Conducting international meetings

Viernes por la mañana. Llamada de José Feu: ¿Félix, estás en Lisboa?. Sabes que Dana no puede venir, ¿te importa coordinar tú el panel «Transnational Cooperation in eBusiness Initiatives» en la conferencia «ICT Uptake for SMEs Competitiveness«?. No, ningún problema.

Problema, ninguno. Salvo por que nunca he coordinado un panel, y menos en inglés y fuera de España. Adiós a mi tranquila conferencia de oyente en una ciudad maravillosa, Lisboa.

Así que acudo a gurú Google, buscando «how to be a moderator» y en diez minutos consigo más o menos lo que busco. Varios artículos, entre ellos How To Be a Great Moderator de Guy Kawasaki, y otro que me parece aún mejor, 10 Rules for Being a Great Panel Moderator BY PAUL KEDROSKY, del cual recomiendo también Ten Rules for Being a Good Conference Panelist. Así que bien alimentado y tranquilizado por los sabios consejos, esto es lo que finalmente hice y me salió casi bien:

1. Contact with the panelists in advance. Make sure you know them and they know you. Write down his name, position, the name of the organization they belong, and any other thing they may want you to say to introduce them. May be some of them are delayed, so be prepared to change the order of speeches if necessary.
2. Ask them what they need for their speech. If they have powerpoint presentation, copy it in advance to the computer with projector attached. Determine if it is necessary internet connection for live demostration.
3. Learn the essential of each speech in order to prepare a brief summary. This summary can be used after the speech, good to remark some strong ideas of the presentation.
4. Prepare some question to ask each speaker. It is good to establish this question together with the panelist. Must be easy to answer.
5. Prepare a short introduction scheme. Mine was:
   • Hell, good morning, I am … (name and position)
     
   • I’m replacing Dana because …
   • This pannel is divided in two part, one before and one after lunch…
   • Explain the importance of Transnational Cooperation in eBusiness…
   • Present first speaker…
6. Introduce each speaker (name, position, company or organization, name of the project or presentation) and give her/him the word
7. Write down the time the speaker start, and calculate at what time would have finished. If necessary, five and/or two minutes before the scheduled ending time, send a warning.
8. After the speaker finish, remark some interesting point of his speech.
9. On the round for questions, you may start with the questions you prepared in advance, and after that give the floor to the audience.
10. On finish, thanks the speakers, the audience, and the organization of the event.

La cooperación transnacional es una constante de las reuniones del eBSN, a las que acudo regularmente. En una Europa que busca su camino para no perder el tren de la Sociedad de la Información frente a sus competidores (USA y Asia), pero manteniendo la diversidad cultural y política actual, las iniciativas transnacionales son muy bienvenidas, aunque no exentas de dificultad.

Me pareció interesante que en el turno de preguntas Mr Marc Moreau, Head of Information Society and Security Unit, Directorate General for Enterprise, France, hizo notar que las iniciativas de cooperación internacional parecían más fáciles de hacer entre regiones que entre paises. Así por ejemplo, en uno de los casos expuestos, SYNEBIS, un proyecto de análisis (benchmarking) de iniciativas para la introducción de las TIC en las PYMES participaba Alemania, la República Checha, y por España la Comunidad Valenciana. En esa misma línea estaba el proyecto «Service Network to support SMEs» presentado por Confartigianato, de Italia, en la región de Venecia, aunque con colaboraciones de 45 organizaciones pertenecientes a diez paises.

Aproveché para hacer hincapié en una de mis preocupaciones que es cómo superar las barreras del idioma en los proyectos internacionales. Quizás en proyectos de alta tecnología se consensua el uso del inglés como idioma universal, pero cuando hablamos de PYMES parece necesario que el escalón de entrada se acerque un poco, poniendo las primeras pantallas en el idioma de cada cual.

Bueno, al final no sólo mantuve el tipo razonablemente bien, sino que la posición de moderador me permitió conocer mejor y establecer relaciones con los diversos ponentes, cosa que desde la posición de simple oyente me hubiese resultado mucho más dificil. Aunque el mérito hay que atribuirlo sobre todo a Iordana (Dana) Eleftheriadou, de la Comisión Europea, que fué quien preparó el panel con unos excelentes ponentes. Por todo ello y por el resto de cosas buenas que allí me pasaron sólo me queda decir: ¡Gracias Lisboa!.