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Innovación Mejora de la Administración

¿Es posible innovar en las AAPP con la que está cayendo?

El miércoles pasado se celebró el encuentro de ASTIC con GARTNER sobre innovación, y la innovación en las AAPP vuelve a ser tema de debate, tal y como lo explican Emilio García y Andrés Pastor, dos ilustres bloggers funcionarios, en sus Blog, y también en el grupo de Linkedin que Montaña Merchán, otra ilustres bloguera, ha creado recientemente, “Innovación en la Administración“.

Según nos cuenta Mary Messaglio, Gartner define la innovación como “nuevas ideas que se implementan para crear valor para el negocio”, o dicho más simple, “hacer las cosas de forma diferente para conseguir mejores resultados”. Así que innovación implica cambio, e implica mejora. El cambio puede ser tecnológico, de procedimientos, o de organización, aunque generalmente, los cambios que constituyen verdaderas mejoras para el negocio incluyen estos tres aspectos.

Para que haya cambio e innovación, además, tiene que haber urgencia. Nadie siente la necesidad de cambiar cuando las cosas van bien. En cambio, cuando hay problemas, es cuando surgen las oportunidades para innovar. Así que podríamos decir que este es el momento adecuado para innovar en las AAPP.

Pero la innovación, para que sea eficaz, no debe ser anárquica. Debe respetar unas reglas, un procedimiento, y, sobre todo, debe tener claro para qué se hace, cuál es su objetivo. Para innovar hace falta motivación, y no hay nada tan desmotivante como desarrollar un proyecto innovador para al concluirlo descartarlo porque no sirve para nada.

En este momento, hay una importante confluencia de fuerzas digitales que están sirviendo como palanca en muchos proyectos de innovación. Se trata de las Redes Sociales, Movilidad, Cloud y Big Data. En la confluencia de estas fuerzas hay muchas oportunidades para hacer las cosas mejor de manera diferente. Es el momento para aprovechar esta oportunidad.

La pregunta, al menos para muchas de las personas que trabajamos ahora en la Administración Pública, es si no resulta poco menos que una quimera pretender innovar en este momento en que toda la presión se dirige en el mismo sentido, ajuste, reducción presupuestaria y de recursos. La respuesta, al menos la que me dió Mary Messaglio, es que innovar también sirve para ahorrar. Precisamente la mejor forma de ahorrar es hacer las cosas de otra manera, pues en caso contrario se puede llegar a un ahogo (“deadlock“) como decíamos en nuestro anterior artículo Los efectos de los ajustes en las unidades y servicios TIC de la Administración.

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Funcionario Mejora de la Administración

Mis deseos para 2012

Con el nuevo año, llegan cambios. Tiempos de investidura y nueva legislatura. En tiempos procelosos, el futuro es más incierto que nunca y por ello lo escrutamos más que nunca. En OGOV han iniciado una encuesta denominada Predicciones para 2012 en Administración Pública y redes sociales.

Obviamente, estas predicciones son en su mayor parte deseos. Como predicciones son difusas y generalmente difíciles de verificar, ya que emplean un lenguaje políticamente correcto: “Empezaremos a ver tímidos avances…”, “perfeccionaremos la idea…”, ” un uso más intensivo y eficiente…”. Como dice Lofti Zadeh, el padre de la lógica difusa:

“A medida que los sistemas se hacen más complejos, la posibilidad de hacer sobre este sistema afirmaciones que sean simultáneamente precisas y significativas disminuye”

Así que, las predicciones no sólo no son fáciles, sino que fundamentalmente son inútiles, o dicho en otras palabras, resulta una falacia pretender que se puede conocer el futuro (¡aunque siempre se pueden hacer apuestas!). Lo que no impide que podamos, y debamos, prepararnos para el futuro: prepararnos para la incertidumbre que el futuro nos depara.

En fin, dicho esto, voy a expresar mis deseos, en el ámbito de las Administraciones Públicas, para 2012.

La Administración en cada bolsillo

A ver, no se me malinterprete: no me refiero al bolsillo de las “pelas” sino al bolsillo donde llevamos el móvil.

En la jornada sobre Redes Sociales y Web 2.0 en las Administraciones Públicas del pasado viernes quedó bien claro. A nivel mundial, el uso de las aplicaciones móviles aumenta mucho más rápidamente que las aplicaciones tradicionales web. Pero es que, además, España es uno de los países de la UE con mayor tasa de penetración de líneas telefónicas móviles y con mayor extensión y calidad de la cobertura 3G.

Como consecuencia, no es de extrañar que actualmente España se sitúe a la cabeza de Europa en el uso de redes sociales a través de dispositivos móviles. Como país latino que somos, y disponiendo de un clima mas benigno que los europeos del norte, estamos más en la calle, liderando a nivel europeo el acceso en movilidad  a la red y a sus servicios.

La Administración Pública pública no puede quedarse fuera de esta clarísima tendencia. Así, hace poco se ha anunciado la aplicación móvil `eAdmon: Todos los servicios en tu mano´, disponible para  iOS y Android. Es la línea en la que tenemos que trabajar. Y conseguir que realmente los servicios de las AAPP estén en la mano de los ciudadanos y que los ciudadanos las utilicen.

La Administración inteligente

A los lectores habituales de este blog, esta expresión les sonará. Lo venimos diciendo: hay que hacer cambios; hay que hacer ajustes. Sí. Pero de manera inteligente.

La inteligencia es la herramienta esencial del ser humano. Desde que nuestros antepasados evolucionaron descubriendo y aprendiendo el uso del fuego y de los materiales, la aplicación de la inteligencia ha sido lo que ha permitido a la raza humana progresar y distinguirse del resto de seres que pueblan el planeta. La capacidad de prever, de planificar, de construir y de vivir en un entorno de medios limitados, ha sido posible gracias a ese don mágico: la inteligencia.

Aplicar la inteligencia supone pensar antes de actuar; supone evaluar opciones; supone tomar decisiones, pero siempre basadas en un análisis previo.

La inteligencia no sólo se aplica en las grandes decisiones. Multitud de situaciones cotidianas precisan de inteligencia. No sólo se aplica a los grandes cargos: todo trabajador debe aplicar la inteligencia en su trabajo, en su día a día.

De modo que eso es todo lo que pido: que la Administración se comporte de manera inteligente. Que no demos por sentadas las cosas “porque siempre han sido así” o “porque todo el mundo lo hace”. Que revisemos cada proceso, cada trámite, cada situación con la visión puesta en cómo se puede mejorar.

El camino de mejora no es una opción. Todo lo que existe, todo lo que hacemos, es susceptible de mejorar, va a mejorar. Va a mejorar o desaparecer. Apliquemos la inteligencia para mejorar: es nuestra única salida.

La Administración de las personas

De este modo llego a mi tercer deseo: poner las personas por delante de todo lo demás.

En un artículo reciente titulado “Las diez razones principales por las que las grandes compañías fallan en conservar sus mejores talentos” se dice:

Los mejores talentos no están interesados por el dinero o el poder, sino por la oportunidad de ser parte de algo grande, que cambiará el mundo, y por lo cual ellos pueden realmente apasionarse.

Yo creo que esto se puede aplicar a todas las personas. Y en el caso de las Administraciones Públicas, es especialmente acusada la tendencia a la despersonalización, a la difuminación de las personas en la nube de la burocracia, del organigrama y del Boletín Oficial.

Pero a mí me parece que algo esta cambiando en el mundo. El fenómeno de las redes sociales no es un fenómeno casual, temporal o menor. Está aquí para quedarse. Además, es un fenómeno social, no tecnológico, y es necesario ese punto de partida para entender todo lo demás.

En lo que se refiere a las Administraciones Públicas,el fenómeno de las redes sociales va a cambiar la forma en que las Administraciones se relacionan con los ciudadanos. En primer lugar, en una red social, los participantes esperan encontrar personas. Las relaciones se establecerán de forma más estrecha con aquellas identidades que sean personas (o lo parezcan) y se comporten como tales. En segundo lugar, las jerarquías desaparecen, las relaciones son de igual a igual. Y en tercer lugar, las relaciones ya no son unidireccionales. Son bidireccionales, las interacciones no son del tipo “yo digo y tú escuchas” sino del tipo “yo hablo y escucho lo que me contestas”.

Todo esto cambiará la forma en que las Administraciones, las Instituciones de cualquier tipo, se relacionan con la sociedad. Pasará a ser una relación entre ciudadanos y empleados públicos. Es un fenómeno que no podemos ignorar, puesto que ya está pasando. Incluso tiene un nombre “Empowerment“, que yo lo traduzco como apoderamiento, o sea la toma del poder por las personas, que deben dejar de ser consideradas simples números.

Y para terminar, una reflexión acerca del talento y la habilidad de las personas, proveniente de Will Smith (sí, el de “Men in Black”):

La diferencia entre talento y habilidad es uno de los conceptos peor entendidos para las personas que están tratando de sobresalir, que tienen sueños, que quieren hacer cosas.

El talento lo tienes naturalmente. La habilidad sólo se desarrolla a través de horas, y horas, y horas de dedicarte a tu actividad.

No me considero una persona especialmente talentosa. En lo que destaco es en una ridícula… enfermiza… ETICA DE TRABAJO.

Mientras los demás duermen, yo estoy trabajando. Mientras los demás comen, yo estoy trabajando.

No hay un modo fácil de hacerlo. No importa cuanto talento tengas, tu talento te va a fallar si no estás capacitado, si no estudias, si no trabajas realmente duro y no te dedicas a ser mejor cada día, nunca serás capaz de comunicar a la gente del modo que quieres.

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Funcionario

Un funcionario TIC

Como quizás sepáis, ayer la Fundación Astic me concedió un premio por mi trabajo de edición de publicaciones y redes sociales. A continuación reproduzco las palabras que tenía preparadas para la recogida del premio, aunque finalmente sólo pronunciase una versión muy abreviada. Esta podríamos decir que es la versión “director’s cut” del discurso.

Buenas noches a todos. A la hora de agradecer este premio “al Funcionario TIC por su aportación a la difusión TIC mediante la edición de  publicaciones y las redes sociales“, que la Fundación ASTIC me ha otorgado, desde luego me asalta la tentación de hablar precisamente de la importancia de las redes sociales en la Administración Pública. Pero, para el que desee saber mi opinión, le recomiendo que lea el artículo publicado en mi blog al respecto en junio de 2010, “Las Administraciones ante las Redes Sociales”. En su lugar, me vais a permitir que entienda que este premio no va dirigido a mi persona, sino que, precisamente por la filosofía de la WEB 2.0, en la que la construcción del conocimiento se realiza de abajo hacia arriba, el premio se me entrega en representación de todos aquellos que han construido y están construyendo cada día la participación pública en este nuevo y bullicioso mundo.

En primer el premio debe ser compartido con los que han sido mis grandes maestros y referencia en los comienzos de mi participación es : Iñaki Ortiz y Alberto Ortiz de Zárate, quienes desde su BLOG “Administraciones en Red” han liderado durante muchos años la Blogosfera Pública; también Rafa Chamorro, Sociedad en Red, ha sido para mí lectura obligada durante mucho tiempo. A Rafa, a Iñaki y a Alorza, sólo les puedo decir desde aquí que se les echa de menos. A ver si sus apretadas agendas les dejan un hueco y vuelven a la brecha pronto.

Este premio va sin duda dirigido también a Montaña Merchán que me envió la invitación que recibí de participar en su blog Voz y Voto. Ahí, casi con un papel de becario, me estrené: como todos los comienzos, se juntan necesariamente brillantes aportaciones con torpezas que pido se me perdonen. Escribir y publicar ideas y propuestas siempre es arriesgado, pero eso es también parte de nuestro trabajo. El tiempo y los avatares han conducido a que, desde finales de 2008, los caminos blogueros de Montaña y míos se separasen, y desde entonces mantengo mi propio blog, eFuncionario. Tanto Montaña como yo seguimos en la brecha, todavía, a pesar de los inevitables altibajos, y espero que podamos seguir mucho tiempo.

También va para otros compañeros que quiero citar, aún a riesgo de que sean todos los que están pero no estén todos los que son. Oscar Cortés que escribe en Ipúblic@,  Andrés Nin que escribe Apuntes Electrónicos, y Andrés Pastor de Crisol TIC. Y blogs que no son estrictamente de tecnología pero si de temas de mucho interés por su difusión de aspectos legales y judiciales, como Contencioso de Jose Manuel Chaves, gestión de fondos públicos como Fiscalización de Antonio Arias Rodriguez, o tributarios como Procedimientos Telemáticos de Bartolomé Borrego Zabala .

Del mismo modo tenemos que hablar de todos los que participan y colaboran, de forma visible o invisible, en dar vida a la red: leyendo, tuiteando o retuiteando informaciones u opiniones, escribiendo comentarios, aportando ideas o críticas,  y en algunos casos colaborando en la redacción de los artículos antes de su publicación. De este modo quiero citar expresamente a Victoria, Gregorio, David, Montaña y Jose Luis, los cuales deben considerarse co-autores de los tres artículos recientemente publicados en eFuncionario con propuestas estratégicas para la mejora de la Administración a través de las Tecnologías de la Información.

Si os habéis fijado, hasta ahora he hablado mucho de las personas pero no de las Instituciones a las cuales pertenecemos cada uno de nosotros. Las Instituciones, los Ministerios, las Agencias y las Subdirecciones son importantes. Pero las instituciones son importantes en tanto en cuanto sirven a las personas, y no al revés. Cuando empecé a escribir en eFuncionario, recibí un comentario de Antonio Arias diciendo: “…tienes en tus manos un potente arma de construcción masiva”. Me gusta pensar que el arma al que se refiere Antonio no es el blog, ni las manos son las mías. El arma son las Tecnologías de la Información, y las manos son las vuestras: las manos de los profesionales de las TI de la Administración.

Estamos en una época de cambios. Este es un momento importante y crítico. Los profesionales de TI de la Administración, vosotros, tenéis el poder y el deber de usar vuestros conocimientos, vuestro criterio y vuestra voluntad, y a través de vuestra función de responsabilidad de gestión de las TI, conseguir mejorar las Administraciones y los servicios que prestan a los ciudadanos. Es es el arma más importante que está en vuestras manos. Es vuestro poder, y es también vuestra obligación, usarla de la mejor manera posible.

Para rematar, una cita de Don Meyer, entrenador de baloncesto americano: “Las mejores estrategias consisten en un grupo de gente trabajando mucho, trabajando juntos, y sin preocuparse de quién cosechará los elogios“.

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Administración Electrónica web 2.0

Las Administraciones ante las redes sociales

Reproduzco aquí el contenido de mi presentación de ayer en el evento de IDC Enterprise 2.0

Resumo a continuación las tesis expuestas en la misma:

  • Las redes sociales son un fenómeno humano: son relaciones entre personas, basadas en la confianza, en la que se producen comunicaciones basadas en el interés mutuo.
  • La tecnología ha potenciado enormemente este fenómeno humano. El potencial es tan grande que, según una teoría, se puede alcanzar a cualquier persona del mundo en un máximo de seis saltos (distancia social).
  • Los modelos de implantación de la tecnología en las Administraciones son evolutivos: no contemplan fenómenos disruptivos como las redes sociales.
  • Pero las fronteras entre la administración y la sociedad se están difuminando: en el ámbito competencial, en el canal de relación, en la forma de relación, en los procesos de negocio y en la tecnología.
  • La tecnología no ha reducido la necesidad de intermediación entre la administración y la sociedad.
  • Las redes sociales son pues un elemento clave en las relaciones entre la Administración y la Sociedad.
  • Actualmente al menos 1 de cada 2 empleados públicos ya está en las redes sociales.
    • Por lo tanto, las Administracionesya están en las redes sociales, a través de sus empleados.
    • Recordemos: las redes sociales lo forman las personas, y el empleado público es persona, aunque tiene la doble vertiente de ser, a la vez, ciudadano y empleado público.
  • ¿Cómo debe comportarse el empleado público en las redes sociales?.
  • El EBEP establece los principios de comportamiento de los empleados públicos, en los ámbitos de libertad de expresión, principios éticos, principios de conducta y posibles negligencias en el uso de la información
  • Pero es necesario desarrollar estos principios de forma específica aplicados al comportamiento en las redes sociales, como por ejemplo:
    • Dejar claro que su identidad en la red social es independiente de su posición como empleado público
    • Igualmente que sus opiniones personales expresadas públicamente no son vinculantes para la Administración
    • Que no deben tratar temas que supongan conflictos de intereses
    • Pero que pueden, y deben, difundir información pública y promover acciones alineadas con su trabajo como empleado público
    • Aunque deben abstenerse de difundir informaciones secretas o confidenciales que conozcan con motivo de su trabajo.
  • El empleado público debe ser cuidadosocon las condiciones que acepta cuando participa en una red social
    • La letra pequeña de las condiciones de uso de las diversas redes sociales podría poner en aprietos a su persona, en indirectamente, a la Administración para la que trabaja.
    • Deben contemplarse especialmente los aspectos de Identidad, Privacidad y Autoría.
  • El uso corporativo de las Redes Sociales por parte de las Administraciones debe, por otra parte, cuidar los aspectos básicos del comportamiento en las redes sociales:
    • Difundir
    • Conversar
    • Escuchar
  • La posible participación ciudadana, por medio de las redes sociales, en las Administraciones, ha de contemplarse en el marco de una estrategia definida, elaborando proyectos concretos que tengan en cuenta las ventajas y beneficios, y ampliando el alcance de forma progresiva, aprendiendo de los errores antes de abordar nuevos proyectos.

PD: Por su interés, y aunque con un poco de retraso, publico también el artículo que escribí para la revista Análisis Local, número 89,  julio 2010:

Las Administraciones ante las redes sociales. La participación ciudadana: cómo, cuándo y dónde.