La gestión de la producción en las Administraciones

En numerosas ocasiones nos encontramos con procesos productivos dentro de las administraciones. Por citar unos pocos, la gestión de impuestos, tasas, multas y demás trámites asociados a los ingresos, las gestiones asociadas a licencias, visados, trámites aduaneros de todo tipo, los procedimientos de concurrencia asociados a los suministros y contrataciones, y por supuesto la gestión de las subvenciones, de la que ahora me ocupo.

En estos procesos productivos, la unidad básica producida es el expediente tramitado. Todo expediente administrativo tiene una vida, generada por un nacimiento, un crecimiento, una posible reproducción, y una «muerte», que sería en este caso su archivo.

Es perfectamente posible, y conveniente, hacer un análisis técnico-económico de la producción de los expedientes administrativos, considerados como el producto básico de muchas unidades administrativas. En terminología moderna, estos análisis se vienen a denominar Benchmarking.

El principal problema que me he encontrado es que los análisis y teorías de la producción habituales se refieren a la producción en un entorno industrial o de negocio, en donde se esperan obtener, a cambio de la producción, unos ingresos, y a la postre un beneficio.

En las AAPP no cabe hablar de beneficios, y por ello los análisis, enfoques y ecuaciones de carácter empresarial no son, en principio, aplicables.

No obstante, se han hecho intentos. Pedro Maestre hacía, el siguiente análisis de coste beneficio: si por ejemplo al automatizar un trámite, cuyo coste sería, digamos, 10 euros por trámite, conseguimos que el cuidadano se ahorre en tiempo y desplazamientos, 20 euros, el resultado sería de dos a uno (dos euros ingresados por cada euro invertido). Aquí la Administración tiene un gasto, pero la sociedad en su conjunto, un beneficio.

Otro caso posible es el de aquellas entidades que generan ingresos directos como resultado de su actividad. El caso paradigmático es la AEAT. El análisis que se puede hacer es el siguiente: en un momento dado, los ingresos derivados del cobro de impuestos son X. Si como resultado de diversas actuaciones, por ejemplo lucha contra el fraude, que puede requerir inversiones en tecnología, digamos por importe I, se consigue aumentar los ingresos en una cantidad A, entonces la relación Coste / Beneficio que ha producido la inversión sería A-X/I.

Pero a la postre estos análisis no se aplican en términos generales en las AAPP y seguimos viendo las actuaciones y la tramitación de expedientes como gasto exclusivamente.

Con carácter general, se tiende a evaluar la eficacia de una unidad como su eficacia para gastarse el dinero, lo que se llama «ejecución presupuestaria» como objetivo primario. Quizás se deba al enorme peso que tiene en las AAPP la Intervención General del Estado y sus diversas Intervenciones Delegadas.

Así por ejemplo, la  Agencia Estatal de Evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los Servicios, (¿quién mejor para pronunciarse sobre la eficacia del gasto en las AAPP?) en su Informe General de Actividad 2007, refleja en sus resultados económicos los detalles de la ejecución presupuestaria:

En un artículo reciente cuestionábamos la utilidad de los 8.000 millones para los Ayuntamientos. Ya veremos dentro de unos meses como se valora, y en qué terminos, la ejecución de ésta actuación. 

A mi me parece que la eficacia no debe valorarse como la capacidad de gastarse el dinero, sino de conseguir resultados, y en el caso de los sistemas productivos dentro de las administraciones, de maximizar la cantidad y calidad de las actuaciones minimizando el tiempo y los recursos necesarios.

Por todo ello creo necesario abordar un enfoque específico para la gestión de la producción en las Administraciones. Pero eso será motivo de un próximo artículo.