De la Eficacia y la Eficiencia de las TIC en las AAPP

Dice , en su preámbulo, la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

… El mejor servicio al ciudadano constituye la razón de la reformas que tras la aprobación de la Constitución se han ido realizando en España para configurar una Administración moderna que haga del principio de eficacia y eficiencia su eje vertebrador siempre con la mira puesta en los ciudadanos. Ese servicio constituye también la principal razón de ser de la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos que trata, además, de estar a la altura de la época actual.

Estos dos términos tan administrativos están por cierto particularmente adaptados al papel que pueden jugar las TIC en las Administraciones Públicas.

Dice el RAE:

eficacia. (Del lat. efficacĭa). 1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

En términos administrativos, podemos decir que la eficacia no es más que la capacidad de conseguir los objetivos propios de la Administración. Así por ejemplo, en un programa de subvenciones, la eficacia consistiría en conseguir que se concedan las subvenciones a los solicitantes legalmente autorizados para ello, y que no se concedan a los que no lo están. Y, lo que es muy importante, en tiempo y forma.

Este principio está, además, recogido en el artículo 103.1 de la Constitución Española: «La Administración Pública sirve con objetividad los intereses generales y actúa deacuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización,desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la ley y al Derecho».

Poniéndolo en negativo, la ineficacia es cuando no se consiguen los anteriores objetivos; por ejemplo, en el caso de las subvenciones mencionado, cuando se entregan a los que no están legalmente autorizados, o cuando no se entregan a los que lo están, o cuando se entregan, pero tan tarde o de forma tan «ineficaz» que no sirven al fin para el que se concedió la subvención.

La eficiencia, en cambio, es un término más ingenieril. Dice la Wikipedia:

En economía, la eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos (ganancias, objetivos cumplidos, productos, etc.) y los recursos utilizados (horas-hombre, capital invertido, materias primas, etc.).

Son, como vemos, cosas bien distintas. Se puede decir que la eficacia es un concepto que se dirige «hacia afuera» pues está relacionado con el resultado de lo que hacemos. En cambio la eficiencia es más hacia adentro, pues está relacionado con el cómo lo hacemos.

En estos tiempos de ajuste que corren, se nos pide a los funcionarios que mantengamos la eficacia (o sea que sigamos haciendo nuestro trabajo) pero con una mayor eficiencia (o sea con menos recursos).

¿Pueden hacer algo las TIC para mejorar la eficacia y la eficiencia de las Administraciones?.

La eficacia, tal y como yo la entiendo, tiene que ver fundamentalmente con el concepto de alineamiento con el negocio. Este concepto, tan de moda últimamente, está relacionado a su vez con la orientación a servicios: “El CIO debe orientar la organización TIC hacia la prestación de servicios”, según Eladio Quintanilla. Para ello, es imprescindible que el Director o Subdirector de Informática participe en la toma de decisiones del organismo, que conozca las necesidades de primera mano, que sea consultado antes de iniciar nuevos proyectos o iniciativas, sean de carácter organizativo, legal u operativo. En definitiva el CIO Administrativo debe estar sentado en el Comité de Dirección del organismo en el que trabaja.

La eficiencia, en cambio, tiene que ver más con la Gestión de la Calidad. La correcta gestión de la calidad sigue siendo una asignatura pendiente en muchas unidades de informática de la Administración. Según SOGETI, el 80% del coste de desarrollo de software se gasta en identificar y corregir defectos. Además, el coste aumenta a medida que se avanza en el proyecto. Así, un defecto detectado en la fase de requerimientos cuesta 40€, en diseño 120€, en pruebas e integración 480 € y hasta 3.800 € si se detecta en producción. De modo que la implantación de modelos de calidad no es un lujo, es probablemente la mejor manera de reducir costes en los proyectos de desarrollo de software en las Administraciones.

La Gestión de Proyectos, a su vez, tiene importancia tanto para la mejora de la eficacia como de la eficiencia de las unidades TIC en las Administraciones. Una mala, o inexistente, gestión de proyectos, produce efectos indesados como resultados esperados que no se cumplen, efectos colaterales en otros sistemas, alargamiento de plazos, aumento de los costes esperados, en definitiva una serie de problemas que estamos demasiado acostumbrados a ver todos los días.

Así pues, en tiempos de crisis (Crisis=Cambio) es necesario plantearse qué podemos hacer con las TIC para mejorar la eficacia y eficiencia de las Administraciones. Se dice que las TIC sólo mejoran las organizaciones si su implantación se realiza acompañada de los correspondientes cambios. Aquí hemos indicado algunas ideas sobre posibles cambios a aplicar. ¿Se os ocurre algún otro?.