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El Reglamento de la LAECSP: Los registros electrónicos

Siguiendo con nuestro análisis del Reglamento de la LAECSP (RD 1671/2009), del cual la semana pasada tratábamos lo relativo a las sedes electrónicas, ésta semana le toca el turno a los registros electrónicos.

Así como la sede electrónica es el lugar donde se interactúa electrónicamente con la Administración, el registro electrónico es el servicio que permite al ciudadano materializar los actos administrativos concretos relativos a un procedimiento y también en general para presentar escritos dirigidos a cualquier persona, órgano o unidad «destinataria» (cualquier órgano o unidad de la AGE).

De modo similar a las sedes, los registros electrónicos son obligatorios para todos los Ministerios y Organismos públicos. Sin embargo, aquí se prevé la posibilidad de que sea propio o bien proporcionado por otros.

Aunque no se indica expresamente, parece deducirse del Reglamento que cuando el Ministerio u Organismo tenga sede electrónica, deberá también ubicar allí su registro electrónico, ya que por definición «se ubicarán en la sede electrónica todos los procedimientos que requieran autenticación», y no cabe duda de que el registro electrónico requiere algún tipo de autenticación.

Otros requisitos de los registro electrónicos:

  • Cada registro electrónico tendrá su propia fecha y hora oficiales, así como su propio calendario de días inhábiles
  • Todos los registros electrónicos deben estar abiertos 365 x 24.
  • El correo electrónico no será válido para hacer la función de registro electrónico, y tampoco los FAX.
  • Se fija un plazo de seis meses para la adaptación de los registros electrónicos o telemáticos existentes.

Las características e información que deben tener los recibos electrónicos emitidos por el registro electrónico son:

  • Firmados electrónicamente
  • Fecha y hora y número de registro
  • Copia de la solicitud o comunicación presentada
  • Lista de documentos adjuntos presentados, y huella electrónica de cada uno de ellos.
  • Plazo máximo de resolución del procedimiento asociado (se entiende que cuando sea aplicable).

Obviamente también habrá que incluir la información identificativa del propio registro electrónico donde se emite el recibo (que debe figurar en la firma), así como del procedimiento, trámite u órgano al que se dirige.

Además, se creará un Registro Electrónico Común de la Administración General del Estado, para presentar «cualquier solicitud, escrito y comunicación dirigido a las AGE o sus Organismos», y contenido dentro del Punto de Acceso General dependiente del Ministerio de la Presidencia.

Bueno, ahora algunos comentarios.

Es obvio que el registro es pieza fundamental de cualquier procedimiento administrativo, y que ofrece funciones de constancia electrónica, tanto para el ciudadano como para la Administración. Por lo tanto es esencial que el registro no sólo ofrezca un funcionamiento muy seguro, sino que también ofrezca sistemas de archivado y recuperación de larga duración, pues puede ser requerida la comprobación de las operaciones registradas mucho tiempo (años) después de haberse realizado.

En ese sentido, el sellado de tiempo parece que debería ser parte indisoluble de cualquier anotación en el registro electrónico. Los sistemas en los que se implanten las soluciones técnicas de registro electrónico deben pues contar con las adecuadas medidas de sincronización que garanticen la máxima precisión en la fecha y hora. Para los interesados en el tema, Julián Inza tiene varios artículos dedicados al tema, entre ellos uno muy curioso denominado «El segundo intercalar«, y en K-Government se publicó hace poco un buen artículo de divulgación denominado «El cuándo»

Uno de los clásicos problemas del registro electrónico es el tratamiento dado a las actuaciones presentadas fuera de plazo «por problemas técnicos». Se suele dar, por ejemplo, situaciones en las que, en las últimas horas antes del cierre del plazo, algunos de los usuarios sufren un mal funcionamiento de sus sistemas informáticos, de las comunicaciones, o bien simplemente no han entendido bien las instrucciones y no logran completar a tiempo la transacción. ¿Qué hacer entonces?.

El Reglamento intenta minimizar la oportunidad de que estos problemas ocurran, haciendo hincapié en que las interrupciones de servicio sean «sólamente por razones justificadas», «anunciadas con toda la antelación posible», y en las no planificadas se intentara que «el usuario resulte informado de ésta circunstancia» y «de la posible prorroga de plazos». Eso está muy bien, pero hoy día ya deberíamos dar un paso más, y acordar y publicar los correspondientes SLA de los Registros Electrónicos, así como de las formas en que el ciudadano puede reclamar en caso de que no se cumplan.

En referencia al Registro Electrónico Común, parece que se trate de una especie de solución de último recurso para cubrir huecos no cubiertos por el resto de registros. En abstracto parece ser una buena idea, pero en la práctica puede convertirse en un agujero negro donde caiga sin orden ni concierto todo lo que no se sabe muy bien donde meterlo. Francamente, no me gustaría estar en la piel de los que tengan que ponerlo en marcha. Este asunto se aborda en mayor detalle en un artículo de Montaña Merchán sobre el desarrollo de la LAECSP.

Por si fuera poco, se abre incluso de par en par la puerta a para que cualquier registro electrónico de la AGE admita escritos dirigidos a cualquier otro organo u organismo de cualquier otro Ministerio. Si ya parecía problemático que el Registro Electrónico Común pudiese hacerlo, no se me ocurre cómo va a conseguirlo cualquier modesto registro electrónico de cualquier organismo dependiente, salvo que opte por cederle la patata caliente al Registro Electrónico Común, y que ellos se las compongan.

Una vez más, vemos que se están adoptando por la vía legal parches y remiendos que tendrían fácil solución si se crease la Agencia de Servicios Públicos Electrónicos.

Además en el mundo de Internet, no aporta nada la realización de trámites fuera de la ventanilla electrónica apropiada, ya que no se dan las supuestas ventajas que supondría para el usuario el evitarse el desplazamiento, y por otro lado la gestión del trámite será mucho más efectiva y eficaz si se realiza en el lugar que está preparado para ello. Es como si, por ejemplo, para poner una reclamación sobre la factura del gas nos dirigiésemos a la compañía de teléfonos: absurdo.

En cuanto a los plazos de implantación, no entiendo muy bien porqué se dan seis meses para adaptar los registros cuando se han dado cuatro meses para adaptar las sedes, cuando ambas actuaciones van obviamente ligadas (el registro será normalmente parte de la sede), y además en ninguno de los casos llegamos antes de la fecha fatídica del 1 de enero de 2010. Como ya dije en el artículo sobre las sedes, creo que el plazo de adaptación hubiese sido más realista si se hubiese fijado en un año para ambos.

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El Reglamento de la LAECSP: Las sedes electrónicas


El miércoles pasado se publicó, por fin, el Reglamento (RD 1671/2009) de desarrollo (parcial) de la Ley 11/2007, la conocida LAECSP o ley de Acceso Electrónico. Obviamente, comentar al detalle esta norma resultaría desproporcionado en el escueto espacio de un artículo de blog, pero sí que podemos hacernos eco, en una serie de artículos, de algunos de los aspectos más relevantes del mismo. Hoy empezaremos con las sedes electrónicas.

El concepto de sede sería, según el Reglamento, el «punto de prestación de servicios de comunicación con los interesados» en las que «iniciar o participar en los procedimientos que por ser tramitados en soporte electrónico, requieren el acceso a aplicaciones o formularios concretos«.

Es decir, la sede electrónica viene a ser la «ventanilla electrónica» de cada organismo.

El RD aprovecha sin embargo para «imponer un régimen común de creación de forma que se evite la desorientación que para el ciudadano podría significar una excesiva dispersión de tales direcciones«. Aquí entramos en un terreno menos claro, pero volveremos más adelante para analizar sus implicaciones. Las cuestiones que todos debemos saber sobre las sedes son:

  • Cada Ministerio u Organismo dependiente debe tener una sede propia.
  • Debe haber una normativa específica para cada sede, publicada en el BOE.
  • En las sedes se realizarán todas las actuaciones, procedimientos y servicios que requieran autenticación electrónica.
  • El titular de la sede es responsable de la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios de la sede.
  • La dirección electrónica de la sede incluirá el dominio «gob.es»
  • Todas las sedes figurarán en un directorio de sedes gestionado por el Ministerio de la Presidencia.
  • Todas las «ventanillas electrónicas» actuales de la AGE deben adaptarse en cuatro meses (contados a partir del 18 de noviembre) a la normativa de sedes del RD 1671/2009.

Además prevé la creación de «sedes compartidas» y «subsedes», aunque a primera vista parecen tener una misión un tanto marginal.

Tras un primer vistazo, la impresión que me queda es que el RD ha adoptado un enfoque radical, pues impone la creación de sedes para todos los organismos, para todos los trámites, en un dominio propio (no valen por tanto los dominios actuales), con una normativa específica publicada en BOE, y en sólo cuatro meses.

Incluso para un Ministerio u Organismo con suficiente músculo, la tarea que se presenta es difícil. Por un lado hay que identificar los servicios electrónicos que se están prestando, o se van a prestar en un plazo breve (todos, pues lo obliga la ley 11/2007). Entre estos servicios se deben incluir por supuesto los Registros Electrónicos y Boletines Oficiales que se estén publicando. Luego hay que proceder a catalogarlos y planificar la migración de éstos servicios al nuevo sitio WEB de la sede electrónica.

Hay que proceder a la creación de la dirección electrónica de la sede, que como hemos visto debe ser de la forma «http://organismo.gob.es», es decir, que no vale el sitio web actual: hay que crear uno nuevo e independiente para la sede. Habrá que contratar y solicitar los correspondientes certificados de sede: https, de firma, de sello en su caso, etc.

Por último, hay que iniciar los proyectos de migración e implantación: desarrollos, pruebas, etc. Por supuesto de acuerdo a las condiciones de seguridad e interoperabilidad que requiere el propio Reglamento.

En paralelo a todas estas actividades técnicas, y de forma sincronizada con ellas, hay que efectuar las acciones legales: redacción de los texos de la Orden o Resolución ministerial correspondiente, revisión por los órganos competentes, Abogacía del Estado, Gabinetes, etc. y luego publicarlo en el BOE.

Si a mi me preguntasen, diría que todas estas actividades necesitan al menos un año para realizarse, por supuesto contando con los medios, humanos y económicos, suficientes, y eso para organismos que tengan unas unidades TIC suficientemente bien engrasadas.

Esto respecto a la forma, pero también tengo algunas objecciones respecto al fondo.

En la práctica, a partir de éste RD, cada organismo va a terminar teniendo dos sitios web, uno el actual, por ejemplo «www.mityc.es» y otro el de trámites «mityc.gob.es», entroncados de una determinada manera entre ellos que no es evidente a primera vista. De este modo, no sé cómo puede lograrse el propósito de «evitar la desorientación para el ciudadano»; en realidad la desorientación puede aumentar.

Porque, además, esto implica multiplicar el número de sitios web de la AGE de forma geométrica. Al total de los 17 sitios de los Ministerios hay que sumar los de sus organismos dependientes. Así por ejemplo Industria, Turismo y Comercio tiene 18 organismos dependientes, Economia y Hacienda tiene once, Presidencia tiene cuatro, Exteriores otros cuatro, y no sigo… es seguro que el número de webs afectadas supera el medio centenar. Y puede que muchas de ellas no tengan el músculo suficiente para realizar con eficacia todos estos nuevos deberes derivados del reglamento.

Me sigue quedando la duda de si el propósito del legislador es en realidad eliminar las URL actuales de los Organismos y Ministerios de la AGE, obligándoles a migrar a nuevas direcciones, todas ordenaditas y acogidas a ese paraguas del «.GOB.ES». Espero que no sea así. En la sociedad actual tiene gran valor la imagen de marca, que en el mundo de Internet está siempre asociada al nombre de dominio.  Imagináos por un momento que Google cambiase su nombre de dominio por otro, y dejase de ser accesible en google.com. El lío que se formaría sería monumental, y las pérdidas para la compañía incalculables.

Bien es cierto que en el organigrama administrativo español se llevan a cabo cambios con suma facilidad, ignorando olímpicamente los costes y desajustes que ello lleva consigo, amén del intenso esfuerzo que supone para las unidades afectadas (las unidades TIC en particular). Motivos de peso por los que en éste blog insistimos en la creación de la Agencia de Servicios Públicos Electrónicos desde hace tiempo.

¿Qué mejor solución para implantar las sedes electrónicas que encargárselas a la Agencia?. ¿Qué mayor ahorro de tiempo, esfuerzo, dinero y disgustos?.

Bueno, aqui lo dejamos por hoy. La semana que viene seguiremos con el Reglamento.