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Administración Electrónica Mejora de la Administración

El papel de las Tecnologías de la Información en la Administración Pública

En un artículo anterior preguntábamos si puede morir de éxito la Administración Electrónica. En otras palabras, si es sostenible un crecimiento contínuo de los servicios TI internos y externos de las Administraciones, con un constante decrecimiento de los fondos y recursos que la soporta.

Desde luego, la respuesta no es fácil. Lo sé. Una aproximación lineal al problema nos lleva sin dudarlo a la catástrofe. Por eso, es necesario pensar en otros términos. Para encontrar líneas de solución a la pregunta, no tenemos más remedio que dedicarnos a pensar fuera de la caja.

Para ello, haremos un poco de historia.

Entré en la Administración en el año 1993. A mi llegada al Ministerio de Industria, bastante avanzado para la época, cada funcionario tenía un ordenador con Windows 3.11, conectado a una red local con servicios comunes de ficheros e impresoras. Había varios servidores Unix, a los que se accedía por medio de un programa de emulación de terminal, a través de una pasarela. Incluso teníamos un Mainframe, un UNIVAC 1100, que ocupaba medio CPD. Pero Internet no existía, y el correo electrónico estaba en sus comienzos. Los expedientes se manejaban siempre en papel.

La “Administración Electrónica” no existía.

Desde luego, la informática de entonces a hoy en la Administración Pública ha cambiado mucho. Ahora tenemos Internet y Correo electrónico, tenemos aplicaciones de tres capas, y gestionamos documentos virtuales presentados en ventanillas virtuales y firmados electrónicamente.

Tenemos una ley que da validez legal a todas estas operaciones electrónicas, con un importante desarrollo reglamentario, que además incluye los Esquemas Nacionales ENI y ENS.

Tenemos un importante despliegue de servicios internos y externos, y un confínuo incremento de uso de los mismos.

Todo esto lo tenemos, pero, ¿ha cambiado algo el papel que desempeñan estas tecnologías, y su gestión, en la Administración Pública?

A mi me parece que no.

Cuando hemos pasado del expediente “papel” al expediente electrónico, hemos hecho una correspondencia entre ambos, prácticamente literal. Del mismo modo usamos la firma electrónica, como un reemplazo de la firma y sello manual.

Los procedimientos y los trámites se realizan exactamente igual que antes, solo que ahora son “electrónicos”. Seguimos teniendo un Registro Electrónico por cada organismo, al igual que hay un registro físico de ventanilla. Los Ministerios y organismos siguen teniendo su CPD con su informática corporativa, como antes, y gestionada por las unidades con rango de Subdirección General, exactamente igual que hace 18 años.

Las leyes, reglamentos y normas se siguen elaborando ignorantes de sus posibilidades de aplicabilidad tecnológica, exactamente igual que si tal tecnología no existiese. Eso sí, luego se elaboran leyes de “equivalencia” entre el mundo físico y el mundo electrónico, para pemitir su aplicación mediante TI.

Pero esto no es ni mucho menor sorprendente; de hecho, yo ya sabía lo que podía pasar cuando entré en la Administración (aunque me he resistido a creerlo durante mucho tiempo). Os cuento.

Cuando estudié la oposición, me compré un libro titulado “Management Information Systems” (segunda edición, Keneth C. Laudon and Jane P. Laudon, 1991) el cual en su capítulo 4.5 “La resistencia de las organizaciones al cambio” dice (se trata de una traducción libre actualizada):

Sucede a  menudo que la puesta en marcha de un sistema (conseguir que el sistema funcione como está diseñado), es mucho más difícil de lo previsto. De hecho, muchos fallos del sistema son debidos a la exitosa resistencia organizacional.

Todos los modelos descritos en esta sección tienen una característica en común: la conclusión de que la aplicación de los sistemas es difícil puesto que implica cambios en la organización. En pocas palabras:

• Las organizaciones no innovan a menos que haya un cambio sustancial del entorno; las organizaciones adoptan las innovaciones sólo cuando se ven obligadas a hacerlo.

• Las fuerzas de la resistencia al cambio están arraigadas en las estructuras, los valores y los grupos de interés (la cultura) de la organización.

• La innovación organizacional es mucho más difícil y compleja que la simple compra de tecnología. Para cosechar los beneficios de la tecnología, debe ser utilizada y administrada correctamente. Esto, a su vez, implica cambios en los valores, normas, y las alineaciones de los grupos de interés de la organización. El cambio real siempre implica una lucha sobre quién hace qué, dónde, cuándo y cómo.

• Los líderes deben aprovechar las circunstancias externas para afianzar su fuerza y usar las oportunidades externas para inclinar el conflicto interno de una organización y conseguir el desarrollo exitoso de las agendas.

En definitiva, y ahora en mis propias palabras:

  • Si queremos que la Administración mejore por medio de las Tecnologías de la Información, es imperativo replantearse ya seriamente su papel.
  • Este replanteamiento debe llevar aparejados importantes cambios organizativos y de cultura sobre el funcionamiento de las Administraciones.
  • Es preciso que el cambio sea dirigido por líderes fuertes y con visión.
  • Este cambio necesariamente se planteará a medio y largo plazo.

Pero ¿cómo hacerlo?.

Daremos algunas ideas en próximos artículos.

Por Felix Serrano

Podéis ver mi perfil en LinkedIn:

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10 respuestas a “El papel de las Tecnologías de la Información en la Administración Pública”

Pues esta mas cerca de lo que nos creemos. Por la propia necesidad de la administración, en esta época de crisis, se van a tomar medidas de racionalización, centralización y estandarización en las que las TIC van a aportar un papel muy importante. Liderazgo ?. Si de la administración por supuesto, pero también de las empresas del sector que tenemos un conocimiento importante del sector Publico. Ello es posible, mas pronto de lo que nos pensamos, y no caigamos en el error de dejar las responsabilidades única y exclusivamente en la administración. Las empresas podemos aportar mucho conocimiento, ideas y soluciones concretas.

Por supuesto, Baptista, trabajamos todos los días con las empresas, las TI no podrían funcionar sin ellas. Pero no sé si son las empresas las que deben decidir cómo se organiza la Administración. Las empresas tienen el objetivo de ganar dinero, dar beneficios a sus accionistas, mientras que las Administraciones tienen como fin el Servicio Público. Aunque se pueden aplicar técnicas herramientas comunes, los fines son distintos. La cuestión estriba, para mí, en cómo nos podemos ayudar y apoyar mutuamente.

Interesantisimo post, fiel reflejo de la realidad de 18 años de adminitracion, crees que de una vez las TIC seran el motor de cambio de la administracion?, espero tus propuestas en el proximo post.

Interesante aporte, pero creo que la solución no viene dada por las TICs, pues “ponemos el carro delante del burro”, son meras herramientas tecnológicas.
La complejidad que enfrentamos al “repensar” una AAPP, requiere de técnicas y metodologías para su abordaje, por mencionar un ejemplo http://www.dii.uchile.cl/~ceges/publicaciones/99%20ceges%20MW.pdf
Incluso, muy por delante deberíamos aplicar Ingeniería Organizacional, de manera tal que logremos reconocer y compartir con toda la organización su Arquitectura, en un lenguaje sencillo, dónde todos y cada uno de los integrantes pueda aportar y verse identificado en el modelo de gestión.
Simultáneamente, partiendo de la necesaria y fundamental decisión política, poder identificar a los intra-emprendedores que asuman el liderazgo y la enorme tarea de hacer realidad ese cambio CULTURAL.
Por supuesto que debemos utilizar entornos de trabajo y herramientas TICs, pero resolviendo antes la interoperabilidad semántica y organizacional, ya que la técnica es la que menos dificultades representa hoy día, incluso existen herramientas excelentes en Comunidades de Software Libre. Convoquemos al sector privado, pero concretando alianzas público-privadas transparentes y que prioricen la apropiación/generación de conocimiento y riqueza local/regional.
Gracias por compartir conocimientos y experiencias enriquecedoras.

Un saludo desde Misiones, Argentina.

Carlos, Jose Luis: muchas gracias por vuestras aportaciones. Me temo que me habéis dado lectura para un rato… estaré encantado de leer y reflexionar.

De todos modos, no creo que las TI sean sólo meras herramientas tecnológicas, el mundo no sería lo que es sin ellas.

Tampoco creo que sean el objetivo, ni siquiera el cambio en si mismo es un objetivo. Para mí el objetivo es evolucionar hacia algo mejor, siempre en un contexto y circunstancias dadas.

De todos modos estamos hablando en abstracto. Los verdaderos problemas se presentan cuando vamos a lo concreto.

Carlos ha hecho varias propuestas que me han gustado, espero que no le importe si las reutilizo.

Un saludo a Victoria, siempre tan entusiasta.

Llevo más de 35 años trabajando en empresas privadas y aunque la resistencia al cambio es muy alta, no parece tan exitosa como en la Administración Pública. La resistencia o más bien la negación del cambio proviene de la previsible pérdida de poder de los que lo detentan. El cambio será tan grande que la Administración como se conoce actualmente desaparecerá. Propongo la creación de un Superministerio tecnológico que imponga al resto de la Admón, las nuevas tecnologías y todas sus consecuencias, como el propio modelo administrador centralizado, que será el primero en morir.

Hemos estado haciendo servicios online, luego nos dimos cuenta de que era importante alinearnos y ante la imposibilidad se redacto la Ley 11/2007 la normativa ya nos acompaña y con ello adaptamos el 90% de los procedimeintos a la Ley ¿pero cómo? y ¿para qué? Ahora nos damos cuenta que nos falto comunicar, difundir y que los servicios no se usan que nos ha faltado adaptarlos al ciudadano más que a la Ley. ¿hemos escuchado al ciudadano?
!qué tiempo perdido y cuánta sordera!
Y seguimos con la estructura del sXiX con las exigencias del XXI. Unos métodos de contratacion diseñados para comprar mesas y sillas y unas exigencias de desarrollos ágiles. Una rigidez en la movilidad de efectivos: sobran en algunos Departamentos y faltan en otros pero imposible de raicionalizar. Esta y otras estructuras decimononicas son las que son realmente barreras.

[…] El aumento de la complejidad del mundo y de las Administraciones, la necesidad de estar preparado para los posibles riesgos que puedan surgir, y al mismo tiempo la transformación del estado necesaria para flexibilizar su funcionamiento y adaptarse a un mundo continuamente cambiante representan un gran desafío para las AAPP. Para poder llevarlo a cabo, nada mejor que recordar el modelo de 8 pasos para el cambio de Kotter que nos aportó Jose Luis San Martin en el comentario al artículo sobre El papel de las Tecnologías de la Información en la Administración Pública: […]

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