La fórmula de la gestión de la producción en las Administraciones

Decíamos en un post anterior («La gestión de la producción en las Administraciones») que la no existencia de beneficio económico en las Administraciones Públicas dificultaba el análisis de la producción (*) y la optimización de aquellos procesos de caracter marcadamente productivo.

Durante un tiempo estuve dándole vuelta a los diversos factores que influyen y que manejamos a diario (o somos manejados por ellos), y que son a la postre muy pocos. Esos factores los he agrupado en una fórmula que creo se puede aplicar en estos casos.

La fórmula es la siguiente: 

Cantidad x Calidad = Recursos x Tiempo

Que dicho en román paladino, viene a ser algo así como: «La cantidad y calidad de los resultados de un sistema productivo son una funcion directa de los recursos materiales y humanos y del tiempo disponible para conseguirlos»

Parece una verdad de Perogrullo, ¿no?.  

Vamos a analizar un poquito sus implicaciones.

• Si tenemos una situación en la que los recursos son limitados y el tiempo también (que seguramente es la más frecuente), entonces todo aumento de la cantidad viene acompañado de un decremento de la calidad.

Ejemplo: si en una unidad que se tramitaban, pongamos por caso, mil expedientes al año, se deben tramitar ahora dos mil, entonces los errores y problemas derivados de los mismos, se multiplicarán probablemente por dos, o quizás por un factor mayor.

Fijaos que no entro en valorar la motivación de los funcionarios y/o la presión que se puede ejercer sobre ellos para aumentar su rendimiento. La fórmula es válida si se supone que el equipo humano está motivado adecuadamente. El aumento de la presión sobre los funcionarios para conseguir más resultados generalmente consigue  más cantidad y peor calidad, que es lo que dice la fórmula.

• Por lo tanto, si queremos mantener la calidad, en el mismo plazo, es preciso aumentar los recursos (materiales y humanos) aplicados al problema. 

En esto hay una pequeña trampa, y es que la calidad, en su concepción más objetiva, no es realmente apreciada en la maquinaria administrativa. Quiero decir la calidad entendida como parámetros de calidad medidos según parámetros predefinidos, aplicados al proceso administrativo de que se trate.

Ejemplo: en la gestión de expedientes administrativos, un posible parámetro de calidad puede ser el porcentaje de expedientes que son alegados o recurridos, y a los que finalemente se reconoce en todo o en parte las alegaciones.

El aumento de recursos, cuando se produce, debe venir acompañado de los procesos de comprobación para verificar que se han conseguido los resultados deseados.

Aumentar los recursos no es fácil. Porque no es facil encontrar recursos cualificados, ni con el tiempo de antelación suficiente para atajar el problema. La incorporación de funcionarios es tan lenta que lleva años, por lo que se suple frecuentemente con asistencias técnicas externas, que en mi opinión y por buenas que sean no pueden realizar todas las funciones, y además son caras.

• Finalmente, si no se pueden conseguir recursos, y la calidad es exigida, sólo nos queda la opción de alargar el tiempo.

Casi todos los procedimientos administrativos establecen unos plazos para las actuaciones, pero se cuidan mucho de establecer en detalle las consecuencias del incunmplimiento de los plazos. Así que el estiramiento de estos plazos es bastante habitual. Lo cual viene a ser ni mas ni menos que otra forma de perder calidad: someter al administrado a retardos prolongados, y, según su percepción, ilegales.

Lo que pasa es que la Administración juega con ventaja, pues aunque siempre es posible litigar contra ella, y algunos lo hacen, es una tarea dificil,  cara, y prolongada. En el blog de Sevach ( El Tribunal Supremo pone en su sitio a la Administración Tributaria) se contaba el caso de  Repsol contra la AEAT. El caso, que ha ganado REPSOL, era una reclamación sobre la declaración de la renta del año 1992, que se ha resuelto finalmente en 2008, ¡16 años después!.

Así pues, y como resúmen: las Administraciones tienen numerosos procesos productivos, que pueden optimizarse, pero hay que establecer indicadores objetivos que midan tanto la calidad como la cantidad asociada a la producción, y tener en cuenta que el factor temporal puede ser tanto un requisito previo (input) como un resultado (output) de los procesos productivos.

Hay cuestiones trasnversales que no abordo aquí, aunque son obvias: la organización productiva asociada; la reorganización de los procesos, con o sin aplicación de la tecnología; el marco legislativo, y las facilidades o dificultades que ofrece para la optimización descrita; y la capacitación y la motivación del equipo humano, que muchas veces es el factor más importante de todos.   

(*) Lecturas recomendadas: 

• Wikipedia describe la Gestión de Proyectos donde intervienen estas mismas variables, desde el punto de vista del beneficio empresarial. 
• Otro artículo dedicado al análisis de la optimización de la producción en las empresas 
• Un artículo previo en éste blog sobre la mejora de los servicios públicos aplicando tecnología en Servicio Público Electrónico de Calidad