Las TIC en la AEAT

El lunes 2 de julio pasado, en el marco veraniego de los Cursos de Verano de la Universidad Complutense en El Escorial, y dentro del encuentro organizado por ASTIC «La incorporación de tecnología en las Administraciones Públicas en el contexto de la modernización administrativa y de la sociedad«, Santiago Segarra impartió durante dos horas una interesante conferencia sobre Las TIC en la AEAT.

Más allá de los temas tecnológicos abordados: Identificacción Electrónica, Factura Electrónica, Expediente Electrónico, Notificaciones Telemáticas, de las posibilidades que abre la nueva Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, como Actuacion Automatizada, Identificación y Autenticación de la Competencia, Copias en papel de documentos electrónicos, Foliado Electrónico y de los ejemplos siempre clarificadores, de los cuales la Agencia Tributaria desde luego tiene muchos, querría comentar aquí los grandes temas que Santiago resaltó, y que también aparecieron en el interesante coloquio que siguió a la charla.Para separar lo expresado por Santiago Segarra de mis comentarios, señalaré en rosa lo dicho por Santiago Segarra y en azul mis comentarios.Grandes Temas¿Porqué hay que usar la tecnología en las AAPP?

• Porque en las AAPP el núcleo del negocio es la Información.
• Para ofrecer el mejor servicio posible a los ciudadanos.
• Ejecutando la función tractora y de liderazgo para el resto de la sociedad.

Completamente de acuerdo, aunque la visón TIC-centrista es poco aceptada en términos generales en el conjunto de las AAPP, y no digamos ya la función de liderazgo tecnológico. Cuando se aceptan estas premisas, se ha avanzado ya más de la mitad del camino hacia la realidad de la Administración Electrónica y el e-Gobierno.

Cosas que las TIC permiten:

• Retroalimentación a través de las TIC – La utilización de la tecnología permite obtener información de los usuarios de forma inmediata, permitiendo con ello la mejora del servicio a más corto plazo, en lugar de los canales de realimentación habituales de las AAPP en sus relaciones con los ciudadanos.
• Trabajo en red: Las tecnologías habilitan y mejoran las posibilidades de asociación y cooperación con otros agentes, tanto de las AAPP como privados, permitiendo una vez mas unas posiblidades de servicios coordinados que de otro modo no serían posibles.

Estas son dos importantes ventajas, que hay que poner en valor cuando se toman las decisiones sobre el alcance y la viabilidad de una solución tecnológica, como veremos en el siguiente punto. Lo importante aquí, una vez más, no es el hecho de usar o no la tecnología, sino usarla de forma inteligente para obtener beneficios tangibles en el servicio ofrecido.

¿Cómo se toma la decisión sobre una nueva posibilidad tecnológica?

• La decisión surge tras el estudio de las nuevas posibilidades a través de un análisis coste/beneficio.
• Tomando las salvaguardias necesarias, ya que las nuevas soluciones tecnológicas siempre suponene un riesgo, éste ha de ser un riesgo controlado.

Por fin surgió una de las grandes herramientas en la toma de decisiones, el análisis coste/beneficio. Determinar las razones por las que este análisis está ausente normalmente de los ámbitos de decisión de las TIC en las AAPP es un tema largo y complejo, que no podemos abordar aquí. Para ello habría que definir bien cual es el COSTE y cual es el BENEFICIO y cómo se pueden comparar. De todos modos, que no sea fácil no es óbice para no intentarlo.

Y como factor adicional, contemplar siempre las medidas de cautela adicionales, más necesarias si cabe en una AP, pero que no pueden servir como excusa para bloquear un proyecto.

Contratacion de servicios o productos llave en mano frente a contratación de mano de obra

• El outsourcing sólo es apropiado para servicios básicos, pero no para el núcleo del negocio.

Otro de los grandes temas a debate, propiciado por la crónica insuficiencia de medios humanos en las AAPP. El argumento básico para mantener el control del proyecto (proyectos de núcleo de negocio) dentro de la organización es que a largo plazo ofrece muchos beneficios, aunque pudiera parecer que a corto plazo una solución «llave en mano» es más eficiente económicamente y dá menos problemas.

No obstante soy partidiario de que el know-how adquirido por las empresas colaboradoras en los proyectos con las AAPP pueda ser aprovechado y capitalizado por éstas para otros proyectos, tanto en el ámbito nacional como internacional.Y también soy partidario, cuando sea posible, de que el software desarrollado y pagado con dinero público sea ofrecido a toda la sociedad con alguna licencia de código abierto o con la europea EUPL.Preguntas (sólo las más relevantes):

¿Porqué no se consiguen los mismos resultados en otras AAPP que en la AEAT con la aplicación de las TIC? ¿Cuáles son sus recomendaciones a seguir para lograrlo?

• En primer lugar hay que aplicar la nueva Ley LAECSPE. Ofrece muchas posibilidades.
• No estamos tan mal, no debemos fiarnos en exceso de los benchmarkings e indicadores.

¿Cree conveniente que las TIC se instrumenten en base a Agencias? ¿Cuál es la mejor organización, cómo situar las TIC cerca de la Dirección?

• La decisión de que las TIC se situen cerca de los órganos de la Dirección ya fué tomada en el momento de crear la AEAT hace 25 años.
• Otra decisión importante: todas las métricas de evaluación del funcionamiento de la AEAT se obtendrían como resultado de parámetros obtenidos del sistema de información.

Voy a terminar con el comentario de estas dos interesantes cuestiones. En la primera pregunta parece que se niega la mayor, puesto que no se admite que hay una situacion de gran distancia entre la AEAT y el resto de las AAPP. Sin embargo en la segunda respuesta se dan dos de las claves, que a pesar de haber demostrado su validez indudable a lo largo de los años, siguen sin aplicarse.

¿Porqué?. ¿Cuáles son los motivos por los que un diseño correcto, que ha demostrado su eficacia, que es un modelo de referencia, es olímpicamente ignorado en los esquemas organizativos de la mayor parte de los Ministerios y otros organismos?. ¿Es preciso volver a refundar la Administración?.