica, la representación de la información física en el mundo digital de forma aceptable por los humanos.
  • Una característica necesaria, la perdurabilidad, que en general escasea en el mundo digital.

Pero aún nos faltan otras tres cosas:

  • La adición de características y funciones de garantía, en relación al contenido, en relación a la autoría del mismo y a posibles validaciones (firma digital), en relación al momento en que el documento ha sido firmado y por lo tanto cobra validez (sellado de tiempo), y en relación a que todo esto pueda comprobarse en el futuro aunque las fuentes externas de prueba ya no estén disponibles (autocontenido).
  • Un estándar formal y abierto, que nos otorgue conformidad e interoperabilidad en el uso.
  • Un proceso de adopción oficial con valor legal por los organismos públicos que otorgue validez a todos los efectos de la información representada en este formato digital, y que regule y promueva la publicación oficial en este formato, incluso llegando a eliminar la tradicional publicación en papel.

Como os podéis imaginar, estos tres puntos están bastante relacionados entre sí. El proceso de generalización del uso del PDF y su adecuación a un conjunto de necesidades analógico-digitales se vió acompañado y reforzado con los procesos de estandarización, de los que algunos de los más importantes son:

  • PDF/A-1, estandarizado como ISO 19005-1:2005, basado en un subconjunto de la especificación PDF 1.4 de Adobe
  • PDF/A-2 y PDF/A-3 estandarizados posteriormente como ISO 19005-2:2011 e ISO 19005-3:2012 basados en ISO 32000-1:2008, a su vez apoyado en la especificación PDF 1.7 de Adobe
  • PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), que es un conjunto de restricciones y extensiones de la ISO 32000-1 para adecuarla al uso de la firma electrónica avanzada en el marco de la Directiva UE 1999/93/EC. Este estándard ha sido publicado por ETSI (European Telecommunication Standards Institute) como TS 102 778.

DNIE ejemploEn este punto, ya vemos los avances realizados en la evolución e integración del PDF con la firma electrónica y su estandarización, pero además ya vemos que comienza la plena eficacia legal de los documentos PDF firmados electrónicamente.

Así la adopción oficial ha ido avanzando, y según publicaba Adobe a modo de ejemplo, hay ya muchas organizaciones que establecen, recomiendan, o aceptan el formato PDF o PDF/A para el archivo a largo plazo de documentos digitales:

Organización Standard Aplicación
U.S. Library of Congress PDF/A Recomienda
U.S. National Archives and Records Administration (NARA)  PDF/A Acepta
European Commission (MoReq)  PDF/A  Recomienda
German government (SAGA v4 )  PDF/A  Recomienda
French government  PDF/A  Recomienda
Dutch government  PDF/A  Obliga
National Archives of Sweden  PDF/A  Acepta
Austrian National Library  PDF/A  Recomienda
National Archives of Norway  PDF/A  Recomienda
Organization for the Promotion of Automated Accounting  PDF/A  Recomienda
Brazilian federal legislature  PDF/A  Obliga
U.S. Courts  PDF  Obliga
Victoria, Australia, Public Record Office  PDF  Obliga
Italian government archiving standard  PDF  Acepta
Taiwan National Central Library  PDF  Recomienda

Y por supuesto es obligado mencionar que la Guia Técnica del Esquema Nacional de Interoperabilidad del Catálogo de Estándares establece el estándard PAdES (ETSI TS 102 778-3) así como los formatos PDF y PDF/A como estandares en el Estado español.

En cuanto a la utilización con plenos efectos legales de documentos en formato PDF, habría infinidad de ejemplos, pero vamos a citar únicamente dos:

En definitiva, el “humilde” PDF, es una pieza clave en nuestro viaje desde el mundo físico al mundo digital, tanto por factores sicológicos como tecnológicos y legales.

Bueno, hasta aquí vamos a llegar por hoy. Hemos pasado de un artículo mas bien filosófico a otro un poco mas “próximo”. ¿Cuál os ha gustado más?.

¿Cómo puede revertirse la entropía del universo?

Lunes, 10 febrero, 2014
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La última pregunta se formuló por primera vez, medio en broma, el 21 de mayo de
2061, en momentos en que la humanidad (también por primera vez) se bañó en
luz.

Isaac Asimov. La última pregunta.

En este delicioso cuento corto de Isaac Asimov plantea la que supuestamente sería la última pregunta del universo, ya que, según la teoría termodinámica, la cantidad de entropía total en el universo siempre aumenta, y por lo tanto el destino final del universo es la desaparición de cualquier forma de energía útil, y por lo tanto, su extinción.

Pero no vamos a adelantar, aún, la respuesta a esta pregunta, puesto que el motivo  de este artículo no es hablar de respuestas, sino, precisamente, de las preguntas.

Juzga más al hombre por sus preguntas que por sus respuestas. Voltaire.

El “white paper” What are Key Performance Questions?, del Advanced Performance Institute, trata de un elemento clave en la implantación de la estrategia de las organizaciones, que se encuentra entre la estrategia de alto nivel y la generación de indicadores (KPI) para medir la ejecución de esa estrategia: las Preguntas Claves (KPQ – Key Performance Questions).

Es bastante frecuente en las organizaciones que nos encontremos con, a veces, numerosos indicadores y cifras que pretenden reflejar nuestra actividad o la de los servicios que prestamos. Pero también con frecuencia, no está muy claro que esa superabundancia de cifras tenga algún significado útil.

Muchas veces no se mide lo que se necesita medir, sino lo que es fácil medir. Otras veces se obtienen cifras globales y genéricas, que cuesta mucho relacionar con la efectividad de nuestro funcionamiento, y sobre todo de nuestro propósito o misión como organización.

Como consecuencia, tenemos mucha información, pero no resulta útil para analizar si lo estamos haciendo bien y tampoco qué podemos hacer para mejorar. Esto crea un trabajo extra de recogida de información que se percibe como una carga más que como una ayuda, y también produce desconcierto tanto en el que genera información como en el que la recibe.

¿Porqué pasa todo ésto?. Porque buscamos las respuestas sin haber buscado antes las preguntas correctas. En muchas ocasiones, es incómodo hacer preguntas. Resulta incómodo que nos interroguen sobre aspectos de nuestro trabajo. Pensamos que se nos está sometiendo a un escrutinio porque se desconfía de nosotros.

Sin embargo, la esencia del progreso, así reconocido en el método científico, es la elaboración de preguntas. El documento antes mencionado afirma:

“Las preguntas tienen un impacto físico, mental y emocional en nosotros como seres humanos. Una vez que alguien nos ha hecho una pregunta, desencadena un mecanismo de búsqueda en nuestro cerebro. Este es el comienzo de un proceso de reflexión y pensamiento que constituye el inicio del aprendizaje.”

El documento del Advanced Performance Institute hace luego unas propuestas de cómo deben ser las Preguntas Claves (KPQ):

  • las Preguntas Claves tienen que estar enlazadas con la estrategia de la organización
  • hay que involucrar a la gente implicada en el diseño de las Preguntas Claves
  • las Preguntas Claves tienen que ser abiertas (no cerradas)
  • las Preguntas Claves tienen que enfocarse en el presente y en el futuro (no en el pasado)
  • las Preguntas Claves deben ser cortas y claras
  • las Preguntas Claves  se refinan con el uso

Así podemos ver si “La última pregunta” de Asimov cumple todos estos requisitos:

  • La (posible) reversión de la entropía esta claramente relacionada con el destino del universo.
  • La pregunta la plantean los humanos, los cuales están claramente implicados (suponemos).
  • La pregunta es abierta: no dice si es posible sino cómo podría hacerse.
  • Se dirige al futuro
  • Es corta y clara
  • Si leéis el cuento de Asimov, veréis cómo se va planteando una y otra vez, mejorando con el uso.

Estas reflexiones se pueden aplicar no sólo al proceso de diseño y ejecución estratégico, sino a cosas más humildes como cualquier proyecto informático. En un proyecto informático típico, tenemos cuatro fases principales:

  1. Definición (diseño)
  2. Construcción (desarrollo)
  3. Transición (pruebas, validación, entrega)
  4. Operación (explotación)

Las fases más difíciles son, sin duda alguna, la primera y la tercera, porque es donde se hacen las preguntas: “¿qué es lo que queremos hacer?” y “¿hemos hecho lo que queríamos?“, pero también son las más importantes, pues son las que mayor impacto tienen en el producto o servicio final: Si el producto es realmente lo que necesitamos, y si funciona realmente como necesitamos que funcione.

Por todo ello, es en estas dos fases más críticas donde se necesita gente más preparada y conocedora tanto del negocio como de la tecnología.

Desgraciadamente, son justo estas dos fases donde menos recursos se suele destinar. En la fase de definición, muchas veces se concluye con unas especificaciones cuando menos vagas y “volubles”. En la fase de pruebas, incluso aunque esté correctamente planificada, es frecuente que sea víctima de un “salto” producido por el retraso de las actividades de construcción y la presión del negocio para la entrega del producto en las fechas acordadas.

Estos son problemas tan frecuentes que se han creado las denominadas metodologías ágiles que precisamente abordan el problema de las difíciles preguntas (y respuestas) en diseño y pruebas mediante un método iterativo de “ensayo y error”.

En general, la provisión de servicios TI será siempre un proceso iterativo, pues no sólo hay que refinar los servicios para mejorar la eficacia y eficiencia, sino que el escenario que genera la demanda del servicio es continuamente cambiante y por lo tanto es preciso una adaptación constante a las demandas y al entorno:

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Pero la mejora contínua, recordémoslo, no es posible si no nos hacemos, una y otra vez, las preguntas clave adecuadas.

Para acabar, volvamos a la famosa pregunta:

¿Cómo puede revertirse la entropía del universo?

Sólo diré, sin ánimo de destripar el cuento, que la pregunta se la hacen a Multivac, la mente mecánica super- evolucionada, y que, hasta la respuesta final, siempre responde lo siguiente:

DATOS INSUFICIENTES PARA RESPUESTA ESCLARECEDORA

Si no fuera una máquina, diríamos que está intentando escurrir el bulto. Pero claro, ya sabemos que las máquinas (por lo menos tal como se veían en 1959) son excesivamente literales. Carecen de ambiguedades y de sutilezas.

Aún así, finalmente encuentra la respuesta, y todo lo que puedo contar es que la respuesta a la última pregunta es la primera de las respuestas. Para el que quiera saber más que se lea el cuento.

Sin embargo, esto es lo que respondería Multivac. Pero yo me atrevo a hacer un par de elucubraciones diferentes, una bastante pesimista, y la otra un poco mas optimista:

  • Por su propia naturaleza, la entropía es irreversible. Por lo tanto, cualquier intento por alterar cualquier cosa, incluido el curso de la entropía, generará más entropía, y por lo tanto sólo conseguirá acelerar el fin del universo.
  • El universo no sólo se compone de materia y energía, sino de materia, energía e información. En el microcosmos (nivel atómico) y en el macrocosmos (galaxias), la relevancia de la informacion frente a las otras dos es infimo, pero en el mesocosmos, donde se desarrolla la vida, es al contrario. Así que la vida puede llegar a revertir finalmente la entropía mediante el dominio de la información. Tal como dice N N Taleb, podemos llegar a ser “antifrágiles”.

En otras palabras, ¿no estamos, tu y yo, querido lector, luchando contra la entropía del universo constantemente?. ¿No es eso la esencia de la vida?.

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