OCDE: Reforzar la Administración Digital para una Administración Pública más estratégica en España

El pasado 4 de julio se publicó el informe Spain: From Administrative Reform to Continuous Improvement de la OCDE.  Uno de sus capítulos se denomina Strengthening digital government for a more strategic public administration in Spain. Por su interés, voy a seleccionar algunos de los textos que aparecen y los voy a reflejar aquí. No emitiré ninguna opinión al respecto, excepto por el hecho mismo de la selección, e intentaré que la traducción sea lo más fiel posible al original. En todo caso, para cualquier contraste o verificación, la información está disponible en Internet en las direcciones señaladas.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) han cambiado radicalmente la forma de incrementar la productividad en las administración y en la sociedad en los paises miembros de la OCDE. El uso estratégico de las TIC permite mejorar la eficiencia interna mediante la reorganización de los procesos internos. Además, permite mejorar la eficiencia mediante una entrega de servicios más apropiada para los proveedores y los usuarios.

Además, la simplificación de la administración al eliminar barreras para los negocios, facilita la interacción entre las empresas y el sector público, y puede facilitar la creación de nuevas empresas.

Sin embargo, para conseguir estos resultados, es imperativo establecer el marco legal y regulatorio apropiado, desarrollar las habilidades y capacidades necesarias, y tener una estructura de gobernanza clara que apoye la coordinación y colaboración, no sólo entre los diferentes niveles de la Administración, sino también, cada vez más, con los agentes del sector privado.

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Un nuevo modelo de gobernanza y organización para la gestión de las TIC en la Administración General del Estado.

Para apoyar la adopción e implementación de una visión estratégica para la administración central centrándose en alcanzar economías de escala mediante la consolidación de infraestructuras, servicios y compras, las subcomisiones de CORA reconocieron la relevancia de rediseñar la organización actual y crear una estructura de gobernanza que haría más fácil alcanzar los objetivos de racionalización y una mejor gestión del común los recursos.

CORA crea la figura del CIO de la Administración General del Estado, que debe liderar el proceso de cambio y articular la política del Gobierno en las TIC para la AGE. Con el apoyo de un nuevo Consejo TIC, con representación de los CIO de los Ministerios y de los principales Organismos autónomos, identificará oportunidades de lo que puede ser compartido y por cuanto tiempo debe permanecer bajo la competencia y responsabilidad de cada Ministerio. Esto podría ayudar a identificar oportunidades para la racionalización y la creación de economías de escala.

El CIO debe también liderar los esfuerzos de consolidación de las TIC (de procesos comunes, servicios, etc.), lo que incluye crear una visión única para coordinar y centralizar las decisiones sobre las adquisiciones, racionalizando así los costos de adquisición de TIC y estimulando la consolidación de los sistemas.

El CIO también liderará las decisiones técnicas y coordinará las actividades específicas con la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica dentro del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, que es la máxima autoridad dentro del gobierno central con respecto al Impulso de la Administración Electrónica.

Para habilitar al CIO, el CORA prevé la creación, bajo su liderazgo, de una Agencia responsable para la consolidación y desarrollo de un catálogo de infraestructuras y servicios comunes horizontales. Esta agencia proveerá servicios comunes de las TIC a la administración pública como un todo y le ayudará a optimizar el desarrollo de infraestructuras y servicios sectoriales.

Hay un amplio reconocimiento de la existencia de un cuerpo de funcionarios especializados en la gestión de las TIC y con un alto nivel de capacitación técnica y conocimiento de la materia y los procesos de negocio relacionados. Es un recurso clave para ser utilizado estratégicamente; y de hecho parece que la intención es reutilizar los recursos humanos disponibles en la Administración. La resignación de personal disponible es clave, pero requiere un claro plan de movilidad de recursos humanos y un enfoque común para el desarrollo de las habilidades TIC esenciales.

En el corto plazo, las necesarias acciones del CIO incluyen la adopción de criterios claros que se aplicarán para la selección de los recursos humanos para la dotación de personal de la nueva agencia. Adicionalmente, la claridad en las competencias legales y concretas de la Agencia será esencial para que el CIO pueda desarrollar un modelo de gobernanza claro y los criterios para guiar la dotación de personal de la agencia, no sólo durante la fase inicial, sino también a largo plazo.

Una vez que la Agencia esté plenamente operativa y sea capaz de ofrecer servicios comunes, será esencial garantizar que estos servicios se utilizan progresivamente. Hay varias opciones, desde que sea obligatorio de partida, hasta centrarse en aquellos que sean de origen colaborativo, permitiéndose a las unidades unirse voluntariamente y eventualmente hacer obligatorio para todas las instituciones la utilización de estos servicios. Pueden derivarse hostilidades por la percepción de una disminución del poder y los recursos financieros, aunque algunas unidades  de la Administración recibirán,  en su lugar, con satisfacción, la centralización de la prestación del servicio, especialmente si está apoyada con un caso de negocio, donde se destaquen los beneficios.

Por otra parte, la entrega de un completo catálogo de servicios a un número creciente de instituciones requerirá la disponibilidad adecuada de los recursos humanos.

Como cuestión de hecho, la CORA legítimamente reconoce que la organización de las TIC en la administración general del estado también requerirá la consideración de un rediseño de las estructuras de personal de TIC de los departamentos y definir las funciones a ser realizadas por personal de la AGE sean apoyadas a través de outsourcing por empresas externas si es necesario,  y reordenar las relaciones entre las posiciones de acuerdo a las funcionalidades anticipadas.

La nueva gobernanza y modelo organizativo previsto por CORA constituye un primer y estratégico sólido intento para corregir los casos de uso e implementación de las TIC de forma disfuncional e ineficiente y está en consonancia con las buenas prácticas de la OCDE.

Sin embargo el reto estará en equilibrar la necesidad de centralizar las decisiones para lograr mejor las economías de escala, racionalización y sinergias, y el enfoque en usar la creación del CIO y del Consejo para estimular la coordinación a nivel central. Esto requerirá superar la previsible resistencia puesto que abordar el desafío requerirá un cambio en la cultura organizacional.

Finalmente, un mandato claro es sólo una de las condiciones claves que permitirá al CIO llevar a cabo el ambicioso plan bajo su responsabilidad. El CIO debe poder contar con el apoyo continuo de los principales líderes políticos en el corto, medio y largo plazo, independientemente de los cambios en el gobierno, así como suficientes recursos financieros y  humanos; medios que, por el momento, se encuentran en otros departamentos.

El CIO, sin embargo, tendrá que ser capaz de contar pronto con una agencia completamente equipada

Abordar estas cuestiones pendientes con el menor retraso será esencial para permitir que el CIO realice las tareas previstas y aplique el ambicioso programa bajo su responsabilidad.