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Sociedad de la Información Tecnologías de la Información

Las TIC, algo más que ahorro

El artículo “Los beneficios de la e-Administración” publicado en ABC el pasado 3 de junio, anticipa en su entradilla:

La implantación la tecnología de la información podría obtener un ahorro de 134.358 millones de euros en el periodo 2011-2020

Esta es una cifra extraída el informe del CENTAC “Eficiencia y Ahorro con la aplicación de Tecnologías Accesibles en las Administraciones Públicas“, y que curiosamente coincide bastante bien con lo calculado en este mismo blog a principios de este año, en el artículo “¿Cuál es el ahorro potencial en la AGE por el uso de las TIC?“, donde realizábamos una estimación conservadora de ahorros de 12.297 M€ /año, que multiplicado por diez, para cubrir el periodo 2011-2020, serían 122.970 M€.

Realmente, el artículo mencionado se centra casi exclusivamente en las posibilidades de ahorrar mediante la utilización de las TIC, lo cual es comprensible en estos tiempos de crisis, pero sin embargo, el centrar nuestra vista en esa única perspectiva nos puede hacer perder la visión de algunas de las mejores posibilidades de la aplicación de las TIC en las Administraciones Públicas.

En un estupendo discurso de Neely Kroes, el 4 de junio pasado,  “The EU, safeguarding the open internet for all“, se dan algunas claves muy a tener en cuenta:

We agree that the internet is a great place to exercise and enjoy liberty. A great place to innovate, and implement new ideas without having to ask permission. And an open forum for all kinds of activity.

That’s why people find the internet such an incredible place to explore, experiment, experience. That’s why there’s so many great online services for all to enjoy. That’s why people are prepared to pay for high-quality connections: and are disappointed if they don’t deliver.

El discurso versa sobre la regulación y la neutralidad de la red (net neutrality), que no vamos a tratar aquí y ahora. Pero es bastante claro, o al menos a mí me lo parece, que Internet (y por extensión las tecnologías de la información y las comunicaciones) han producido y producirán una gran cantidad de innovaciones y mejoras. Y que esas innovaciones y mejoras no son sólo abaratamientos, como cuando contratamos un viaje por internet, sino también mejoras respecto a nuestras posibilidades vitales, como por ejemplo hacer videoconferencias con nuestr@ hij@ que está cursando un Erasmus en alguna otra parte de Europa, o las múltiples aplicaciones de las TIC para mejorar la vida diaria de las personas con discapacidad, sean grandes o pequeñas.

Y, las Administraciones Públicas, ¿qué pueden hacer en esa dirección?.

Pues voy a poner lo que creo que es un buen ejemplo de la línea a seguir. En 2011, la OAMI (Oficina de Marcas y Diseños Europea) lanzó el programa Fondo de Cooperación (Cooperation Fund, CF), con el objetivo de “trabajar en favor de la armonización, modernizar las oficinas nacionales de PI y facilitar los métodos de trabajo a los usuarios de sistemas europeos de marcas y dibujos y modelos.

Para ello, y a través del portal tmdn.org se accede a una serie de herramientas de armonización, prácticas convergentes y acciones para simplificar la reglamentación, entre las que cito sólo algunas:

  • Common Gateway for Applications: el punto de entrada común a las aplicaciones del CF para las Oficinas Nacionales, Organizaciones y resto de entidades colaboradoras
  • Search Image: una herramienta de búsqueda de marcas figurativas, dibujos y modelos.
  • Future Software Package: conjunto de herramientas basadas en la web que prestan apoyo al ciclo de vida de las marcas, dibujos y modelos

  • TMView: herramienta de búsqueda de marcas en línea
  • TMclass: base de datos común para la clasificación de productos y servicios

  • Designview: sistema común de búsqueda de dibujos y modelos

Así pues, en este proyecto, las TIC son fundamentalmente una herramienta de cooperación y armonización, un medio para poner de acuerdo y trabajar conjuntamente las Oficinas Nacionales de Marcas y Diseños, para que los ciudadanos y empresas europeas dispongan de mejores y más homogéneos y simples servicios.

Para terminar, mañana, en ASTICNET 2013, con el lema “Las TIC, algo más que tecnología“, se celebran tres interesantes mesas redondas:

  • “Las TIC en las Administraciones públicas: perspectivas internacionales”,
  • “Una nueva administración digital, para una nueva sociedad”
  • “Gestión del cambio de las TIC: Nuevas capacidades para nuevos paradigmas”

Es una oportunidad inmejorable para debatir si las TIC son algo más que un medio para conseguir ahorro, tanto en el ámbito internacional y especialmente europeo, como en el social, especialmente en la Administración que demanda la sociedad, y como una poderosa herramienta en la gestión del cambio que tanto la sociedad como la Administración necesitan.

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Administración Electrónica Servicio Público

La OAMI: una Agencia Pública del siglo XXI

“Debemos recordar que, hoy, lo público, es útil. Y además, puede funcionar bien, como es el caso de la OAMI. Más aún: pudo no haber funcionado bien, ya que había fuertes intereses en contra. Al final, la mejora de lo público se apoya en la voluntad de las personas que lo impulsan.”

Con estas palabras abría ayer Jordi Sevilla la presentación del trabajo de Jane Fountain, Raquel Galindo-Dorado, y Jeffrey Rothschild, titulado Oficina de Armonización del Mercado Interior: La creación de un organismo público para el siglo XXI en un acto organizado por PWC.

La profesora Fountain explicó el caso de la OAMI (La Oficina Europea de Marcas, con sede en Alicante. Ver artículo en éste mismo BLOG) basándose en el modelo de análisis estratégico que busca el alineamiento entre tres factores:

  • La misión
  • La capacidad interna
  • Los apoyos externos

Las claves que señaló la profesora para alcanzar el éxito operativo en la OAMI son:

  • Foco en el núcleo del negocio (“core business“) y en el cliente/usuario
  • Gestión transparente que permita la rendición de cuentas (“accountability”)
  • Gestión de la calidad: análisis de procesos y medición de prestaciones
  • Incorporación de personal con elevado nivel profesional
  • Entorno de trabajo agradable, flexible, con incorporación del teletrabajo
  • Formación intensiva, con un foco especial en la gestión.
  • Autonomía de la Agencia.
  • Tecnología digital.

Algunas de estas cosas ya las sabíamos, pero está bien que nos las recuerden: es importante que sepamos bien cual es nuestro objetivo, que es fundamentalmente satisfacer a nuestro cliente, que en el caso de la OAMI son los solicitantes de marcas europeas, y también los agentes intermediarios, y centrarnos en él. Otro de los focos importantes es cuidar a los empleados: seleccionar personal lo más cualificado posible, mantenerlo continuamente formado, y facilitar su entorno laboral, flexibilizándolo, lo cual aumenta su productividad. Sé que ésto suena bastante raro en las Administraciones, donde tradicionalmente la rigidez se antepone a la flexibilidad. Pero hay que reconocer que es bastante difícil conseguir una mejora de la productividad mientras que el rendimiento del personal en las administraciones se siga midiendo, por poner, en horas de fichaje, en lugar de por el número de expedientes resueltos.

También es cierto que esa gestión por objetivos es más fácil en el caso de una Agencia, que al tenerlos mejor definidos, y disfrutar de mayor autonomía permite una organización y gestión más eficaz. Esto ilustra las razones por las que siempre hemos promovido en éste blog la creación de una Agencia para la provisión de los Servicios Públicos Electrónicos, que permitiría, manteniendo el carácter de órgano público, y por tanto las garantías necesarias, optimizar, ofrecer mejores servicios, y al tiempo conseguir mayores ahorros que con los atomizados servicios TIC actuales en las Administraciones.

Por otra parte, la OAMI no ha alcanzado este éxito sin oposición: por un lado, la oposición de las oficinas nacionales de marcas, que han visto amenazado su papel y función, sobre todo tras observar que el buen funcionamiento de la OAMI, que ha ido reduciendo progresivamente plazos y precios, se ha comido una parte del pastel del que disfrutaban anteriormente las agencias nacionales. Por otro, los propios agentes de marcas, que tradicionalmente ocupan un lugar de intermediación entre el solicitante y la administración, han visto también amenazado su papel ante la simplificación de los trámites y la gestión electrónica de los mismos.

Ante estos hechos, la postura inteligente, tanto para los agentes como para las agencias nacionales, es subirse al carro del éxito de la OAMI, asegurando la interoperabilidad técnica y semántica de sus sistemas, adoptando hasta donde puedan  su modelo de funcionamiento, y cooperando en los proyectos que actualmente lidera la OAMI para el fomento de la protección de la propiedad industrial (como el Fondo de Cooperación, o sus acciones específicas dedicadas a las PYME), convirtiendo de hecho a su potencial enemigo en un aliado.

Para terminar, me quedo con un modelo operativo, de elaboración propia, a partir de las conclusiones que la profesora expuso en la conferencia de ayer:

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Funcionario Servicio Público

Mi primer día en la Oficina Española de Patentes y Marcas

oepmEsta mañana me he dirigido andando tranquilamente a mi nuevo trabajo. A diferencia del dia de perros de ayer, esta mañana limpia pero fresca me ha llenado de optimismo (aunque el paseo de mi casa me obliga a recorrer media España, pues voy por Jaén y vuelvo por Hernani 😉 ).

Contaré mis primeras impresiones, también frescas.

La OEPM está situada en Castellana 76, en un edificio llamado coloquialmente “La torre negra”. En pleno centro comercial de Madrid (AZCA) es un entorno agradable y bien comunicado.

En ella trabajan unas ochocientas personas. En total unos 500 funcionarios y 130 laborales. El resto es personal contratado por asistencias técnicas, de los cuales una parte importante presta apoyo informático. Por comparación, es de un tamaño similar al Ministerio de Industria y Energía cuando me incorporé, lo que no está nada mal.

Algunas conversaciones y un pequeño acto de presentación me han dado algunas claves, de las que reseño lo más importante.

  • El único organismo dependiente del MITYC que incrementa su presupuesto en 2009
  • 700 empleados
  • 140.000 expedientes gestionados al año
  • Legislación específica: creada en virtud de la Ley 17/1975 ( Registro de la Propiedad Industrial) que pasa a denominarse Oficina de Patentes y Marcas en 1992.
  • Plan estratégico 2008-2009 (publicado en la WEB), para conseguir los objetivos definidos en el Plan Director contenido en la Ley de creación de la OEPM.
  • Plan de Calidad con su propio sitio WEB, que incluye una de las más amplias Cartas de Servicios de un organismo público.
  • Marco de competencia, principalmente con la Oficina europea de marcas (OAMI)
  • Cooperación con diversos organismos internacionales, además de la OAMI, con la Oficina Europea de Patentes (EPO) y con la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI)
  • Miembro del Patent Cooperation Treaty (PCT) que engloba a 139 paises.

En resúmen, el ambiente que se respira en la OEPM está muy enfocado a la orientación a resultados y con un entorno de cooperación e información promovido por la Dirección de la OEPM que me recuerda a mi etapa de la empresa privada. 

Buenos augurios, esperemos que la cruda realidad no los desmienta más adelante.

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Empresa Innovación Servicio Público

La Oficina de Modernización del Mercado Interior

Joao Miranda da Sousa tuvo la amabilidad de presentarnos ayer algunas claves del funcionamiento, y del éxito de la OAMI en la Mesa redonda: “Innovando en el sector Público por la Competitividad Empresarial“, al cual asistimos gracias a la convocatoria de Oscar Cortés: Empresas y sector público dialogan en el Club Dirección Pública de ESADE.

La OAMI, situada en Alicante, es un organismo europeo creado para el registro de las marcas comunitarias y los dibujos y modelos comunitarios. La necesidad de la creación de órganos y servicios comunes es de carácter obvio para una europa que buscaba, ya en los años 50, un mercado común, pero a pesar de ello esta oficina tardó más de 40 años en crearse. Las marcas registradas en la OAMI tienen validez en toda la Unión Europea, con una tramitación unificada y con un servicio de traducción incluido a los 23 idiomas oficiales de la UE. Y a pesar de ello no ha reemplazado a las oficinas nacionales de marcas, las cuales siguen existiendo, sino que de algún modo comparte espacio e incluso compite con las oficinas nacionales, lo cual crea algunos problemas que luego comentaremos.

La vocación de servicio público se instrumenta a través de una autonomía notable, pues sólo el Presidente es de designación “política” y es un cargo que se renueva cada cinco años. La OAMI es autosuficiente, pues se financia a través de las tasas, emplea actualmente a 700 personas y tramita 90.000 solicitudes por año. De total de solicitudes de marcas en Europa, 500.000, es la que más tramita superando a la oficina alemana, la mayor de las nacionales. El 64% de las solicitudes provienen de la propia UE y el 22% de los USA.

A través de en una magnífica presentación que, si consigo, os enlazaré en el Blog, Joao indicó que, para dar una idea de las mejoras experimentadas recientemente, que desde 2004 hasta la actualidad, el tiempo medio de examen por expediente ha disminuido desde 7,25 meses hasta 1,33 meses, el de publicación desde 13 meses hasta 6,5 meses, y el de inserción desde 21 meses hasta 11 meses. Por lo tanto, y dado que el total de personal no sólo no ha aumentado sino que ha disminuido ligeramente, se convierte un aumento de productividad estimado entre dos y tres veces por empleado. El descenso de costes ha permitido la rebaja de las tasas, desde los 2000 euros iniciales a los 1600 euros actuales. A pesar de ello, la oficina tiene un superavit notable, que no puede repercutir en una rebaja adicional de las tasas por la oposición de las oficinas nacionales, ya que les quitaría mercado (este último comentario es mío, no de Joao).

Finalmente, las claves del éxito que Joao nos dijo:

  • Foco en el usuario
  • Rendir cuentas con transparencia
  • Gestión de la Calidad, basado en métricas de funcionamiento y resultados.
  • Cuidar el Factor Humano (hizo especial mención sobre evitar la fuga de cerebros).
  • Flexibilidad laboral: un 20% de los trabajadores son teletrabajadores
  • Formación: 13 ó 14 días al año por empleado dedicados a la formación
  • Uso de las TI de forma inteligente
  • Separación entre Política y Administración
  • INTERNET

Efectivamente, un conjunto de elementos acertados, con los que estoy plenamente de acuerdo. De especial interés para mí son la gestión por resultados y las métricas de eficacia, que en realidad sólo son posibles si hay una verdadera separación entre política y administración. De la fuga de cerebros, qué voy a decir: todos los dias compañeros mios se despiden, porque se van al Ayuntamiento o a la Comunidad de Madrid, mucho mejor pagados (cualquier día de estos puedo yo ser el próximo ;-).

Pero también hay que decir que todo lo antedicho es posible en una situación especial de la que disfrutan sobre todo los organismos con suficiente autonomía, definición de tareas y estabilidad. Mucho más dificil en un entorno donde las organizaciones ministeriales cambian cada cuatro años.

Sobre el resto de los ponentes de ayer, la verdad es que no estuvieron a la misma altura, y no voy a hacer comentarios sobre ellos.