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¿Debe la Administración despegarse del hardware?

Viernes, 24 mayo, 2013

board-22098_640Decía Jose Antonio Cobeña, (o eso me pareció entender) en Fujitsu IT Future, que “la Administración debe despegarse de las máquinas“.

En ese contexto, las “máquinas”, eran, presumiblemente, los equipos informáticos, ordenadores, impresoras, cables,… toda esa quincalla que generalmente apelamos con el vocablo anglosajón hardware.

¿Podría?. ¿Debería?. Y, en su caso, ¿cómo lo haría?.

Dejemos claro por adelantado que uno de los principios básicos de las TIC es que, hoy en día, la autoprovisión es prácticamente imposible. Por autoprovisión entendemos que la entidad que es el destino final del bien o servicio TIC, el cliente/usuario, controla igualmente todos los medios de producción de esos bienes servicios TIC, de forma que puede garantizar en la práctica su funcionamiento. Quizás de los pocos sectores en los que hay una mayor aproximación a una autoprovisión TIC es el sector militar, tanto en lo que se refiere al hardware y al software como a las telecomunicaciones.

Pero, en general, las AAPP, en su mayor parte consumidoras intensivas de TIC, el nivel de autoprovisión es bajo. No obstante, la situación es muy variada, tanto desde el punto de vista sectorial como geográfico. Como principio básico, el nivel de autoprovisión es tanto más factible cuanto más grande es la organización, tanto a nivel Estatal, Autonómico, o Local. Pero vamos a centrarnos en lo que genéricamente hemos denominado hardware, que vamos a definir mejor en tres escenarios concretos:

  • El Puesto de Trabajo (y todo lo necesario para que funcione)
  • El Centro de Proceso de Datos
  • Las Telecomunicaciones

 El Puesto de Trabajo

El puesto de trabajo es el lugar, los elementos y los servicios para que el funcionario o empleado público acceda a los servicios y sistemas de información necesarios para el desempeño de sus funciones. Considerando, lógicamente, que los servicios y sistemas de información corporativos, están fuera de la composición de este puesto. Así pues el puesto de trabajo incluye elementos como:

  • El ordenador personal, con su teclado, ratón, pantalla, etc.
  • La impresora, personal o compartida, y otros elementos como pueden ser escáneres, o teléfonos.
  • La red local que une el PC con las impresoras, escaners, etc. y con los servicios y sistemas de información corporativos.
  • Los teléfonos móviles y tablets (aunque en ocasiones no se consideran parte del puesto de trabajo y se los trata separadamente).

Todo ello, como es lógico, con su correspondiente software de base: Sistema operativo, aplicaciones de escritorio, utilidades, etc. Habitualmente estos elementos se aprovisionan, instalan, mantienen y soportan por la propia organización, no sólo en el caso de las AAPP, sino en la mayoría de las organizaciones.

¿Podría la Administración “despegarse” del puesto de trabajo?.

Por supuesto. La contratación, en modo servicio, de todos estos elementos, no sólo es posible, sino que con seguridad ya se está haciendo en algunos casos, como el propio Cobeña desveló en el evento.

¿Debería?

Pues depende. En primer lugar, depende sobre todo del análisis técnico-económico necesario, que debe ser hecho en cada caso en particular, y con el cual nos debería indicar si es más eficaz económicamente (que no es necesariamente equivalente a más barato) el puesto de trabajo en modo servicio contratado que aprovisionado y mantenido internamente.

En estos análisis es también vital contemplar el escenario existente antes de la externalización: las unidades que se estaban encargando de estas funciones (¿qué van a hacer luego?), los pasos necesarios para realizarlo, e igualmente, el escenario futuro, es decir, el camino al que se dirige la organización en términos de servicios TI. E igualmente, las infraestructuras existentes en los edificios (redes locales, etc.): ¿se van a incluir en la externalización?. ¿Quien las va a suministrar, mantener, soportar, etc.?.

Además, no olvidemos que el puesto de trabajo es esencial: sin puesto de trabajo no hay eAdministración que valga. Esto implica consideraciones no sólo económicas, sino de seguridad, y de las garantías necesarias para que este puesto esté operativo siempre que sea necesario.

Por último, el puesto no es sólo y fundamentalmente autónomo, como podría ser el antiguo equivalente de la máquina de escribir. Desde el puesto se acceden normalmente a las aplicaciones y servicios corporativos. Por ello, no basta con que el puesto de trabajo funcione “per se”, sino que debe integrarse eficazmente con el resto de la informática corporativa, a nivel de redes, aplicaciones, versiones de explorador, máquinas virtuales JAVA, etc, etc.

¿Cómo hacerlo?

Como hemos visto, no sólo es una cuestión de economía, sino de diseño del servicio, y de los elementos que interaccionan con él. Dicho esto, y por supuesto tras el análisis previo correspondiente, hay factores que pueden jugar a favor. Las economías de escala, en este ámbito, también pueden favorecer una solución externalizada. Otro importante factor es la forma de financiación y pago. Generalmente la optimización de los sistemas TI requiere siempre un esfuerzo económico inicial, que luego se rentabiliza a medio plazo (4 años típicamente en un puesto de trabajo), pero en tiempos de penuria económica como los actuales, las AAPP pueden no tener el músculo económico inicial para realizar las inversiones necesarias. Y es aquí donde un modelo de contratación basado en CPP podría suponer una salida o solución para estas necesidades.

Desde el punto de vista tecnológico, la tendencia actual es hacia la virtualización del escritorio. Una vez realizada, las ventajas son importantes, tanto desde el punto de vista del coste, ahorro energético, etc., como de la disponibilidad y continuidad del servicio. Pero como acabamos de decir, este factor debe contemplarse en los análisis de necesidades y oportunidad que se realicen y en la forma de contratación más apropiada para conseguirlo.

El CPD

Sin duda, los CPD son los grandes caballos de batalla actuales sobre los que se fijan todas las miradas cuando se habla de optimizar las TIC en las AAPP. Y no en balde. Los centros de proceso de datos han surgido generalmente asociados a las divisiones administrativas (y presupuestarias) existentes en cada momento en las AAPP, lo que ha generado una proliferación de multitud de CPD de tamaño medio y bajo, dispersos geográficamente, tecnológicamente dispares, en muchos casos artesanales e inseguros.

La oportunidad de mejora en los CPD de la Administración es inmensa. Una simple operación de concentración de las instalaciones (“housing“) trae consigo importantes ahorros, tanto en instalaciones como en consumo energético, y ventajas desde el punto de vista de la seguridad y disponibilidad de los servicios.

Una segunda fase de optimización en los CPD podría consistir en la unificación y consolidación de servidores, bases de datos, sistemas de almacenamiento, etc. Es tecnológicamente más compleja, y llevará más tiempo, pero permitirá mayores eficacias en términos de facilidad de administración, flexibilidad, adaptabilidad, etc.

Por ello abundan las iniciativas en este sentido, de las cuales hay muchos ejemplos, tanto a nivel estatal como autonómico.

Ahora bien, ¿concentrar CPDs implica externalizar CPDs?

Dicho de otra manera, las operaciones de concentración, consolidación, virtualización, etc. en los CPDs pueden ser llevadas a cabo por las propias AAPP con medios propios, y se alcanzan igualmente los beneficios que ya se han señalado. ¿Porqué habría que acudir a una externalización de CPDs?.

El análisis previo a realizar en el caso del puesto de trabajo es igualmente necesario en el caso de los Centros de Datos de la Administración. Pero hay algunas peculiaridades adicionales. Como hemos visto, la dispersión de CPDs surge derivada de la dispersión administrativa y presupuestaria. La concentración de CPDs va a requerir pues necesariamente una concentración administrativa y presupuestaria equivalente, y mientras no se aborde, es claro que un gran operador comercial de Data Center va a disponer de ofertas muy ventajosas para alojar los servidores de la Administración. De modo que aquí el criterio es claro: salvo que la Administración se ponga las pilas en abordar las reorganizaciones necesarias para posibilitar un escalado y concentración de servicios comunes, la alternativa será la externalización de los CPDs, pero con un precio a pagar en términos de autonomía, independencia, seguridad, etc.

Si se diesen las condiciones de las necesarias reformas organizativas y presupuestarias, entonces cabría abordar un proyecto de consolidación de CPDs dentro de la propia Administración, y aquí una vez más podemos acudir a las formulas de financiación basadas en CPP antes comentadas, con la diferencia de que en este caso los plazos de inversión/amortización son mucho más largos que en el caso del escritorio, y típicamente pueden rondar al menos los 10 años.

Lo que esto implica es que las reformas administrativas comentadas han de ser al menos igualmente duraderas, y no estar sujetas al ciclo electoral de 4 años. ¿Es esto posible?. No lo sé, pero se me ocurre una propuesta: cuando se apruebe la Ley o Decreto de esas reformas, se añada un párrafo que diga “La presente disposición no podrá ser modificada o derogada en un plazo mínimo de 10 años desde su entrada en vigor“. ¿Funcionaría?. Puede.

Las Telecomunicaciones

Las telecomunicaciones de las AAPP también tienen sus peculiaridades, a la hora de despegarse de ellas. Como hemos visto, tenemos unas telecomunicaciones “internas” asociadas a los edificios de la Administración, o a sus CPDs, las más de las veces autoaprovisionadas, y unas externas, que atraviesan el espacio público, las cuales en la inmensa mayoría de los casos han de contratarse a los operadores y empresas de telecomunicaciones.

Pero el caso es que, para que todo funcione, tanto los puestos de trabajo, como los CPDs con los servicios y aplicaciones corporativas, necesitan unas buenas comunicaciones, rápidas, fiables, y hasta donde sea posible, baratas.

Ambos contextos, interno y externo, han pues de conectarse y funcionar correctamente, y si externalizamos uno y otro a empresas diferentes, la labor de integración y operación conjunta queda en manos de los empleados públicos. De modo que aquí parece que tenemos al menos un punto del que resulta muy difícil, a priori, despegarse.

Si decíamos que sin puesto de trabajo no hay eAdministración, igualmente podemos decirlo de las telecomunicaciones. Pero a diferencia del primero, y de los CPDs, donde estamos en entornos físicamente acotados y donde se pueden establecer medidas de seguridad física apropiadas, sin embargo las redes de telecomunicaciones van a atravesar espacios públicos donde es mucho más difícil protegerlas, y por lo tanto es especialmente importante cuidar aspectos que inciden directamente en la seguridad y disponibilidad del servicio, como el diseño y topología de las redes, redundancias, protección de los datos mediante encriptado, etc. Y especialmente en aquellos casos en los que estas conexiones no se realicen mediante enlaces “privados” o dedicados sino atravesando en todo o en parte Internet.

Las telecomunicaciones también pueden beneficiarse de operaciones de concentración y consolidación como en el caso de los CPDs, e igualmente para ello se precisan concentraciones equivalentes en términos organizativos y presupuestarios, así como la estabilidad mencionada. Afortunadamente, en la primera década del segundo milenio, se ha avanzado mucho en la coordinación, consolidación y contratación de las telecomunicaciones, sobre todo en los grandes organismos, y gracias a los Planes Directores de Telecomunicaciones definidos en el Real Decreto 541/2001.

Reflexiones finales

Volvamos a la pregunta inicial: ¿Debemos despegarnos del hardware?. Para ello, ¿debemos tener sólamente en en cuenta las razones técnicas, económicas y organizativas esgrimidas anteriormente?. ¿O debemos asumir y actuar en virtud de determinadas corrientes de pensamiento más fundamentalistas, que propugnan una “pureza” del papel del funcionario dedicado en exclusiva a funciones de “autoridad administrativa”?.

En otras palabras, ¿debemos asumir la tesis de que las TIC para las AAPP son simplemente una commodity, y por lo tanto externalizable tanto como queramos?. ¿O hay algo que diferencia las TIC de los otros servicios maduros de mercado, como la seguridad, la limpieza, etc.?.

Hoy día es bastante fácil, gracias a la intensa presión recortadora, asumir las tesis economicistas, y seguir estrujando, como única medida, el presupuesto TIC de las AAPP año tras año. Esto es lo fácil, lo simple, pero no aporta valor, y desaprovecha las oportunidades que las TIC ofrecen para las AAPP y para la sociedad.

En su lugar, podemos emplear nuestra inteligencia y adoptar una visión holística: las TIC no son algo externo a las AAPP; son parte integral de ellas. Cuanto antes entendamos que el funcionamiento, el servicio, la eficacia y la eficiencia, y el valor para la sociedad dependen de todos los elementos que componen las AAPP y de la forma en que se interrelacionan, y que no podemos optimizar por separado cada uno de estos elementos sino todos en su conjunto, antes empezaremos a encontrar el verdadero camino.

Trata de vivir de una manera holística. No exageres la importancia del intelecto. Al contrario: integra mente, cuerpo y espíritu en todas las cosas. Si lo haces, llegarás a ser maestro del conocimiento, en lugar de ser víctima de los conceptos.
7 comentarios leave one →
  1. Viernes, 24 mayo, 2013 11:10 pm

    Interesante Felix!

    Aunque creo que no es lo que has querido destacar por encima de todo, pero me ha llamado la atención tu propuesta de plazo mínimo de 10 años para poder modificada o derogada el posible Decreto de Reformas.

    Coincido plenamente que la estabilidad favorece las inversiones a medio y largo plazo. A su vez es claramente favorable para que las actuaciones en materia TIC vean sus frutos y se eviten mantenimientos costosos en los servicios TIC consecuencia de modificaciones organizativas que, de hecho, no aportan ningún valor añadido a los ciudadanos.

    Deberían ser unas reformas en las que los TICs hayamos podido dar nuestra opinión antes, y vayan en la línea que apuntas de concentración administrativa o al menos hacia modelos que faciliten la coordinación entre Unidades.

    Eso si creo que esa estabilidad debería conseguirse más bien mediante un acuerdo tácito de alguna manera, ya que esa propuesta en términos legales parece harto difícil

    • Lunes, 27 mayo, 2013 10:45 am

      Muchas gracias, Dani, por el comentario, en estos tiempos en que una frase limitada a 144 caracteres es lo más que cabe esperar como respuesta a unas reflexiones complejas y extensas, y como bien dices con algunas vertientes y derivadas interesantes.

      El asunto es de verdad importante, y no me refiero sólo a la propuesta concreta de los 10 años, la cual quizás puedo hacerla por ser lego en materia jurídica, y a lo mejor, desde el punto de vista de los expertos legales pueda ser completamente inaceptable. El asunto es más general, ya que se trata de que las normas sirvan a las personas y no las personas a las normas.

      Se me ocurren varios ejemplos más que se podrían tratar, pero no aquí y ahora. Quizás en el futuro sean objeto de tratamiento en este blog.

      Muchas gracias de nuevo.

  2. Martes, 28 mayo, 2013 9:14 am

    Muy buenas, compañero. Soy funcionario de informática en la Junta de Andalucía, y llevo mucho tiempo siguiendo este tema, así que me permito comentar mi punto de vista sobre tu trabajado post 🙂

    En general estoy muy de acuerdo con lo que leo, y de hecho considero no sólo útil sino necesaria una concentración de recursos y la abstracción del hardware en el puesto de trabajo, como ya se ha hecho en casi todos lados con los servidores. Al fin y al cabo, la consolidación ha sido la tendencia en la Junta de Andalucía en las últimas décadas de puertas hacia dentro en los organismos, y la evolución lógica es que continúe a un nivel superior, porque periódicamente se cae en el error de reinventar la rueda, y eso lo hemos sufrido todos los que trabajamos aquí.

    Esto no es nuevo ni es invención de J.A.C., y casa con todo el trabajo que se ha ido haciendo por ejemplo en creación de aplicaciones y servicios horizontales, que espero que continúe ahora que para bien o para mal no ya hay tantas luchas de competencias en informática entre nuestras Consejerías.

    Mi problema con todo lo que he visto sobre esta materia es que se mezclan conceptos como consolidación de recursos, virtualización del hardware, migración a la nube, etc., con la externalización de los servicios, como si fuera la única manera de conseguirlo, y me temo que no se esté contando con el incontable número de profesionales de las TIC que estamos trabajando como funcionarios. De hecho, mi experiencia con la administración es que el cuerpo de informática destaca por su alto nivel de profesionalidad (sin ánimo de ofender al resto de colectivos públicos, el índice de funcionarios “vagos” fuera de las TIC me parece considerablemente mayor y más visible).

    Si a esto añadimos lo que comentas sobre lo difícil que es hacer proyectos enormes que tengan que cubrirse necesariamente en varias legislaturas, o temas tangenciales como la proliferación de las agencias administrativas en Andalucía (que no podemos dejar de lado, porque que también está haciendo peligrar la imagen de profesional del funcionariado), y muchos otros factores que hacen que todo esto pueda naufragar en cualquier momento, dejando en manos ajenas los datos de la Junta.

    Con eso quiero decir que podemos volver a caer en el problema del que vamos huyendo, con todos esos miles de externos que hacen un trabajo estupendo y necesario en todos los organismos de la Junta, pero que luego hay que tapar debajo de la alfombra cada vez que viene alguien, y a los que se le dice que niguen que tienen los accesos a los datos privados de la Administración que tienen utilizar para su trabajo diario.

    Por eso, como también se ha dicho, creo que sería YA el momento de que la D.G. de Recursos Informáticos presentase directamente y sin tapujos su plan a largo plazo al colectivo de trabajadores públicos de las TIC, y abriese una vía de feedback para que entre todos colaborásemos para que las cosas se hagan de la manera que mejor resultado ofrezca al ciudadano en todos los aspectos, como estamos obligados a hacerlo los empleados públicos.

    Esta comunicación podría perfectamente encauzarse a través de los Jefes de Servicio de Informática de los distintos Organismos, como se ha hecho alguna vez en otros ámbitos, pero es importante que exista.

    Por todo lo que sé de Jose Antonio Cobeña creo que es un excelente orador y estratega, pero me temo que eso está jugando en su contra al personalizarse demasiado su visión de proyecto y no abrirse a debate en el colectivo que debería ejecutarla.

    Un saludo y gracias de nuevo por tu artículo!

    • Martes, 28 mayo, 2013 5:34 pm

      Hola Javier, al igual que en el caso de Dani, gracias por pasarte por aquí y comentar.

      Antes de nada, decir que el comentario de Jose Antonio simplemente me dió pie a mis reflexiones. No conozco mucho de la situación en la Junta de Andalucía, por lo que mis ideas son forzosamente generales y deben ser estudiadas y aplicadas en cada contexto.

      Te agradezco la información que nos ofreces en tu extenso comentario. En el reflejas una situación que hay que tener muy en cuenta, y es que una cosa son las soluciones tecnológicas, y otra el papel a desempeñar por los empleados públicos en la aplicación de esas soluciones.

      A este respecto te recomiendo que leas el último artículo de Dani “Lecciones de Historia” (http://t.co/g8aDBZV3mL) porque en él se trata el tema de lo que puede pasar cuando el núcleo de negocio (las aplicaciones de negocio de las AAPP) se dejan en manos de empresas externas.

      En cuanto a la externalización de los servicios horizontales TIC, o servicios comunes, que es de lo que trataba mi artículo, específicamente de aquellos más pegados al hardware, no estoy de acuerdo con las teorías economicistas a ultranza que parten del principio de que esos servicios son siempre más baratos si se contratan fuera, pero tampoco creo que a estas alturas nadie en las AAPP pueda creer en un autoaprovisionamiento completo de los mismos.

      En artículos anteriores míos, comenté la necesidad para ciertos “servicios comunes horizontales” de la Administración de aplicar economías de escala, no sólo con el objeto de abaratar costes, sino también de ofrecer un mejor servicio. Esta operación la denominé “factorización”, pero para realizarse no basta con que haya mejores o peores unidades y proyectos TIC, sino que es esencial reformas organizativas internas en la Administración que permitan de verdad obtener factor común de esos servicios.

      Esperemos que CORA entregue pronto sus resultados, y que sean de verdad reformas de la Administración, y no meros portales web que concentren servicios pero que por detrás se siga manteniendo la enorme complejidad administrativa actual.

      “Si aplicamos digitalización a un sistema complicado, conseguiremos un estupendo sistema complicado digital”

  3. Jueves, 30 mayo, 2013 10:17 pm

    Como dices al principio: “pues depende”. Creo que no debería seguirse ningún dogma. Muchas veces se descartan ideas porque “eso no ha funcionado” cuando en realidad lo que ha fallado es la implementación, no la idea. ¿Se hace suficiente seguimiento de los proyectos para saber si una decisión tomada hace 4 o 5 años ha sido correcta? ¿Se tienen herramientas sencillas y prácticas para hacerlo o son tan complejas que al final “se rellena la papeleta”.

    Con respecto a la calidad del trabajo de los técnicos en la administración, he visto muchos excelentes que le dan mil vueltas a sus proveedores: normalmente los primeros van con calma y a paso firme, como quien sabe que su éxito no depende de un bonus trimestral ganado vendiendo motos y que además, en caso de fallos, también estará en su puesto de trabajo dentro de una década y puede haber quien le pida rendición de cuentas (mientras que en la privada ya sabes que la gente dura menos que un carepack).

    Gracias por tus posts.

    • Lunes, 3 junio, 2013 5:35 pm

      Gracias a tí, JP. Completamente de acuerdo con tu comentario. No hay mucha magia en esto, sólo trabajo y sentido común. Y un poquito de responsabilidad pública.

      Nos leemos.

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  1. La (contínua) transformación digital de la Administración | eFuncionario

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